Die Rolle der Führungskraft beim Offboarding

Das Offboarding eines Mitarbeiters, der viele Jahre im Unternehmen beschäftigt war und/oder in den Ruhestand tritt, ist eine bedeutende Phase sowohl für den scheidenden Mitarbeiter (Offboardee) als auch für das Team und die Organisation. Die Führungskraft oder in bestimmten Fällen ein Begleiter aus dem HR übernehmen die zentrale Rolle eines Übergangslotsen, um den Offboarding-Prozess strukturiert, wertschätzend und für alle Beteiligten gewinnbringend zu gestalten.

Mittlerrolle zwischen Offboardee, Team und HR

Der Übergangslotse nimmt eine zentrale Vermittler- und Steuerungsfunktion zwischen dem Offboardee, dem Team und HR ein. Seine Aufgabe ist es, die unterschiedlichen Erwartungen, Bedürfnisse und Prozesse aufeinander abzustimmen und für einen strukturierten sowie wert-schätzenden Übergang zu sorgen. Wie ein erfahrener Lotse, der ein Schiff sicher durch einen geschäftigen Hafen navigiert, koordiniert er alle Beteiligten und stellt sicher, dass der Übergang reibungslos gelingt.

Die drei Kernrollen der Führungskraft als Übergangslotse

Vertrauter und Begleiter für den Offboardee

Der Lotse ist der erste Ansprechpartner für den Offboardee und begleitet ihn durch den gesamten Prozess:

• Er klärt persönliche und organisatorische Fragen, gibt Orientierung und nimmt Unsicherheiten. 
• Er klärt die Rolle des Offboardees in der Nachfolgeplanung und stellt sicher, dass der Offboardee in den Wissenstransfer eingebunden wird. 
• Er sorgt für einen wertschätzenden und individuell abgestimmten Abschied, der sowohl die beruflichen als auch emotionalen Aspekte berücksichtigt. 

Moderator und Stabilitätsgeber für das Team

Die Teamdynamik verändert sich durch den Abschied eines erfahrenen Mitarbeiters. Der Lotse hilft dem Team, Veränderungen zu akzeptieren und neue Verantwortlichkeiten zu klären:

• Er stellt sicher, dass Wissenslücken geschlossen und Zuständigkeiten neu definiert werden. 
• Er steuert und moderiert den Wissenstransfer, um den Übergang für alle so reibungslos wie möglich zu gestalten. 
• Er nimmt Stimmungen und Unsicherheiten im Team wahr und sorgt für eine offene Kommunikation. 

Der Weggang eines langjährigen Kollegen kann Unsicherheit im Team auslösen, aber auch Entwicklungsmöglichkeiten bieten. Die Führungskraft sollte diese Dynamik aktiv steuern.

• Transparente Kommunikation: Ein frühzeitiger Austausch über die Veränderung hilft dem Team, sich mental darauf einzustellen. 
• Neue Rollen klären: Wer übernimmt welche Aufgaben? Gibt es eine Nachbesetzung oder wird die Arbeit anders verteilt? 
• Emotionale Verarbeitung unterstützen: Die Verabschiedung sollte nicht nur formell, sondern auch emotional aufgefangen werden, z. B. durch Team-Events oder Gespräche über Erwartungen und Befürchtungen. 
• Motivation und Stabilität erhalten: Die Führungskraft kann zeigen, dass Veränderung auch Entwicklung bedeutet, indem sie individuelle Chancen im Team aufzeigt. 
• Dynamiken im Team erkennen: Der Weggang eines erfahrenen Mitarbeiters kann bestehende Teamstrukturen beeinflussen. Möglicherweise entstehen Unsicherheiten oder sogar Spannungen, wenn sich Verantwortlichkeiten verschieben. Die Führungskraft sollte frühzeitig moderierend eingreifen und gezielt Teamprozesse unterstützen. 

Koordinator und Prozessverantwortlicher im Austausch mit HR

Der Übergangslotse sorgt für eine frühzeitige und strukturierte Offboarding-Planung, um alle administrativen, organisatorischen und zwischenmenschlichen Aspekte zu berücksichtigen:

• Er koordiniert mit HR vertragliche, finanzielle und formale Aspekte, insbesondere in Bezug auf Renteneintritt, Abfindungen oder Weiterbeschäftigungsmöglichkeiten. 
• Er vermittelt zwischen den individuellen Wünschen des Offboardee und den strategischen Anforderungen des Unternehmens. 
• Er unterstützt HR dabei, eine wertschätzende Verabschiedungskultur zu etablieren, die über den Einzelfall hinaus positive Effekte auf das gesamte Unternehmen hat. 

Der Übergangslotse arbeitet eng mit HR zusammen, um einen reibungslosen Offboarding-Prozess zu gewährleisten. Dabei übernimmt er die Schnittstellenfunktion zwischen den individuellen Bedürfnissen des Offboardee und den unternehmensstrategischen Anforderungen. Sein Fokus liegt darauf, die Nachfolge zu sichern, die Übergabe effizient zu gestalten, den Abschied wertschätzend auszurichten und mögliche Nacherwerbsoptionen auszuloten.

Buchtipp: Praxiswissen Offboarding

Dieser Beitrag ist ein Auszug aus: Angelika Gaßmann, Kathrin Martini und Dirk Sichelschmidt: "Praxiswissen Offboarding. Übergänge gestalten – Wertschätzung zeigen – Know-how sichern." Schäffer-Poeschel, 2025.

Das Buch erklärt, wie Offboarding die Unternehmenskultur beeinflusst, was scheidende Mitarbeiter beschäftigt, welche Aufgaben Führungskräfte haben und wie man unterstützende Abläufe gestalten kann. Es enthält zudem zahlreiche Checklisten, Praxisbeispiele und Gesprächsleitfäden. Sie können das Buch hier im Haufe-Shop bestellen.

Angelika Gaßmann ist systemische Beraterin mit über 25 Jahren Erfahrung. Sie arbeitet sie als freiberufliche Trainerin für Führungskräfte, Coach und Prozessbegleiterin für Organisationsentwicklungsprojekte in Unternehmen der Sozialbranche.

Kathrin Martini ist Diplom-Sozialarbeiterin (FH). Als Qualitätsmanagementbeauftragte beim Caritasverband Trier begleitet sie Management- und Zertifizierungsprozesse. Weitere Schwerpunkte der Arbeitstätigkeit sind unter anderem die Gestaltung, Einführung und Steuerung von Prozessen, zum Beispiel im Bereich On- und Offboarding, sowie die Mitgestaltung von Leistungsbeschreibungen, Konzeptionen und einrichtungsbezogenen Handbüchern.

Dr. Dirk Sichelschmidt ist Dozent, Qualitätsbeauftragter und stellvertretender Leiter der Fortbildungs-Akademie des Deutschen Caritasverbandes in Freiburg. Er beschäftigt sich seit mehreren Jahren intensiv mit Seminaren zum Thema "gutes" Loslassens und Offboarding in den Ruhestand.

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