Der Begriff Onboarding bezeichnet das Einarbeiten und Integrieren, also das "an Bord nehmen", von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch ein Unternehmen. Onboarding umfasst alle Maßnahmen, die die Integration fördern.
Onboarding neuer Mitarbeiter: Schon vor dem ersten Tag ans Unternehmen binden
Onboarding beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitstag. Der Prozess sollte bereits mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages gestartet werden. In einer Onboarding-Umfrage von Haufe gaben 36 Prozent der befragten Unternehmen an, dass sie schon vor dem ersten Arbeitstag einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters Kündigungen erhalten haben. Diese hohe Anfangsfluktuation zeigt, wie wichtig es ist, dass Unternehmen ihre neuen Mitarbeitenden schon in der "Warte-Phase" an sich binden.
Unternehmen sollten daher schon vor dem ersten Arbeitstag mit der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter Kontakt aufnehmen und ein positives Verhältnis aufbauen. Es ist sinnvoll, dass neue Mitarbeitende schon vorab die für sie wichtigen Informationen und Ansprechpartner erhalten. Ein Willkommensschreiben, eine Begrüßungsmappe und ein Ablaufplan für den ersten Arbeitstag können diese frühe Phase unterstützen.
Die ersten Wochen am neuen Arbeitsplatz
Auch die erste Zeit an einem neuen Arbeitsplatz ist wichtig, um neues Personal langfristig zu binden. Denn es sind immer die ersten Tage, die besonders im Gedächtnis bleiben – positiv oder negativ. Ist der erste Arbeitstag schlecht vorbereitet, schadet das von Anfang an der Motivation. Unterscheidet sich die Realität beim neuen Arbeitgeber stark von den Versprechungen in der Bewerbungsphase, ist der Schritt zur Kündigung nicht mehr weit. Laut einer Studie von Xing haben knapp 50 Prozent der Deutschen schon einmal in der Probezeit oder im ersten Jahr eines neuen Jobs gekündigt. Häufig, weil sie mit der Führungskraft und den Arbeitsaufgaben unzufrieden waren, häufig auch, weil die Teamkultur aus ihrer Sicht nicht stimmte.
Wie also können Unternehmen, HR-Verantwortliche oder Führungskräfte das "an Bord holen" von neuen Mitarbeitenden so gestalten, dass es nicht zu vorzeitigen Kündigungen oder zu Demotivation in dieser frühen Phase kommt?
Onboarding neuer Mitarbeitender erfolgreich gestalten
Nicht nur auf Seiten des Arbeitgebers sind die ersten Wochen im neuen Job mit hohen Erwartungen verbunden. Je nach Erfahrung und bisherigem Lebenslauf haben die neuen Mitarbeitenden bereits Einarbeitungsphasen in anderen Unternehmen erlebt. Sie wurden dabei enttäuscht oder erfolgreich im neuen Arbeitsumfeld unterstützt – in jedem Fall werden sie bisherigen beruflichen Erlebnisse vergleichen.
Ein im Vorfeld ausgearbeiteter und mit den neuen Mitarbeitenden abgestimmter Einarbeitungsplan hilft, den Integrationsprozess zu unterstützen. Gemeinsam können Meilensteine festgelegt werden, um Fortschritte zu beobachten und eventuelle Lücken gemeinsam zu identifizieren, sodass schließlich effizient und mit Motivation der eigentliche Job angegangen werden kann.
Ein systematisches Onboarding trägt dazu bei, dass die Mitarbeitenden
• die volle Leistungsfähigkeit schneller erreichen,
• längerfristig im Unternehmen verbleiben,
• sich motiviert und zufrieden fühlen,
• ihr Wissen gern intern einbringen und sich weiterentwickeln,
• sich loyal gegenüber dem Unternehmen verhalten und
• die Firma als attraktiven Arbeitgeber weiterempfehlen.
Onboarding: Neue Mitarbeitende fachlich und kulturell integrieren
Im ersten Schritt eines erfolgreichen Onboardings gilt es, positive Erfahrungen (Candidate Experience) zu schaffen. So wird die emotionale Basis gelegt, um mögliche erste Enttäuschungen am neuen Arbeitsplatz abzufedern. Denn in den seltensten Fällen ist alles im Unternehmen so, wie der oder die Neue es sich vorgestellt hat. Eine erfolgreiche Einarbeitung zielt also nicht nur auf organisatorisch-faktische Informationsvermittlung ab, sondern auch auf den affektiven Teil des Onboardings. Dabei sollte das Ziel sein, eine größtmögliche Übereinstimmung zwischen der Wahrnehmung der Mitarbeitenden und den in der Findungsphase kommunizierten Versprechen des Unternehmens herzustellen.
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Die drei Ebenen des Onboardings
Dementsprechend vollzieht sich das Onboarding von neuen Mitarbeitenden auf drei Ebenen:
- Die fachliche Integration bezieht sich auf das faktische Wissen im neuen Arbeitsbereich.
- Die soziale/emotionale Integration umfasst alle sozialen Kontakte – von den direkten Kolleginnen und Kollegen bis zu den Vorgesetzen.
- Die werteorientierte Integration bezieht sich auf alle Ziele und Grundsätze der Unternehmensphilosophie.
Onboarding-Programme als Teil des Talent Managements
In einigen Unternehmen sind systematische Onboarding-Programme bereits fester Bestandteil des Talent Managements. Onboarding wird hier als komplexer Prozess begriffen, der deutlich über eine "erste Orientierung" hinausgeht.
Im Zeitalter der Digitalisierung setzen Unternehmen auch bei Onboarding-Prozessen auf digitale Unterstützung. Eine Reihe von Softwarelösungen und Apps bieten hier vielfältige Möglichkeiten. Lesen Sie dazu mehr im Kapitel "Remote Work: Tipps für das digitale Onboarding" sowie im Kapitel "Digitales Onboarding: Software, Plattformen, Apps".
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