Was Onboarding für die Unternehmensziele leistet / 1.2 Durch KPIs wird Onboarding transparent und messbar

Key Performance Indicators (KPIs) sind für Unternehmen wichtige Instrumente der Erfolgsmessung. Auch beim Onboarding liefern sie allen Stakeholdern wichtige Signale. Ein offenes Geheimnis ist jedoch, dass HR-Mitarbeiter mit KPIs eher auf Kriegsfuß stehen, als dass sie sich dazu berufen fühlen, aussagekräftige KPIs zu definieren und dann auch zu erheben. Ihre Arbeit ist damit schwer messbar und ein Budget oft nicht zu rechtfertigen. Hört man doch immer wieder, "man arbeite schließlich bei HR, weil man mit Menschen und nicht mit Zahlen zu tun haben will." Auch im Bereich Onboarding werten viele Personaler keinerlei Kennzahlen und werten somit die Erfolge (oder Misserfolge) ihrer Onboarding-Maßnahmen überhaupt nicht aus!

Am häufigsten werden meist die Frühfluktuationsquote und die Anzahl der 4-Augen-Gespräche gemessen. Nur wenige Unternehmen erheben z. B. die Qualität der eingestellten Kandidaten (quality of hire), den Cultural Fit oder die Dauer bis zur vollständigen Leistungsfähigkeit (time to fully operative) .

Hier stellt sich die Frage, ob diese Kennzahlen bekannt genug sind oder hier noch Aufklärungsarbeit nötig ist. Diese geringe Verbreitung ist besorgniserregend und zeigt, dass HR noch weit entfernt ist von dem Appell "HR muss mehr Business denken", um den CEO mit Zahlen und Fakten zu überzeugen. Um hier Fortschritte zu machen, ist es dringend ratsam, dass HR seinem CEO überzeugende Argumente liefert, was es dem Unternehmen ganz konkret bringt, in Onboarding-Maßnahmen zu investieren. Und was kann für einen CEO oder CFO überzeugender sein als eindeutige und nachvollziehbare Zahlen?

Nun liegen im Bereich Onboarding die Kennzahlen nicht so offensichtlich auf der Hand wie in anderen Unternehmensbereichen. Im Recruiting ist es beispielsweise vergleichbar einfach, KPIs zu definieren und diese als Bewertungsgrundlage für eine erfolgreiche Arbeit einzusetzen. Was kostet z. B. eine Anzeige auf Plattform XY oder wie lange dauert es vom Stellenantrag bis zur Besetzung etc. Im Onboarding sind die Kennzahlen weniger stark vorbestimmt.

Und gerade deshalb ist es enorm wichtig, die zum eigenen Unternehmen passenden Onboarding KPIs festzulegen und konsequent zu messen. Nur dann lässt sich effektiv gegensteuern, wenn sich Prozesse nicht wie gewünscht entwickeln. Ein Indikator könnte z. B. eine erhöhte Anfangsfluktuation in den ersten 6 Beschäftigungsmonaten in einer bestimmten Abteilung sein. Gründe dafür kann es viele geben. Meist ist der Messwert allein noch nicht aussagekräftig. Die zeitliche Entwicklung und Vergleichszahlen lassen dann Rückschlüsse auf bestimmte notwendige Handlungen zu. Zunächst bietet sich erst einmal ein konkreter Anlass, genauer hinzuschauen, an was dies liegen könnte, dass es gerade dort vermehrt zu Austritten während der Probezeit kommt. Onboarding KPIs liefern wichtige Anhaltspunkte dafür, wo es im Onboarding-Prozess noch nicht gut läuft und zeigen mögliche Stellschrauben auf. Sie lassen sich erst dann verstehen, wenn sie in Bezug gesetzt werden zu speziellen Maßnahmen oder Situationen.

Ganz klar: Onboarding KPIs sind individuell und müssen zum Unternehmen und den Onboarding-Zielen passen. So gibt es Unternehmen, welche sich darauf beschränken, die erfolgreiche Abarbeitung des Einarbeitungsplans zu überwachen, und damit sehr erfolgreich sind! Oder andere, welche konsequent die neuen Mitarbeiter, betroffene Teams und Vorgesetzte befragen und andere, die lediglich die Frühfluktuationsquote messen. Welche Daten für den unternehmenseigenen Onboarding-Prozess wichtig sind, ist unterschiedlich. Wichtig ist allerdings, dass die definierten Onboarding KPIs regelmäßig in einem Reporting festgehalten werden. Denn nur so gibt es Vergleichswerte, die Verbesserungspotenziale aufzeigen oder erreichte Erfolge sichtbar machen

1.2.1 Mit einem strukturierten Onboarding-Prozess die richtigen KPIs definieren

Ein strukturierter Onboarding-Prozess macht die Erfolgsmessung wesentlich einfacher. Denn wenn man Onboarding-Maßnahmen mit konkreten Zahlen unterlegt, kann man Vergleiche anstellen und anhand der Daten Verbesserungen oder Verschlechterungen ablesen. Ein erster Schritt in diese Richtung: Zunächst die vorhandenen Prozesse und Maßnahmen im Unternehmen sammeln und analysieren.

Diese Fragen erleichtern den Einstieg

• Was machen wir bereits im Onboarding?
• Was läuft gut, was nicht? Welche zusätzlichen Maßnahmen sind sinnvoll?
• Welche Beteiligten übernehmen welche Aufgaben?
• Wie prüfen wir derzeit, dass alle Prozessschritte termingerecht erfolgt sind?
• Wie können diese Maßnahmen in einen standardisierten Onboarding-Prozess integriert werden?
• Wie, wann und durch wen wird mit dem neuen Mitarbeiter kommuniziert?

Sind diese Fragen geklärt, geht es an die Definition der KPIs. Es hat sich bewährt, diese Aufgabe mit Unterstützung/Einbezug der Geschäftsleitung und der Führungskräfte umzusetzen.

Kennzahlen können sich durchaus mit fortschreitender "Prozessreife" während des Onboarding-Prozesses verändern. Sind zunächst eher quantitative Kennzahlen wie "Anzahl der via Onboarding-Lösung eingearbeiteten neuen Mitarbeit...