Bürgernahe Verwaltungssprache: Mit KI soll der Kunde auch bei der Sprache zum König werden

Lange Schachtelsätze, Nominalisierungen und Rechtsbegriffe prägen die Schreiben und Dokumente der deutschen öffentlichen Verwaltungen. Damit haben nicht nur Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen oder Fremdsprachler:innen Probleme, sondern auch sehr viele Bürger:innen, die Deutsch als Muttersprache oder zumindest als Zweitsprache sprechen. Eine Studie des H & H Communication Lab in Ulm aus dem Jahr 2024 fand heraus, dass die Websites der 18 größten deutschen Städte, der Bundesministerien, der öffentlich-rechtlichen Körperschaften und der aus Verbrauchersicht relevanten Behörden zu einem großen Teil für Laien nur schwer oder gar nicht verständlich sind. Bei einem Höchstwert der Verständlichkeit von 16 Punkten erreichten die Städte-Websites mit durchschnittlich 9 Punkten den besten Wert. Behördenportale erreichten 4,6 Punkte, Ministerien 5,3 Punkte und Körperschaften des Bundes 5,7 Punkte.

KI als neue Chance

Texte aus Verwaltungen verständlich für alle Bürger zu verfassen, ist aber sehr kompliziert. Die Digitalisierung des öffentlichen Sektors bietet nun gute Möglichkeiten, neue Techniken für eine verständlichere Verwaltungskommunikation zu nutzen. Künstliche Intelligenz (KI) soll dabei als Übersetzer zwischen komplexer Verwaltungssprache und Alltagssprache fungieren, indem sie Texte analysiert, umstrukturiert und vereinfacht.

Herausforderung Rechtsbegriffe

Bislang orientierte sich die Praxis des Textens hauptsächlich an verwaltungsrechtlichen Erfordernissen und den Anforderungen der Rechtsprechung. Das bedeutete eine Orientierung der Verwaltung an der Rechtssprache. Vereinfachungen, Kürzungen oder Auslassungen sind in Verwaltungstexten daher nur in dem Rahmen möglich, in dem der Textinhalt weiterhin sachlich korrekt und juristisch eindeutig bleibt. Aus diesem Grund kann auch bei vereinfachter Sprache, beispielsweise für Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen, nicht vollständig auf Fachtermini verzichtet werden. Deren Erläuterung in für Laien verständlicher Weise ist somit erforderlich. 

Problem: Zielgruppe sind alle Bürger

Es gibt aber noch einen weiteren Grund, warum schriftliche Kommunikation zwischen Bürgern und Behörden noch immer zu großen Irritationen führt. Während private Anbieter sich in den meisten Fällen auf bestimmte Zielgruppen konzentrieren und diese fokussiert mit „deren Sprache“ adressieren können, muss die öffentliche Verwaltung alle Bürger gleichermaßen ansprechen. Sprachlich ist es aber eine gewaltige Herausforderung, Texte so zu formulieren, dass wirklich alle Adressaten sie verstehen können und dass sie dennoch alle notwendigen Informationen korrekt wiedergeben.

Funktionsweise von KI-Sprachtools

In Zukunft sollen Missverständnisse vor allem durch den Einsatz von KI-Tools und bürgerfreundlicher Sprache vermieden werden. So soll die Kommunikation auch für Personengruppen mit eingeschränkten Deutschkenntnissen inklusiver gestaltet werden. Doch wie funktioniert das technisch? Die Sprach-KI basiert auf Natural Language Processing (NLP) und Large Language Models (LLMs), also der Kombination von Computerlinguistik und Deep Learning. Die KI wird mit riesigen Datenmengen trainiert, darunter Behördentexten, Gesetzen und anderen amtlichen Dokumenten. Dadurch lernt sie, typische Formulierungen des Beamtendeutschs zu erkennen und deren Bedeutung zu erfassen. Mithilfe sogenannter Transformer-Netze kann sie den Kontext eines Satzes verstehen, anstatt nur einzelne Wörter zu übersetzen. Dabei analysieren sie die Beziehung zwischen Wörtern, um den Inhalt eines jeden Satzes zu verstehen. Spezielle KI-Tools für Behörden wie Summ AI oder Assistent.iQ werden so trainiert, dass sie den Kerninhalt eines Textes nicht verfälschen und somit rechtssichere Formulierungen gewährleisten. 

Aktuelle KI-Sprachlösungen

Welche KI-Lösungen werden aktuell bereits von deutschen Behörden eingesetzt? Die wichtigsten Beispiele sind:

• F13 (Aleph Alpha): In Baden-Württemberg nutzen Beschäftigte der Landesverwaltung diesen Textassistenten, der auf der Technologie des deutschen Startups Aleph Alpha basiert, um Texte effizienter zu formulieren und zusammenzufassen.
• Assistent.iQ: Ein speziell für Behörden entwickelter KI-Assistent, der beim Zusammenfassen und dem bürgerfreundlichen Formulieren von Texten unterstützt und dabei hohe Datenschutzstandards erfüllt.
• VBG-KlarText: Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) hat ein KI-Tool implementiert, das Behördenschreiben automatisiert in eine verständliche Sprache übersetzt.
• SUMM AI: Dieses Tool wird von Verwaltungen genutzt, um komplexe Texte auf Knopfdruck in Leichte Sprache umzuwandeln und so auf eine barrierefreie Kommunikation mit dem Bürger zu ermöglichen.
• Lokale Chatbots: Städte wie Berlin, Koblenz, Gelsenkirchen oder Bremerhaven setzen bereits KI-basierte Chatbots ein, die Bürgerfragen direkt in einfacher Sprache beantworten anstatt auf komplizierte Gesetzestexte und Behördendokumente zu verweisen.