Umfrage in Behörden: Digitalisierung geht eher langsamer als schneller voran

Rund drei Viertel der Mitarbeitenden im öffentlichen Dienst halten es für unwahrscheinlich, dass bis 2030 die deutschen Verwaltungen vollständig digitalisiert sind. Das ergab eine Umfrage im Auftrag des Softwareentwicklers d.velop AG, die von YouGov Deutschland durchgeführt wurde. Die Daten dieser Befragung basieren auf Online-Interviews mit 518 Personen im Zeitraum vom 8. bis 15. Juli 2025. Alle Informanten waren Mitarbeitende von staatlichen und öffentlich-rechtlichen Verwaltungen, d.h. in Kommunen, Städten, Ländern, Bund, Hochschulen und Universitäten.

Zwei unterschiedliche Perspektiven

Der vielleicht wichtigste Anlass für die Durchführung dieser Studie war, dass anhand des Insiderwissens der Informanten besser eingeschätzt werden kann, welche der beiden in der medialen und politischen Öffentlichkeit aktuell dominierenden Perspektiven auf die Digitalisierungsfortschritte der öffentlichen Verwaltungen die realistischere sei. Denn momentan herrschen zwei sehr unterschiedliche Ansichten vor. Während das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) sich sehr optimistisch zeigt, dass bis 2030 nahezu alle Prozesse auch aufgrund der neuen Initiativen der Bundesregierung digitalisiert sein werden, beurteilt der Digital-Branchenverband Bitkom die Lage deutlich negativer. Der Verband schätzt, dass bis zum Ende der aktuellen Legislaturperiode nur 38 Prozent der digitalpolitischen Vorhaben der Bundesregierung umgesetzt werden.

Dualismus Extern - Intern

Die neue Umfrage deckte zunächst eine relativ große Kluft zwischen externen und internen Prozessen in den Behörden auf. Denn während die befragten Mitarbeitenden konstatierten, dass die externen Leistungen und Angebote für Bürger und Wirtschaft bereits zu einem relativ großen Teil digitalisiert seien, hinken die internen Prozesse in den Verwaltungen selbst je nach Themenfeld und Aufgabenbereich mehr oder weniger deutlich hinterher. So gaben 60 Prozent der Befragten an, dass Bürger Dokumente digital einreichen können, doch nur 51 Prozent berichten, dass hierfür auch ein digitaler Prozess in der Verwaltung hinterlegt ist. Zwar gaben die Befragten an, dass digitale Posteingänge (56 Prozent) und die digitale Einreichung von Dokumenten (51 Prozent) bereits realisiert seien, aber bei der elektronischen Aktenführung und der digitalen Antragstellung lagen die Werte bereits unter 50 Prozent (46 bzw. 45 Prozent). Noch ernüchternder waren die Angaben zur Bürgerkommunikation von Verwaltungsmitarbeitenden, denn gerade einmal 31 Prozent meinten, dass es in ihren Behörden hierfür spezifische Online-Kanäle geben würde. Besonders erschreckend: Immerhin noch 5 Prozent der Befragten sagten, dass innerhalb ihrer Behörde noch kein einziger Prozess digitalisiert sei.

„Wunschliste“ der Maßnahmen zur Beschleunigung der Digitalisierung

Um die Digitalisierung voranzutreiben, seien nach Einschätzung der Befragten verschiedene Maßnahmen notwendig. Ganz oben auf der „Anschaffungswunschliste“ landete eine bessere Software (48 Prozent) sowie die Einführung einheitlicher Standards (47 Prozent). In Verbindung mit der besseren Software nannten die Befragten auch eine stärkere Ausrichtung auf Nutzerbedürfnisse und eine höhere Benutzerfreundlichkeit. Besonders gefragt waren bei den Mitarbeitenden einheitliche Dokumentenmanagementsysteme (46 Prozent), Lösungen für elektronische Signaturen und Siegel (35 Prozent), digitale Archivierung (33 Prozent) sowie Cloud-Speicherung (21 Prozent).

Arbeiten in der Cloud

Einigermaßen erwartungsgemäß angesichts der oben genannten Zahlen, arbeitete nur eine Minderheit der Befragten bereits mit der Cloud-Technologie. Gerade einmal neun Prozent der Befragten taten dies vollumfänglich, weitere 30 Prozent arbeiteten teilweise oder manchmal in einer Cloud. 29 Prozent der Befragten arbeiteten in Verwaltungen, in denen nur lokale Netzwerke vorhanden sind. Eine künftige Anschaffung von Cloud-Lösungen ist nur in den Behörden von 8 Prozent der Befragten in Planung.

Zukunft von KI wird überwiegend kritisch gesehen

Mehr als die Hälfte der Beschäftigten im öffentlichen Dienst (55 Prozent) geht davon aus, dass Künstliche Intelligenz (KI) ihre Arbeitsrealität in Zukunft deutlich verändern wird. Eine klare Mehrheit von 67 Prozent sieht dabei KI sehr kritisch, insbesondere aufgrund von Datenschutzproblemen (67 Prozent), eine unklare Rechtslage in Haftungsfragen (56 Prozent) sowie die Sorge vor Abhängigkeiten von einzelnen Softwareanbietern (53 Prozent).

Die gesamte Studie ist abrufbar unter:  www.d-velop.de/studie-digitalisierung-im-oeffentlichen-dienst