Onboarding: Umfrage zeigt weiterhin Verbesserungspotenzial

Neueinstellungen bergen für Unternehmen gerade im Lockdown besondere Herausforderungen. Neue Beschäftigte müssen über Distanz integriert werden. Das macht Onboarding wichtiger denn je. In vielen Unternehmen steht das "An Bord holen" neuer Mitarbeiter jedoch weiterhin noch nicht oben auf der Prioritätenliste, wie eine Studie von Haufe zeigt.

Wie viele andere Unternehmensaktivitäten hat sich auch das Onboarding im Zuge der Coronakrise mehr in den digitalen Raum verlagert. Die vermehrte Arbeit im Homeoffice hat das notwendig gemacht. Viele Unternehmen berichteten in der Umfrage von Haufe von einer erschwerten sozialen Integration neuer Mitarbeiter in der Coronakrise. Deshalb war Kreativität gefragt: Digitale Einführungsveranstaltungen, virtuelle "Get-Together" der neuen Mitarbeitenden und viele weitere Maßnahmen nannten die Unternehmen, als sie nach konkreten (digitalen) Onboarding-Maßnahmen in der Coronakrise gefragt wurden. Die Umfrage zeigt jedoch auch, dass insgesamt nur zwei von zehn Unternehmen während des Frühjahr-Lockdowns im Jahr 2020 zusätzliche Maßnahmen ergriffen haben, um neue Mitarbeiter ins Unternehmen zu integrieren.

Viel Verbesserungspotenzial beim Onboarding

Wie wichtig das "Onboarding" eines neuen Mitarbeiters für Unternehmen sein kann, zeigt sich daran, dass Mitarbeiterfluktuation häufig noch vor dem ersten Arbeitstag beginnt: 30 Prozent der Befragten geben an, dass sie Kündigungen zwischen der Vertragsunterschrift und dem Tag des Arbeitsbeginns haben. Wie also können Unternehmen, HR-Verantwortliche oder Führungskräfte das Onboarding so gestalten, dass es nicht zu vorzeitigen Kündigungen oder zur Demotivation in einer frühen Phase kommt?

An der vierten Auflage der Onboarding-Umfrage von Haufe haben 553 HR-Verantwortliche im Zeitraum von Juli bis Oktober 2020 teilgenommen. Die Haufe Group hat sich mit der Umfrage zum Ziel gesetzt, herauszufinden, wie Unternehmen Onboarding in Corona-Zeiten umsetzen, welche Maßnahmen sie ergreifen, wo es Erfolge gibt und in welchen Bereichen noch Handlungsbedarf besteht. Bereits im Jahr 2019 wurden 616 HR-Verantwortliche befragt. Genau wie damals gehen auch in diesem Jahr 77 Prozent der Befragten davon aus, dass es Verbesserungspotenzial bei ihren Onboarding-Prozessen gibt.

Mehr Budget für Onboarding-Prozesse

Gleichzeitig stellen die Unternehmen vermehrt finanzielle Mittel bereit: 2019 waren es noch lediglich zwölf Prozent der Unternehmen, die ein eigenes Budget für den Onboarding-Prozess zur Verfügung stellten. Hier ist ein klarer Trend erkennbar: 22 Prozent und damit deutlich mehr HR-Verantwortliche berichteten von einem Extra-Budget. Unklar bleibt dennoch, wie die übrigen 78 Prozent ihren Zeit- und Kostenaufwand für das Onboarding verbuchen.

Glauben in Onboarding-Erfolg ist groß

Dabei sehen die Unternehmen, die bereits Onboarding in irgendeiner Form einsetzen, den Nutzen von Onboarding-Maßnahmen durchaus: Die deutliche Mehrheit der Befragten von 93 Prozent glaubt, dass durch ihre Onboarding-Maßnahmen die soziale Integration schneller oder besser gelingt. 92 Prozent glauben außerdem, dass die fachliche Integration verbessert oder beschleunigt wurde.

Gerade die Anfangsfluktuation könne sich außerdem durch besseres Onboarding verringern; davon gehen zumindest 63 Prozent der Befragten aus. Hingegen nur 17 Prozent glauben, dass besseres Onboarding hier keine Verbesserung bringt (20 Prozent sind sich unsicher).

Preboarding: Kontakt zum neuen Mitarbeiter nimmt zu

Die Studienautoren haben erneut zwischen den beiden Phasen "Preboarding" (Maßnahmen vor dem ersten Arbeitstag) und "Onboarding" (Maßnahmen ab dem ersten Arbeitstag) differenziert und jeweils untersucht, welche Maßnahmen in den beiden Phasen eingesetzt werden. Hier zeigt sich, dass 2020 viele klassische Onboarding-Maßnahmen eingesetzt werden: In der Preboarding-Phase sind ein persönlicher Ansprechpartner seitens HR (in 59 Prozent der Unternehmen) und spezielle Begrüßungsmappen oder ein Willkommensschreiben (57 Prozent) weit verbreitet. Im Vergleich zu 2019 suchen HR-Team, Führungskraft und Paten inzwischen in deutlich mehr Unternehmen den regelmäßigen Kontakt vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. In 58 Prozent der Unternehmen ist das der Fall, im Vorjahr waren es noch 43 Prozent. Bei Organisationsthemen, wie zum Beispiel Hilfe beim Umzug, ließ die Unterstützung dagegen leicht nach (in 33 Prozent der Unternehmen, 2019 waren es noch 35 Prozent).

In der Onboarding-Phase sind regelmäßige Feedbackgespräche, eine Einführungsveranstaltung und Mentoren am weitesten verbreitet. Bei auf Netzwerkbildung zielenden Maßnahmen hat sich die Unterstützung sichtbar verbessert: Ein gutes Drittel der befragten Unternehmen hat mittlerweile erkannt, dass die Vernetzung in den Unternehmen für neue Mitarbeiter sehr wichtig ist. 2019 gewährten nur 22 Prozent dabei Unterstützung. Weiteres Verbesserungspotenzial gibt es beim Coaching und Stationen in anderen Abteilungen.

Auch durch Corona: Verbreitung von Onboarding-Software wächst

Zunehmend mehr Unternehmen setzen auf Software-Unterstützung beim Onboarding-Prozess. Waren es 2019 noch lediglich zwölf Prozent, die bei den vielfältigen und oft kleinteiligen
Onboarding-Aufgaben auf digitale Prozessunterstützung setzten, sind es nun 23 Prozent der Befragten und damit fast doppelt so viele. Die Studienautoren führen die wachsende digitale Unterstützung darauf zurück, dass die Unternehmen vermehrt erkennen, dass sie gerade bei den aufwendigen Absprachen und zahlreichen Vorbereitungen durch geregelte und übersichtliche Prozesse viel Zeit und Geld sparen können. Daneben dürfte auch die Coronakrise und der damit einhergehende Umstand, neue Mitarbeiter im Homeoffice einlernen zu müssen, zu diesem Trend beigetragen haben.

Auch bei Feedback-Gesprächen zeichnet sich laut Studie ein positiver Trend ab: Weit verbreitet (72 Prozent) sind Gespräche mit den Führungskräften als erste Anlaufstelle für Feedback im Onboarding. Hier ist der Anteil deutlich gestiegen (2019: 56 Prozent). Im Vergleich zum Vorjahr finden außerdem etwas mehr Feedback-Gespräche mit HR-Verantwortlichen (28 Prozent), Paten (19 Prozent) und dem Team (13 Prozent) statt. In jedem fünften Unternehmen gibt es dagegen überhaupt keine strukturierten Feedback-Gespräche.

Onboarding-Prozesse individuell gestalten

Verbesserungspotenzial gibt es den Studienautoren zufolge in der passgenauen Gestaltung von Onboarding-Prozessen. Demnach seien diese erfolgreicher, je differenzierter sie in der Praxis gestaltet werden. Allerdings nutzen bislang nur wenige der Befragten unterschiedliche Onboarding-Prozesse und -Aktivitäten, zum Beispiel je nach Karrierestufe der neuen Mitarbeiter (42 Prozent) oder je nach Stellenprofil (33 Prozent). Rund ein Drittel der befragten Unternehmen (34 Prozent) macht gar keinen Unterschied im Onboarding-Prozess.

Reboarding kaum bekannt

Die Studienautoren haben außerdem eine dritte Onboarding-Phase betrachtet: das "Reboarding", unter das alle Maßnahmen bei internen Wechseln fallen. Auffällig ist, dass es einen Reboarding-Prozess nur in wenigen Unternehmen gibt, auch wenn der Wert von sechs Prozent im Vorjahr auf 16 Prozent im Jahr 2020 gestiegen ist. Maßnahmen über den Onboarding-Prozess hinaus, um die Motivation und das Engagement der neuen Mitarbeiter langfristig zu fördern und zu verbessern, haben mittlerweile drei von zehn befragten Unternehmen etabliert. 2019 waren es noch zwei von zehn Unternehmen.

Onboarding wird kaum ausgewertet

Eine weitere Erkenntnis der Umfrage ist, dass weniger als die Hälfte der Unternehmen spezielle Kennzahlen erheben oder kennen, um den Erfolg (oder Misserfolg) des Onboarding-Prozesses messbar zu machen. Während die Frühfluktuationsquote noch am häufigsten erhoben wird (24 Prozent) und auch "Quality of hire" und "Time to fully operative" (jeweils 15 Prozent) vergleichsweise häufig gezählt werden, werden Kennzahlen wie "Cultural fit" (zehn Prozent), die Anzahl an Vier-Augen-Gesprächen (acht Prozent) und "Time to environmentally operative" (acht Prozent) nur selten erhoben. 59 Prozent der befragten Unternehmen werten ihre Onboarding-Maßnahmen überhaupt nicht aus.


Zum Download:

Die vollständigen Ergebnisse der Umfrage zum Thema Onboarding finden Sie zum Download hier im Whitepaper "4. Onboarding-Umfrage 2020".

Die Ergebnisse aus dem Jahr 2019 finden Sie im Whitepaper "3. Onboarding Umfrage 2019".

Die Ergebnisse aus dem Jahr 2018 finden Sie im Whitepaper "2. Onboarding Umfrage 2018".

Die Ergebnisse aus dem Jahr 2017 finden Sie im Whitepaper "Onboarding-Umfrage 2017".


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