Hybrides Arbeiten: Wie Verwaltungen damit gleich zwei Herausforderungen meistern wollen

Die öffentliche Verwaltung befindet sich in einem Wettbewerb um die besten Köpfe. Dieser wird durch den demografischen Wandel und den Fachkräftemangel angetrieben. Deshalb sind Modernisierungen im Dienstrecht, attraktivere Arbeitgeberstrategien (Employer Branding) und Reformen in der Personalentwicklung nötig, um Talente gegen die Privatwirtschaft zu gewinnen. Um sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und dem bisherigen „verstaubten Image“ entgegenzuwirken, werden in immer mehr Behörden Arbeitsmodelle und digitale Ausstattungen modernisiert. Zu den Bemühungen um die Attraktivitätssteigerung gehört es, die Möglichkeiten für mobiles Arbeiten konsequent auszubauen. Denn hybrides Arbeiten zählt mittlerweile zu den Kernforderungen junger Arbeitskräfte an ein Arbeitsleben mit einer besseren Life-Work-Balance.

NRW und Niedersachen gehen voran

Um mobiles Arbeiten organisatorisch zu ermöglichen, ist eine zentrale Buchungsplattform unerlässlich. Sie spielt eine zentrale Rolle für die Umsetzung, indem sie beispielsweise die Koordination flexibler Arbeitsplätze, also Desk Sharing, ermöglicht. So wird potenzielles Chaos bei der Umstellung auf hybrides Arbeiten gar nicht erst entstehen. Über die Plattform können Mitarbeitende per App oder Webbrowser neben freien Schreibtischen auch Meeting- und Besprechungsräume oder Parkplätze finden und reservieren. Die Länder Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen gehen mit Landesrahmenverträgen voran. Auf deren Grundlage soll eine landesweit nutzbare Buchungsplattform aufgebaut werden. Hierfür nutzen beide Bundesländer eine Buchungssoftware des Siegener Softwareunternehmens Mediadialog. Mit dieser Software lassen sich Schnittstellen zu Kollaborations- und Videokonferenzsystemen realisieren sowie eine Integration in Kommunikations- und Gebäudetechnik umsetzen. Gleichzeitig sorgt die Anbindung an bestehende Identitäts- und Berechtigungssysteme für konsistente Arbeitsabläufe ohne Medienbrüche.

Antwort auf Büroflächenmangel

Neben der Attraktivitätssteigerung, der Modernisierung der Infrastruktur und der Effizienzsteigerung dient die Umstellung auf eine digitale Buchungsplattform als Basis für mobiles Arbeiten auch noch einem anderen Zweck. Denn die öffentlichen Verwaltungen haben zunehmend ein „Platzproblem“, da für immer mehr Mitarbeitende immer weniger Bürofläche zur Verfügung steht. Laut Angaben des Handelsblatts hat sich die Zahl der Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung seit 2020 um rund 17 Prozent erhöht, während die Bürofläche im Vergleich zur Zeit vor 2020 sogar zurückgegangen ist. Wenn ein Teil der Beschäftigten ganz oder teilweise im Homeoffice arbeitet, kann daher viel Bürofläche eingespart werden.

Desk Sharing

Desk Sharing ist ein Arbeitsmodell, das durch ein Buchungssystem erst in größerem Maßstab plan- und umsetzbar wird. Es verbessert die Flächennutzung, da ein Bürotisch abwechselnd von zwei oder drei (oder sogar noch mehr) Beschäftigten genutzt werden kann. Anstatt fester Plätze buchen die Beschäftigten bei Bedarf einen freien Schreibtisch, einen Besprechungsraum oder sogar einen Parkplatz. Nicht genutzte Buchungen werden automatisch freigegeben, wodurch die Bürofläche optimal ausgelastet wird. Das System zeigt auf einem digitalen Grundriss, welche Plätze frei oder belegt sind, und ermöglicht die Buchung für den aktuellen Tag oder zukünftige Tage. Mitarbeiter können ihren Arbeitsplatz je nach Tageszeit und persönlicher Situation wählen.

Herausforderungen bei der Umsetzung

Die Einführung eines Desk-Sharing-Systems bringt jedoch spezifische Herausforderungen mit sich. Dazu zählen beispielsweise Datenschutzanforderungen, der Umgang mit betrieblichen Informationen und organisatorischen Besonderheiten. Ein effektives, IT-gestütztes Buchungssystem ist daher dringend notwendig, um zu verhindern, dass innerbetriebliche Konflikte oder Datenlecks entstehen. Die verfügbaren Arbeitsplätze sollten von den Beschäftigten daher bereits im Vorfeld extern gebucht werden können. Einige Lösungen bieten sogar Zusatzfunktionen, die Merkmale und Informationen zu den einzelnen Arbeitsplätzen bereitstellen. So kann beispielsweise eingesehen werden, welche Arbeitsplätze ergonomisch den persönlichen Anforderungen entsprechen, ob sie an Fenstern gelegen sind und welche IT-Ausstattung vorhanden ist. Schließlich müssen auch rechtliche Faktoren berücksichtigt werden, beispielsweise die Mitwirkungsrechte des Personalrats oder die betriebliche Mitbestimmung.