Auch wenn einige Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden aktuell in die Büros zurückholen: Der Trend zu Homeoffice und Remote Work bleibt bestehen. Laut einer Statista-Umfrage aus dem Jahr 2024 unter 630 HR-Verantwortlichen gaben zwei Drittel der Befragten an, dass bei ihnen im Unternehmen die Möglichkeit zum Arbeiten außerhalb des Büros besteht. Lediglich zwölf Prozent sagten, Remote-Arbeit sei für ihr Unternehmen nicht relevant. Gleichzeitig gibt es zahlreiche Unternehmen, die vollständig remote agieren – das heißt sie haben keinen Hauptsitz oder ein Büro für ihre Mitarbeitenden.
Die Herausforderungen von Arbeit fern des Büros sind bekannt und reichen von fehlendem sozialem Austausch bis hin zu fachlicher und kollegialer Insolation. Umso wichtiger ist ein an diese Arbeitsform angepasster Onboarding-Prozess. Aufgrund der fehlenden oder nur sporadisch vorhandenen persönlichen Kontakte sollte dieser digital konzipiert werden.
Aufbau eines digitalen Onboarding-Prozesses
Beim digitalen Onboarding wird der gesamte Prozess softwaregestützt abgebildet. Über ein Softwaretool kann der HR-Bereich das Onboarding eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin anstoßen und steuern. Alle weiteren beteiligten Personen, von den Führungskräften bis zu IT- oder Fuhrparkverantwortlichen, erhalten Zugriff auf die sie betreffenden Inhalte und werden automatisch über anstehende Aufgaben informiert.
Die Grundlage für den Aufbau eines digitalen Onboardings bilden im Prinzip die gleichen Informationen, Dokumente und Schulungen, die zu einem guten Onboarding-Prozess gehören. Sind sie bereits vorhanden, sollten die HR-Verantwortlichen diese genau durchsehen und überlegen: Welche Dokumente / Informationen / Trainings sind noch aktuell, welche müssen aktualisiert werden? Wie können die jeweiligen Unterlagen und Trainings digital abgebildet werden? Einige Beispiele:
- Unternehmensinfos: Informationen über die Organisation, Strategie, Werte, das Management und den Arbeitsalltag können als PDF oder Kurzvideos bereitgestellt werden.
- Formulare und Dokumente: Alle Anträge und Dokumente für neue Mitarbeitende sind im Onboarding-Tool verfügbar und können dort auch ausgefüllt und versandt werden.
- Ansprechpartner: Hier finden sich die wichtigsten Ansprechpartner für Fragen zur IT, Büroausstattung, die Kontakte zu Teammitgliedern und Vorgesetzten sowie natürlich zu HR.
- Termine und To-Dos: Die ersten Wochen bringen viele Gespräche, IT-Schulungen, Networking-Events und mehr mit sich; hier werden alle Beteiligten an ihre To-Dos erinnert.
- FAQ: Wichtige Fragen, die alle neuen Mitarbeitenden betreffen (Wie reiche ich eine Krankmeldung ein? Wie sind die Compliance-Richtlinien?) werden hier beantwortet.
- Networking: Idealerweise stellt das Onboarding-Tool Networking-Funktionen für den Austausch mit anderen neuen und erfahrenen Mitarbeitenden zur Verfügung.
Einsatzmöglichkeiten für digitales Onboarding
Das Onboarding von Mitarbeitenden, die rein remote oder vorwiegend im Homeoffice Arbeiten, unterscheidet sich in den Abläufen nicht grundlegend vom "normalen" Onboarding. Auch die virtuelle Integration beginnt vor dem ersten Arbeitstag, sollte einen Paten oder eine Patin zur Unterstützung an die Seite stellen, regelmäßige Gesprächstermine mit den Vorgesetzen und HR sowie Schulungen und Networking-Angebote. All das kann digital abgebildet werden. Zusätzlich bieten sich beispielsweise "virtuelle Kaffeepausen" an, die einen informellen Austausch mit den Teammitgliedern ermöglichen.
In der Coronapandemie mit ihren Kontaktbeschränkungen haben viele Unternehmen rein virtuelles Onboarding eingeführt. Inzwischen empfiehlt es sich, das Onboarding nicht nur virtuell durchzuführen, sondern auch auf persönliche Kontakte wie Welcome Days zu setzen. Auch wenn dafür neue Mitarbeitende, die remote aus einer anderen Stadt/Region arbeiten, extra anreisen müssen: persönliche Kontakte bleiben unschlagbar.
Vorteile des digitalen Onboardings
Ein grundlegender Pluspunkt von digitalem Onboarding ist, dass viele Prozessschritte automatisiert angestoßen werden. So wird kein To-Do vergessen und die neuen Mitarbeitenden fühlen sich nicht allein gelassen. Digitales Onboarding erhöht zudem die Effizienz für den HR-Bereich: Sind die erforderlichen Informationen, Prozessschritte und Checklisten einmal digital abgebildet, können sie für weitere Einstellungsprozesse einfach weiterverwendet werden. Ergeben sich im Verlauf eines Onboarding-Prozesses Änderungen, weil zum Beispiel Gesprächstermine verschoben werden müssen oder weil sich die Compliance-Richtlinien ändern, werden alle Beteiligten automatisch auf den aktuellen Stand gebracht.
Digitales Onboarding via Software-Tool oder App stellt darüber hinaus sicher, dass immer die aktuellen Versionen von Informationsmaterialien, Kontaktdaten und Checklisten verwendet werden und kein Beteiligter auf veraltete, an irgendwelchen Stellen abgelegte Dokumente zugreift. Ein weiterer Vorteil betrifft die neuen Mitarbeitenden: Diese finden im Onboarding-Tool ihren persönlichen Fahrplan für die Einarbeitung, Kontaktdaten zu Ansprechpartnern, wichtige Dokumente und Schulungen, die sie in den ersten Wochen in die neue Arbeitssituation einführen. Sie können die Unterlagen zeitlich flexibel durchgehen und die Einführungsschulungen in ihrem eigenen Tempo absolvieren.
Herausforderungen und Lösungen beim digitalen Onboarding
Für das Onboarding von remote arbeitenden Personen ist ein digitaler Onboarding-Prozess ideal. Gerade wenn die räumliche Distanz groß ist, müssen die neuen Mitarbeitenden nicht persönlich vor Ort erscheinen. Selbst Arbeitsmaterialien wie Laptop, Diensthandy oder Mitarbeiterausweis können zugesandt werden und müssen nicht selbst abgeholt werden. Dennoch sollte nach Möglichkeit nicht ganz auf den persönlichen Kontakt verzichtet werden, denn nur im Austausch Face-to-Face können stabile Netzwerke geknüpft und die soziale und emotionale Einbindung richtig vorangebracht werden.
Persönliches Kennenlernen stellt auch einen Sicherheitsfaktor dar – und zwar für beide Seiten. Immer häufiger ist von Fake-Bewerberprofilen oder nichtexistenten Stellen zu lesen, die online ausgeschrieben werden. Personalverantwortliche, die Remote-Stellen zu besetzen haben, zum Beispiel mit IT-Fachkräften aus dem Ausland, stehen immer häufiger vor der Frage, wie sie herausfinden können, ob der Bewerber im Video-Interview eine reale Person ist oder ein KI-generierter Deepfake. Eine Möglichkeit: Sie könnten im Video-Interview zum Beispiel beiläufige Hintergrundfragen über das Wetter am Standort, die Familie oder den Werdegang stellen, um mögliche Unstimmigkeiten herauszufinden. Oder sie könnten eine Hintergrundüberprüfung beauftragen. Aber am besten ist ein persönliches Treffen. (Lesen Sie mehr dazu im Beitrag "Deepfakes im Recruiting: KI-Bewerbungen und Fake-Lebensläufe erkennen").
Aber nicht nur die möglicherweise fehlenden Face-to-Face-Kontakte stellen eine Herausforderung beim digitalen Onboarding dar. Eine weitere Herausforderung ist die Suche nach einer passende Softwareunterstützung. Wenn die eingesetzte HR-Software keine Onboarding-Funktionalitäten bereitstellt, empfiehlt es sich, ein Tool auszuwählen, das nahtlos an das Bewerbermanagementsystem und die HR-Software angebunden werden kann. Das Tool sollte alle administrativen Aufgaben des Onboarding-Prozesses automatisiert durchführen, für alle Beteiligten leicht zu bedienen sein und idealerweise auch via App über mobile Endgeräte nutzbar sein.
Einen Überblick über Software, Plattformen und Apps für das digitale Onboarding erhalten Sie in diesem Kapitel.
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