Wie Remote und Hybrid Onboarding gelingen kann

Zusammenfassung

Überblick

Corona, der Fachkräftemangel und der Wunsch vieler Beschäftigter nach flexiblen Arbeitszeiten und -orten haben virtuelles Arbeiten – und somit auch virtuelles Onboarding mittlerweile zu einer Selbstverständlichkeit gemacht. Doch damit die fachliche und vor allem die soziale Einarbeitung auch über die Distanz gut gelingt, sollten Unternehmen ihre Onboarding Prozesse überprüfen. Der Beitrag informiert Sie über die wichtigsten Voraussetzungen, damit das virtuelle Onboarding gelingt.

1 Vorteile von Remote oder Hybrid Onboarding

Das Onboarding ("an Bord holen") neuer Mitarbeiter lebt normalerweise stark von der Präsenz vor Ort, denn mit persönlichen Kontakten gelingt es meist besser und schneller, neue Mitarbeiter in ihre neuen Aufgaben einzuarbeiten und ins Team zu integrieren. Dennoch ist remote oder hybrides Onboarding auch ohne Coronapandemie nicht mehr aus dem Arbeitsalltag wegzudenken. Denn bedingt durch den Fachkräftemangel können dank remote oder hybrider Arbeit Stellen besetzt werden, auch wenn die Personen nur selten vor Ort arbeiten können oder wollen. Durch verschiedene Standorte können so auch neue Mitarbeiter über größere geographische Distanzen eingearbeitet und ins Team integriert werden.

Zudem sparen virtuelle oder hybride Bestandteile im Onboarding Zeit und Kosten. Wenn beispielsweise dank virtuellen Einarbeitungsformaten oder -terminen Zeit, Reisekosten und Unterkunftskosten einspart werden, kann Remote Onboarding eine kosteneffiziente Option sein.

Größeren Recruiting Erfolg haben zudem die Unternehmen, die ihren Mitarbeitern Flexibilität bei ihren Arbeitszeiten und -orten einräumen. Sie haben damit meist deutlich bessere Chancen, offene Stellen zu besetzen. Die Mitarbeiter sind in der Regel zufriedener und schaffen es dank flexibler Einsatzzeiten und -orte besser, ihre persönlichen Bedürfnisse mit denen der Arbeit zu vereinbaren. Damit steigt gleichzeitig ihre Bindung ans Unternehmen.

Und nicht zuletzt beweisen Unternehmen damit, dass sie modulare und zukunftsfähige Konzepte zu Zusammenarbeit entwickeln und dies auch schon beim Onboarding einsetzen.

Remote oder hybrides Onboarding eignet sich naturgemäß nicht für alle Aufgaben oder Positionen.

Hinweis

Remote-Anteil in Stellenausschreibung kommunizieren

Vorgesetzte sollten daher im Vorfeld der Stellenbesetzung überlegen, in welchem Umfang die Arbeit im Homeoffice möglich ist und dies in der Stellenausschreibung kommunizieren. Selbst bei umfangreicher späterer Tätigkeit im Homeoffice hat es sich bewährt, das Onboarding zumindest in Teilen in Präsenz zu machen. Daher sollte die Bereitschaft dazu in den Bewerbungsgesprächen abgeklärt und im Team sichergestellt sein, so dass in der Zeit des Onboardings Kollegen vor Ort sind. Eine weitere lohnenswerte Überlegung ist, wie die Einarbeitung vor Ort in Präsenz mit virtuellen Einarbeitungsformaten kombiniert werden kann.

2 Herausforderungen und Schwierigkeiten beim Remote Onboarding

Erfolgt die Einarbeitung und Integration neuer Beschäftigter ohne persönlichen Kontakt, sollten sich HR, Vorgesetzte und Team die Herausforderungen und Schwierigkeiten bewusst machen, um diese möglichst schon im Vorfeld zu vermeiden. Beispielsweise entstehen bei 100 % virtueller Einarbeitung schnell Kommunikationsprobleme oder Isolationsgefühle, schließlich bleibt virtuell häufig die soziale Interaktion auf der Strecke. Schnell leidet zudem auch die Teamintegration, da es remote viel schwieriger ist, sich ins Team zu integrieren und die Dynamik des Teams zu verstehen.

Häufig fehlt den Onboardees auch die Orientierung im neuen Job und im Unternehmen und sie haben Schwierigkeiten, die richtigen Ressourcen oder Unterstützung zu finden, die sie in ihrem Job brauchen. Wem nötiges Hintergrundwissen, Erklärungen oder Erfahrungen der Kollegen fehlen, braucht länger, um die eigene Rolle und Ziele im Unternehmen zu verstehen und zu wissen, wie man die Arbeit am effizientesten erledigen kann.

Bleibt dann noch Feedback und Unterstützung aus, fehlt der Zusammenhang und das Verständnis für die eigenen Aufgaben. Nicht zuletzt gibt es oft auch technische Schwierigkeiten: Remote-Mitarbeiter bekommen oft erst spät die erforderlichen Tools, Software und Berechtigungen, um produktiv mitarbeiten zu können.

Das erzeugt Frust und Mitarbeiter sind schnell vom neuen Job demotiviert. Das gilt es zu vermeiden, denn im schlimmsten Fall kündigen sie noch in der Probezeit und orientieren sich anderweitig.

3 Notwendige technische Ausstattung im Homeoffice

Unternehmen sollten daher unbedingt schon zum Start eine vollständige technische Ausrüstung für das Homeoffice zur Verfügung stellen:

• Einen Computer oder Laptop mit aktueller Hardware und ausreichend Speicherplatz.
• Eine stabile und schnelle Internetverbindung für Online-Meetings und den Datenaustausch.
• Eine Webcam und ein Headset oder Lautsprecher und Mikrofon, um an Videokonferenzen teilnehmen zu können.
• Eine gute Tastatur, Maus und einen separaten Zweitbildschirm sowie eine gute Beleuchtung und ein ergonomischer Arbeitsplatz sollten selbstverständlich sein.

• Arbeitssoftware und Tools, wie z. B. Chat-Apps, Projektmanagement-Tools und Cloud-Speicher, um die Zusammen...