Der Fachkräftemangel führt zu steigender Fluktuation. Dennoch haben die wenigsten Unternehmen strukturierte Prozesse zur Senkung der Fluktuationsrate, beispielsweise Austrittsgespräche mit Mitarbeitern, die gekündigt haben. Was dabei zu beachten ist, zeigt eine Checkliste von Robert Half.
Die hohe Nachfrage nach Fachkräften auf dem deutschen Arbeitsmarkt macht Jobwechsel attraktiver: 57 Prozent der Personalmanager verzeichnen einen häufigeren Mitarbeiterwechsel als noch vor drei Jahren. Zudem befürchten mehr als drei Viertel der befragten HR-Manager (77 Prozent), in den nächsten Monaten Mitarbeiter an andere Unternehmen zu verlieren. Dies ergab die aktuelle Arbeitsmarktstudie der Personalberatung Robert Half.
Mit Austrittsgesprächen die Kündigungsgründe systematisch erheben
„Geeignete Fach- und Führungskräfte zu finden ist ohnehin schon eine große Herausforderung für Arbeitgeber. Die häufigeren Personalwechsel setzen sie nun noch mehr unter Druck. Je länger und je häufiger Posten unbesetzt sind, desto höher sind der Produktivitätsverlust und die Rekrutierungskosten“, sagt Christian Umbs, Managing Director bei Robert Half. „Dennoch gibt es aus unserer Erfahrung erst in wenigen Unternehmen strukturierte Prozesse und ein aktives Managen der Fluktuationsrate. Als ersten Schritt empfehlen wir, Exit-Gespräche zu führen und die Kündigungsgründe systematisch zu erheben. Auf dieser Basis können Arbeitgeber Verbesserungsmaßnahmen einleiten, die die Mitarbeiterfluktuation auf ein gesundes Maß reduzieren.“ Die folgenden sieben Tipps helfen Personalern und Führungskräften, so genannten "Exit-Interviews" richtig zu planen und zu führen.
Checkliste für ein erfolgreiches Exit-Interview
Die folgenden sieben Tipps helfen Personalern und Führungskräften, ein Austrittsgespräch (auch Exit-Interview genannt) richtig zu planen und zu führen.
1. Richtiger Rahmen: Persönliches Gespräch
Das Ziel eines Exit-Interviews ist eine offene und ehrliche Einschätzung des Mitarbeiters. Der ideale Rahmen hierfür ist ein direktes, vertrauensvolles Gespräch, ähnlich einem Mitarbeitergespräch. Verzichten Sie möglichst auf Standardfragebögen – gehen Sie direkt auf den Mitarbeiter sowie seine individuellen Gründe ein. Bereiten Sie sich unbedingt ausreichend vor.
2. Richtiger Zeitpunkt: Kurz vor dem Abschied
Die Zeit nach der Kündigung bis zum Abschied birgt Konfliktpotenzial. Der künftige Ex-Mitarbeiter möchte die eigene Position nicht schwächen und Konfrontationen aus dem Weg gehen. Der wahre Kündigungsgrund wird daher häufig geschönt oder verschwiegen. Ist das Arbeitszeugnis schon ausgestellt und steht die Trennung kurz bevor, ist es wahrscheinlicher, dass Sie ein ehrliches Feedback bekommen.
3. Richtiger Gesprächspartner: Nicht der Chef
Bestimmte Probleme – etwa Konflikte zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem – wird ein Exit-Interview in ebendieser Konstellation nicht zu Tage fördern. Vielmehr sollte eine geschulte und neutrale Person das Gespräch führen, beispielsweise ein Kollege aus der Personalabteilung.
4. Richtiger Umgang: Vertraulich
Vertraulichkeit ist bei Exit-Interviews wichtig: Der Mitarbeiter muss sich darauf verlassen können, dass sensible Aussagen sorgsam behandelt werden – gerade wenn es um Konflikte mit dem Vorgesetzten geht. Stimmen Sie vor dem Gespräch oder zu Beginn gemeinsam ab, ob und mit wem Informationen geteilt werden dürfen.
5. Richtig fragen: Negative und positive Aspekte
Beschränken Sie sich im Exit-Interview nicht nur auf den Kündigungsgrund. Nutzen Sie die Situation und sprechen Sie auch die Stimmung im Unternehmen, das Verhältnis zwischen den Abteilungen und die eigenen Karrierepläne an. Berücksichtigen Sie dabei, dass Mitarbeiter unterschiedlich offen sind – zurückhaltende Personen kommunizieren Kritik häufig nur über indirekte Wege, um niemanden eine Schuld zuzuweisen.
6. Richtig zuhören: Fragen Sie, aber lassen Sie vor allem erzählen
Im Exit-Gespräch sollte vor allem der Mitarbeiter sprechen. Es geht darum, seine Wechselentscheidung zu verstehen und daraus die richtigen Schlüsse für das Unternehmen zu ziehen. Möchte ein Mitarbeiter eine Frage nicht beantworten, bohren Sie nicht unnötig nach. Gehen Sie stattdessen zur nächsten Frage über.
7. Richtig handeln: Analysieren und nutzen Sie die Erkenntnisse
Ein einzelnes Exit-Gespräch wird Ihnen wenig Aufschluss geben. Bieten Sie das Abschlussgespräch jedem künftigen Ex-Mitarbeiter auf freiwilliger Basis an. Haben Sie genügend Gespräche geführt, analysieren Sie die Angaben aus verschiedenen Exit-Interviews. Überall, wo Sie Überschneidungen feststellen, sollten Sie gezielte Maßnahmen umsetzen. Ist beispielsweise ein höherer Verdienst das häufigste Wechselmotiv, sollten Sie anhand von Gehaltsübersichten Ihr Angebot anpassen.
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