Wie Remote und Hybrid Onboarding gelingen kann / 5 Soziale Integration: So fühlen sich Remote Onboardees willkommen

Der Führungskraft kommt beim virtuellen Onboarding eine diffizilere Aufgabe zu: Nicht nur gilt es, dem Mitarbeiter remote ein Stück „Heimat“ und Zugehörigkeitsgefühl zu vermitteln und eng am Onboardee dranzubleiben, sondern auch im Blick zu haben, wie das virtuelle Onboarding im Team verläuft. Wichtig ist eine klare und transparente Kommunikation, damit neue Mitarbeiter alle wichtigen Informationen und Updates im Zusammenhang mit ihren Projekten erhalten.

Der Vorgesetzte sollte auch viele Gespräche auch mit dem Buddy und Kollegen führen, um sicherzustellen, dass die Einarbeitung klappt und dass sie sich willkommen und wertgeschätzt fühlen. Dazu können sie neue Mitarbeiter in Entscheidungen einbeziehen, die ihre Arbeit betreffen. Damit zeigen sie, dass ihre Meinung und ihr Feedback wichtig sind.

Dabei helfen persönliche Kontakte durch einen Buddy oder Paten, der dem neuen Mitarbeiter als Ansprechpartner zur Verfügung steht und ihm bei Fragen und Anliegen zur Seite steht. Am besten in einem regelmäßigen Buddy Termin! Unternehmen können virtuelle Team-Building-Aktivitäten organisieren, um die soziale Integration zu fördern.

Tipp: Nutzen Sie für Ihre Planungen auch die Checkliste für den ersten Arbeitstag und die soziale Integration: Remote Onboarding: Remote Onboarding: Checkliste für den ersten Arbeitstag und die soziale Integration.

5.1 Kontaktmöglichkeiten vor dem ersten Arbeitstag

Es gibt einige Möglichkeiten, wie HR und Vorgesetzte mit einem remote Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag Kontakt aufnehmen können, z. B. durch:

1. E-Mails oder Nachrichten über eine Onboarding Software oder Chat-App, um ihm mitzuteilen, dass sich das Team schon auf seine Unterstützung freut.
2. Video-Anrufe oder eine Webkonferenz, um das Team vorzustellen. Ein Buddy oder Mentor kann sich ebenfalls persönlich vorstellen und Hilfe bei Fragen und Anliegen anbieten.
3. Wichtige Dokumente und Informationen schonvor dem ersten Arbeitstag, z. B. die Leitlinien des Unternehmens, Richtlinien zum Arbeiten im Homeoffice und die Kontaktdaten von wichtigen Ansprechpartnern.
4. Erste Einladungen schon vor dem Start zu besonderen Anlässen, wie z. B. Teamevents oder Feiern.

5.1.1 Patenschaft auch beim Remote Onboarding

Ein Pate kann das Remote Onboarding unterstützen, indem er als Ansprechpartner und Mentor für den neuen Mitarbeiter fungiert. Er hat eine wichtige Unterstützungs- und Vernetzungsfunktion.

Der Pate kann den neuen Mitarbeiter durch die Abläufe und Prozesse des Unternehmens führen und ihm bei der Orientierung helfen. Vor allem die Integration ins Team kann ein Pate unterstützten, indem er den neuen Kollegen bei allen wichtigen Kontakten vorstellt, bei der Kommunikation mit den Kollegen unterstützt und dem Onboardee die Möglichkeit bietet, an Teammeetings und Aktivitäten teilzunehmen.

Er kann dem neuen Mitarbeiter bei der Identifizierung von Ressourcen und Unterstützungsangeboten helfen und ihm oder ihr bei Bedarf eine Verbindung zu den richtigen Ansprechpartnern vermitteln. Sollte es Probleme bei der Einrichtung von Tools und Zugängen geben, kann er dabei helfen und erste Schulungen anbieten. Der Pate sollte regelmäßig Feedback einholen und sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter die notwendige Unterstützung erhält.

Praxis-Tipp

Preboarding auch remote nicht vergessen

Der Pate kann den neuen Mitarbeiter schon vor seinem ersten Arbeitstag kontaktieren, um sich vorzustellen und ihm mitzuteilen, dass er zur Verfügung steht, um Fragen zu beantworten und Unterstützung anzubieten. Das signalisiert, dass sich alle bereits auf die Zusammenarbeit freuen.