Der erste Arbeitstag und die Welcome Days sind für neue Mitarbeitende die ersten Schritte auf ihrer Reise im Unternehmen. Die Erlebnisse dort sind entscheidend dafür, ob der oder die Neue mit einem positiven Gefühl in die neue Aufgabe startet.
Ein gut geplanter und strukturierter erster Arbeitstag kann die Grundlage für eine positive Mitarbeitererfahrung und eine produktive Zusammenarbeit legen. Um den Einstieg so reibungslos wie möglich zu gestalten und die Neulinge willkommen zu heißen, sollten die ersten Tage gut vorbereitet sein.
Onboarding neuer Mitarbeiter am ersten Arbeitstag
Arbeitgeber können einiges dafür tun, um die Einarbeitung neuer Mitarbeitender möglichst reibungslos zu gestalten. Ein gut strukturierter erster Arbeitstag ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, schnell in die Unternehmenskultur einzutauchen, das Team kennenzulernen und eine klare Vorstellung zu erhalten, was von ihm oder ihr erwartet wird.
Checkliste erster Arbeitstag
Mit dieser Checkliste behalten Arbeitgeber alle wichtigen Aspekte für den ersten Arbeitstag im Blick:
- Begrüßung: Begrüßen Sie das neu gewonnene Talent und holen Sie ihn oder sie am Empfang ab.
- Team-Kennenlernen: Stellen Sie dem/der Neuen die Kollegen und Kolleginnen vor und sorgen Sie für einen angenehmen Empfang.
- Arbeitsplatz: Sorgen Sie für einen ordentlichen Arbeitsplatz, der bereits mit der nötigen Hard- und Software ausgestattet ist.
- Schulungen und Einarbeitungsprogramme: Sorgen Sie dafür, dass die ersten Termine (Schulungen, Onboading-Veranstaltungen, Kennenlerntermine, wöchentliche Teammeetings etc.) bereits im Kalender des/der neuen Mitarbeitenden eingetragen sind.
- Mittagessen: Organisieren Sie ein gemeinsames Mittagessen mit dem/der neuen Mitarbeitenden und anderen Kolleginnen und Kollegen, um das Teambuilding zu fördern.
- Rundgang: Führen Sie die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter durchs Unternehmen. Zeigen Sie ihr oder ihm wichtige Abteilungen sowie Küche, Toiletten oder andere Einrichtungen.
- Firmenprozesse und Firmenrichtlinien: Erklären Sie dem Neuling die Prozesse und Richtlinien des Unternehmens, einschließlich Arbeitszeiten, Urlaubsanträgen und anderen administrativen Aufgaben.
- Arbeitsabläufe: Erklären Sie dem neuen Mitarbeiter oder der neuen Mitarbeiterin die Arbeitsabläufe seiner/ihrer Position und wie er/sie die zugewiesenen Aufgaben ausführen soll.
- Pate / Patin: Stellen Sie dem/der neuen Mitarbeitenden seinen/ihren Paten bzw. Patin vor.
- Feedback: Bitten Sie den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin am Ende des Tages um Feedback, um sicherzustellen, dass er oder sie sich willkommen fühlt und der erste Arbeitstag erfolgreich war.
Was ist ein Onboarding Welcome Day?
In großen Unternehmen starten oft mehrere Mitarbeitende innerhalb kurzer Zeit nacheinander in neuen Positionen. Um alle willkommen zu heißen und mit wichtigen Informationen zu versorgen, bietet sich ein sogenannter "Welcome Day" an.
Der Welcome Day ist ein zentraler Bestandteil des Onboarding-Prozesses. An diesem speziellen Tag erhalten die neuen Teammitglieder einen ersten Einblick in die Unternehmenskultur, lernen ihre Kollegen und Kolleginnen kennen und erhalten wichtige Informationen für ihren erfolgreichen Start. Der Welcome Day ist aber noch mehr als nur eine formale Begrüßung. Er bietet die Möglichkeit, Beziehungen aufzubauen und sich untereinander zu vernetzen, Erwartungen abzustecken, Prozesse, Bereiche sowie Ansprechpersonen kennenzulernen und den Mitarbeitenden das Gefühl zu vermitteln, dass sie Teil eines unterstützenden und dynamischen Teams sind.
Je nach Größe des Unternehmens und Anzahl der neu eingestellten Mitarbeitenden, kann sich eine solche Einführungsveranstaltung auch über mehrere Tage oder eine ganze Woche (Welcome Week) erstrecken. Die Welcome Week enthält neben den Informationsveranstaltungen auch eine Vielzahl an Aktivitäten und Veranstaltungen wie Workshops, Schulungen, Team-Building-Maßnahmen und Networking-Möglichkeiten.
Download-Tipp: Die 10 Erfolgsfaktoren im Onboarding Ihr Onboarding-Prozess kann eine Optimierung vertragen? In diesem kostenlosen Haufe Whitepaper erfahren Sie, auf welche 10 Erfolgsfaktoren es bei einem guten Onboarding ankommt. Hier geht es zum Download. |
Welcome Day oder Welcome Week für neue Mitarbeitende gestalten
Welcome Days sollten an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden, um sicherzustellen, dass diese informativ, interaktiv und einladend sind. Das ermöglicht den neuen Mitarbeitenden einen positiven Start. Der genaue Ablauf eines Welcome Days variiert je nach Unternehmen. An diese typischen Elemente sollten Arbeitgeber jedoch denken:
Ort: Machen Sie sich Gedanken, wo die Veranstaltung stattfinden soll. Haben Sie einen Raum, der groß genug für alle ist? Verfügt das Unternehmen über mehrere Standorte, sollten Sie überlegen, ob es sinnvoll ist, alle neuen Mitarbeitenden an einem Ort zusammenkommen zu lassen oder pro Standort eine Einführungsveranstaltung zu halten.
Programm: Was möchten Sie am Welcome Day vorstellen? Verzichten Sie auf langwierige Vorträge, sondern füllen Sie die Veranstaltung stattdessen mit kurzen Impulsvorträgen, Pausen und Aktivitäten. Kennenlernspiele lockern die Stimmung auf und bieten den Neulingen eine gute Möglichkeit, untereinander Kontakte zu knüpfen. In größeren Unternehmen bietet es sich auch an, dass sich zentrale Abteilungen wie beispielsweise die interne Kommunikation, die HR-Abteilung, die IT und weitere Bereiche vorstellen, damit die Neulinge gleich wissen, wohin sie sich im Zweifelsfall bei Problemen wenden können.
Viele Unternehmen überreichen neuen Mitarbeitenden am Welcome Day ein Willkommenspaket oder eine Onboarding Box. Diese kann nach Belieben mit Infomaterial über das Unternehmen, einer Roadmap, einem QR-Code ins Intranet, Kaffeetasse, Stickern oder Schreibutensilien befüllt werden. Mehr zu Inhalt und Funktion einer Onboarding Box lesen Sie hier.
Feedback: Damit die Welcome Days tatsächlich hilfreich sind und Spaß machen, sollten Sie sich nach jeder Veranstaltung Feedback einholen. Schicken Sie eine kurze Umfrage an alle Teilnehmenden: Was hat den neuen Mitarbeitenden gefallen? Was hat gefehlt? Gibt es Ideen oder Anregungen für Verbesserungen? Dieses Feedback hilft Ihnen, auf die Bedürfnisse der neuen Mitarbeitenden einzugehen und die folgenden Welcome Days noch besser zu gestalten.
Das könnte Sie auch interessieren:
Warum neue Mitarbeitende einen Onboarding-Buddy brauchen
Preboarding für neue Mitarbeitende gestalten
Top-Thema "Digitales Onboarding": Phasen, Checkliste, Software