Obwohl sich hybride Arbeitsmodelle durchsetzen und viele Unternehmen heute dezentral aufgestellt sind, fehlt vielerorts ein professionelles virtuelles Onboarding. Dabei kann sich eine virtuelle Onboarding-Experience positiv auf die Mitarbeiterintegration und das Employer Branding auswirken.
Homeoffice ist nach der Pandemie in vielen Organisationen Standard: Laut Statista bieten sechs von zehn deutschen Unternehmen mittlerweile Homeoffice an. 2,3 Millionen Menschen arbeiten sogar ausschließlich von zu Hause aus. Darüber hinaus haben viele Firmen verschiedene Standorte – auf nationaler oder internationaler Ebene. Hinzu kommt, dass die Generation Z in den nächsten Jahren die größte Zahl an Mitarbeitenden ausmachen wird. Ihre Mitglieder schätzen nicht nur flexible Arbeitszeiten: Sie sind auch in einer digitalen Welt aufgewachsen und erwarten von Unternehmen ein modernes, digitales Arbeitsumfeld.
Vor diesem Hintergrund ist es erstaunlich, dass viele Unternehmen noch keine virtuellen Plattformen entwickeln haben, um ihren Onboarding-Prozess zu unterstützen. Denn gerade die Erlebnisse in der Probezeit entscheiden darüber, ob neue Mitarbeitende motiviert starten und ob sie mittel- und langfristig bleiben. Studien belegen, dass immer mehr Beschäftigte bereits in den ersten 100 Tagen kündigen. Der Hauptgrund: eine unbefriedigende Einarbeitung und Integration in das Unternehmen. Viele Organisationen schaffen es nicht, die Begeisterung der Bewerbungsphase aufrechtzuerhalten und die neuen Kolleginnen und Kollegen an sich zu binden. Abgesehen von den verschwendeten Employer-Branding- und Recruiting-Kosten ist diese Entwicklung angesichts des "War for Talents" fatal.
Unternehmenskultur in 3D erleben
Im ersten Schritt sollten Personalerinnen und Personaler analysieren, warum Mitarbeitende bereits wieder in der Probezeit gehen und welche Elemente des Onboardings dazu beigetragen haben. Oft fühlen sie sich allein gelassen und ihnen geht im Homeoffice die Identifizierung mit dem Unternehmen und der Kultur verloren. Dabei spielt insbesondere das positive Erleben der Unternehmenskultur eine entscheidende Rolle für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Deshalb sollte eine gelebte Company-Culture ganz oben auf der Prioritätenliste von Entscheiderinnen und Entscheider stehen. Sie bestimmt das Mitarbeiter-Engagement und das Gefühl der Zugehörigkeit. Die Unternehmenskultur gilt als stärkstes Mittel, um Mitarbeitende zu binden.
In Anbetracht der Remote-Work-Situation und auch der oft vorhandenen dezentralen Unternehmensstrukturen ist es sinnvoll, die Corporate-Culture als ersten Baustein in ein virtuelles Erlebnis zu bringen – und damit den Onboarding-Prozess bei einem der wichtigsten Punkte zu unterstützen. Das multisensorische Erlebnis bzw. die vielfältigen Reize über verschiedene Sinne im virtuellen Raum sorgen dafür, dass Unternehmensbotschaften viel tiefer und nachhaltiger im Gehirn verankert werden. Darüber hinaus ist die Unternehmenskultur mit einer virtuellen Plattform an jedem Ort auf der Welt erfahr- und spürbar. Und das Gute daran ist, dass es dazu keine Virtual-Reality-Brillen braucht. Das immersive Erlebnis ist heute bereits über einen Laptop, einen Desktop-Computer, Smartphone oder Tablet zugänglich.
Das erwartet neue Mitarbeitende im virtuellen Raum
Im virtuellen Raum selbst ist alles möglich. Es gibt keine physikalischen Grenzen. Die gesamte Architektur und jedes Element der Raumgestaltung geben nicht nur die Corporate-Identity wieder, sondern sie erzählen bereits die Kulturgeschichte. Ein Tech-Konzern kann sich beispielsweise als Science-Fiction-Stadt visualisieren lassen, um seine technologischen Visionen erlebbar zu machen. Ein Unternehmen, das auf Nachhaltigkeit setzt, stellt sich als innovatives, umweltfreundliches Gebäude dar. Eine Organisation, bei der Kreativität über allem steht, designt beispielsweise eine dynamische Umgebung, die sich durch Interaktion verändert, die entdeckt werden möchte und die neugierig macht. Die Bandbreite ist groß: vom Glaspalast über die Holzhütte bis hin zu völlig abstrakten Gebilden. So erleben neue Mitarbeitende die Unternehmenskultur und ihre Werte intuitiv, sobald sie diesen kreativ gestalteten Kosmos betreten. Denn das Unterbewusstsein nimmt alles wahr.
Eine weitere Möglichkeit, Kultur erlebbar zu machen, ist die Gestaltung der Avatare. Auch sie können bereits Werte verkörpern: Team- oder Unternehmergeist, Innovation oder Kreativität. Wenn die Neueinsteigerinnen und Neueinsteiger sich zu Beginn ihrer virtuellen Tour einen Avatar aussuchen, schlüpfen sie im übertragenen Sinne bereits in die Unternehmenskultur und identifizieren sich damit. Dann machen sie sich auf den Weg, um sie zu erleben: Sie laufen oder fliegen zu bestimmten Story-Bausteinen, besuchen einzigartig gestaltete Räume, die zum Beispiel das nachhaltige Engagement des Unternehmens visualisieren, berühren Designelemente, die ihnen Wissen vermitteln oder Anekdoten erzählen, müssen Quizfragen lösen und dabei Artefakte sammeln, die spielerisch beweisen, dass sie die wichtigsten Eckpfeiler des Unternehmens erfolgreich erlebt haben.
Drei Bausteine für das immersive Erlebnis
Die Erfahrung im virtuellen Raum wird wesentlich durch die Aufbereitung der Inhalte bestimmt. Präsentationen und Videos können eingebunden werden – viel wichtiger ist jedoch die Übersetzung dieser Inhalte in den immersiven Kontext. Grafiken breiten sich im Raum aus und werden ganz anders erlebt und verstanden. Warum nicht komplexe Strukturen interaktiv erfahrbar und damit verständlich machen? Oder: Beiträge von Kolleginnen und Kollegen automatisch in audiovisuelle Skulpturen verwandeln und so eine völlig neue Art der Auseinandersetzung in der Corporate-Community schaffen? Dabei helfen KI-gestützte Assistenten, Inhalte zu vertiefen und visuell aufzubereiten. Zusammengefasst sind die wichtigsten Bausteine dieser Onboarding-Experience die Architektur, die Storyline und die in den immersiven Raum übersetzten Inhalte.
Virtueller Onboarding-Prozess als "Eisbrecher"
Der virtuelle Raum soll persönliche Kontakte, Meetings oder Einzelgespräche mit Vorgesetzen oder Kolleginnen und Kollegen nicht ersetzen. Jedoch kann ein virtueller Onboarding-Prozess in einer kleinen Gruppe von fünf bis sechs Personen mit einem Moderator aus dem HR-Bereich dabei helfen, erste Wurzeln zu schlagen. Denn das gemeinsame Erlebnis ist wie ein "Eisbrecher", der die Gruppe zusammenschweißt. Neue Mitarbeitende gewinnen so einen ersten Kolleginnen-und-Kollegen-Kreis, den sie auch im Anschluss jederzeit kontaktieren können.
Der virtuelle Markenraum kann auch fürs Pre-Onboarding, für Interviews, Trainings oder Events genutzt und gestaltet werden. Ist die Plattform erst einmal gebaut und die Architektur gestaltet, sind neue Räume mit weiteren Funktionen möglich.
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