Die Abschaffung der Fax-Technik in der öffentlichen Verwaltung wird von der Wirtschaft gefordert. Dass in Behörden zum Teil noch immer gefaxt wird, stößt in der Öffentlichkeit oftmals auf Unverständnis. Gleichwohl gibt es Gründe und sogar gesetzliche Verpflichtungen für ein Festhalten am Telefax. Nachfolgend wird hierzu die aktuelle Lage in Niedersachsen, Bremen und Bayern dargestellt.
Niedersachsen und Bremen halten weiterhin am Fax fest
Obwohl die Kommunikation per Telefax als nicht mehr zeitgemäß eingestuft wird, setzen Landesbehörden in Niedersachsen und Bremen weiterhin auf die veraltete Technik. Allein in Niedersachsens Landesbehörden werden Schätzungen zufolge noch rund 2000 Fax-Anschlüsse betrieben, wie das Innenministerium in Hannover auf Anfrage der Deutschen Presse-Agentur mitteilte. In Bremen sind noch rund 250 Faxgeräte im Einsatz. Das hatte eine Umfrage aus dem vergangenen Jahr ergeben, wie das zuständige Finanzressort mitteilte. Hinzu kämen noch Geräte der Kommune Bremerhaven.
"Die Fax-Technik ist in vielerlei Hinsicht veraltet und nicht mehr zeitgemäß", teilte ein Sprecher des Innenministeriums in Hannover mit. Deshalb sei die Technik in der Landesverwaltung weitgehend vom E-Mail-Versand abgelöst worden. Auch in der externen Kommunikation etwa mit Bürgerinnen und Bürgern sei die E-Mail längst der Standard.
Weiterhin verbreiteter Einsatz in Justiz
Zwar ist die Nutzung der Fax-Technik laut dem Ministerium in Niedersachsen stark rückläufig, vor allem in der Justiz kommt sie aber noch verbreitet zum Einsatz. Jedes Gericht, jede Staatsanwaltschaft und jede Justizvollzugsanstalt verfügt demnach noch über mindestens ein Faxgerät. Auch in Bereichen des Wirtschaftsministeriums sowie im Gesundheits- und Sozialministerium wird die Technik weiter genutzt.
Das Bremer Finanzressort teilte mit, dass Faxen keinen allzu großen Stellenwert mehr für die Verwaltung habe. Dass dennoch Geräte im Betrieb sind, sei begründbar. Polizei, Feuerwehr und Rettungsleitstelle müssten schließlich Notrufe von Gehörlosen über ein sogenanntes Notruf-Fax entgegennehmen. Zudem erwarteten Banken, Krankenkassen und Ärzte, dass sie die öffentliche Verwaltung per Fax erreichen könnten.
Eine Sprecherin des Bremer Justizressorts sagte, dass auch Bürger die Geräte noch nutzten. Juristische Dokumente wie Klagen müssten schließlich mit Unterschriften versehen werden - und eine elektronische Signatur sei vergleichsweise umständlich.
Fax-Technik als Ausweichmöglichkeit
Die Möglichkeit, Faxe an Landesbehörden zu übermitteln, sei auch ein Service etwa für Unternehmen, die bislang nicht auf andere Kommunikationswege umgestellt hätten, teilte das Innenministerium in Hannover mit. "Darüber hinaus kann die Fax-Technik für den Fall von Cyberangriffen oder Krisensituationen als redundanter Kommunikationsweg von Vorteil sein."
Dass in Verwaltungen noch immer Faxgeräte genutzt werden, liege auch an juristischen Gründen, teilte das niedersächsische Innenministerium weiter mit. Denn anders als ein Fax eigene sich eine herkömmliche E-Mail nicht für eine rechtssichere Kommunikation. Außerdem sei die Fax-Technik in vielen Wirtschaftsbereichen "noch sehr verbreitet", etwa in Arztpraxen oder Handwerksbetrieben. Laut des Ministeriums könne ein Grund dafür die Übermittlungsbestätigung sein, die das Fax im Gegensatz zur E-Mail biete.
Anders als etwa die bayerische Staatsregierung kürzlich angekündigt hatte, wollen Bremen und Niedersachsen das Fax daher vorerst nicht komplett aus der Landesverwaltung verbannen. Im Land Bremen gebe es derzeit keine Verpflichtung, die Geräte abzuschaffen, teilte das Finanzressort mit. Und aus dem Innenministerium in Hannover heißt es: "Eine vollständige Abschaffung der Fax-Technik ist in den niedersächsischen Landesbehörden bis auf Weiteres nicht geplant, solange sie in der Wirtschaft noch diese Relevanz hat."
Unternehmerverbände fordern mehr Digitalisierung
Die Unternehmerverbände in Niedersachsen (UVN) stellen infrage, ob die Fax-Technik tatsächlich noch solch eine Bedeutung hat. Der Verband verweist auf eine Studie des Digitalverbandes Bitkom, wonach 2023 zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland höchstens gelegentlich, selten oder gar nicht mehr faxten.
"Der Trend geht eindeutig weg vom Fax", sagte UVN-Hauptgeschäftsführer Volker Müller auf Anfrage. Die Wirtschaft fordere schon lange eine Digitalisierung von Verwaltungsakten. "Wenn meterweise Akten in Papierform und mehrfacher Ausfertigung abgegeben werden müssen, ist niemandem geholfen, und alles dauert viel länger. Wenn Unternehmen Behörden Faxe schicken, dann weil es von den Behörden noch vorgegeben wird, und nicht, weil die Unternehmen selbst darauf bestehen."
Dass es auch komplett ohne Fax geht, zeigt seit einigen Wochen das Niedersächsische Landesamt für Bergbau, Energie und Geologie (LBEG). Dort wurde das Telefax abgeschafft. "Das Fax ist eine Technik aus den Siebzigerjahren. Wir brauchen es nicht mehr", sagte Behördenleiter Carsten Mühlenmeier in einer Mitteilung.
Bayern plant Eindämmung der Faxgeräte in öffentlicher Verwaltung
In Bayern hat das Ministerium nach der Ankündigung von Digitalminister Fabian Mehring (Freie Wähler), Faxe aus der öffentlichen Verwaltung zu verbannen, nun einen ersten groben Zeitplan genannt. Ziel sei es, möglichst schon in diesem Jahr die Zahl der Faxgeräte in bayerischen Behörden drastisch zu reduzieren, teilte eine Sprecherin auf Nachfrage mit. Zur Mitte der Legislaturperiode strebe man dann "die weitgehende Volldigitalisierung der internen Verwaltungskommunikation" in Bayern an. Über die konkreten Maßnahmen und einen verbindlichen Zeitplan entscheide jedoch das Kabinett. Die Ministerratsvorlage zum "Fax-Bann" sei bereits in Vorbereitung und werde in den nächsten Wochen ins Kabinett eingebracht werden.
Damit wird konkreter, was Mehring vor einigen Wochen öffentlichkeitswirksam angekündigt hatte: Mehring "hat das Faxen dicke", hieß es damals in einer Mitteilung des Ministeriums. Man wolle "dem Fax in der öffentlichen Verwaltung als erstes Bundesland den Stecker ziehen". Die Schlagzeilen hatte der neue bayerische Digitalminister, dessen Haus ansonsten eher überschaubare Kompetenzen innerhalb der Staatsregierung hat, für den Moment sicher.
Auch in Bayern weiterhin Erreichbarkeit per Fax
Zweierlei hat sich inzwischen herauskristallisiert: Nicht überall wird die Abschaffung der Fax-Kommunikation völlig problemlos und von heute auf morgen gehen. Und: Die Behörden, auch die Ministerien, werden für Bürgerinnen und Bürger auch weiterhin per Fax erreichbar sein.
Immerhin weiß man grob, wie viele Faxgeräte in bayerischen Amtsstuben stehen: Vor einem Jahr, im März 2023, verfügte die bayerische Staatsverwaltung über 3766 Geräte - und zwar reine Faxgeräte, Multifunktionsgeräte also nicht mitgezählt. Das hatte damals eine parlamentarische Anfrage der Grünen zutage befördert. "Derzeit wenden sich noch viele Menschen per Fax an die Staatsverwaltung. Deshalb werden als Ausdruck von Service und Bürgerfreundlichkeit Faxgeräte weiterhin für Personen mit diesem bevorzugten Kommunikationsmittel vorgehalten", teilte die Staatsregierung damals mit.
Das soll sich auch nicht ändern. "Selbstverständlich können die Menschen im Freistaat den Behörden ihrerseits nach meinen Plänen auch weiterhin ein Fax senden", stellt auch Mehring klar, er betont aber: "Dieses muss dort als Computerfax angenommen und medienbruchfrei digital weiterverarbeitet werden." Intern soll es also künftig keine Kommunikation per Fax mehr geben. "Im Zentrum unserer Bemühungen steht die Idee, zukünftig in unserer gesamten Behördenkommunikation vollständige Ende-zu-Ende-Digitalisierung zu gewährleisten", erläutert das Ministerium. Hier setze man künftig "auf durchgängig digitale Kommunikation".
Man müsse sich von "von der Technik des letzten Jahrhunderts verabschieden", die nicht KI-fähig und ein Sinnbild für digitale Rückständigkeit sei, sagt Mehring. "Ich finde: Unser Bayern soll die Heimat von High-Tech und Fortschritt werden und kein Museum für Fax und Funkloch sein." Das Ministerium betont zudem, die Abschaffung des Faxes sei weder Symbolpolitik noch ein PR-Gag. "Vielmehr besteht darin eine technische Notwendigkeit, um Bayerns Verwaltung fit für das digitale Zeitalter zu machen."
Fax auch in bayerischer Justiz noch verbreitet
Fortschritte gibt es auch in der Justiz, wo Fax-Kommunikation lange zum absoluten Standard gehörte. Kürzlich habe man einen Meilenstein erreicht, teilt das Justizministerium auf Nachfrage mit: "Alle bayerischen Gerichte – das Bayerische Oberste Landesgericht, die Oberlandesgerichte, die Landgerichte und Amtsgerichte – arbeiten in Zivil- und Familiensachen mit der E-Akte." Und schon seit Januar 2022 seien professionelle Prozessbeteiligte, insbesondere Anwälte, Notare und Behörden, grundsätzlich verpflichtet, Schriftsätze und Anlagen elektronisch einzureichen. Bei anderen Beteiligten würden Faxgeräte aber insbesondere noch für die Übermittlung eiliger Beschlüsse und Urteile eingesetzt.
"Die Justiz ist aktuell aus rechtlichen Gründen zur Entgegennahme von Telefaxen verpflichtet", erklärt eine Sprecherin. "Zum einen bestehen entsprechende Vorgaben in den maßgeblichen bundesrechtlichen Verfahrensordnungen. Zum anderen folgt aus der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs, dass Schriftformerfordernisse grundsätzlich auch durch die Übersendung eines Dokuments per Telefax gewahrt werden können."
Auch hier gilt also: Bei der internen Kommunikation sollen Faxe so bald wie möglich komplett der Vergangenheit angehören. Nur bei der Kommunikation nach außen, mit "normalen" Bürgerinnen und Bürgern, da wird der Weg für Faxe weiterhin offen bleiben, teils auch offen bleiben müssen.
In diesem Punkt sind sich auch Mehring und Finanzminister Albert Füracker (CSU) einig - auch wenn es hierzu kürzlich ein kleines mediales Geplänkel zwischen beiden gegeben hatte. Dass Füracker bei Faxen auf notwendigen Bürgerservice verwies ("Es gibt Menschen, die wollen uns was faxen"), deutete Mehring in einer eigenen Pressemitteilung als "hartnäckige Sentimentalität zugunsten des Faxes" - was im Finanzministerium dem Vernehmen nach wiederum schlicht verwundertes Kopfschütteln auslöste. Das Geplänkel war Tags darauf aber auch schon wieder Geschichte.