Personalgespräch – Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers

Personalgespräche sollten im Ausgangspunkt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber positiv sein. Im Rahmen einer offenen Kommunikation ist eine gute Entwicklung der Zusammenarbeit am besten möglich. Andererseits können Personalgespräche auch unangenehm sein – insbesondere, wenn es um Kritik an der Arbeitsleistung oder sonstigem Verhalten des Arbeitnehmers geht. In diesem Kontext stellt sich für Arbeitgeber regelmäßig die Frage, ob und in welcher Situation sie Arbeitnehmer überhaupt verpflichten können, an Gesprächen teilzunehmen und welche Regelungen in Bezug auf das Gespräch selbst sowie in Bezug auf die Teilnahme weiterer Personen gelten.

Gründe für ein Personalgespräch

Zu unterscheiden ist nach den Anlässen für ein Personalgespräch. Davon hängt mitunter ab, ob der Arbeitnehmer zur Teilnahme und Mitwirkung verpflichtet ist und ob er eine Vertrauensperson hinzuziehen kann.

Jährlich stattfindende Mitarbeitergespräche sind regelmäßig in Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen vorgesehen, da diese nicht zuletzt der Motivation der Arbeitnehmer dienen sollen. Gegenstand sind regelmäßig Leistungsbeurteilungen für die Vergangenheit und Zielvereinbarungen für die Zukunft.

Davon abzugrenzen sind aufgrund eines bestimmten Anlasses abgehaltene Kritikgespräche. Es liegt in der Natur der Sache, dass diese weder für den Arbeitnehmer noch für den Personalverantwortlichen angenehm sind. Gegenstand kann hier insbesondere die Erteilung oder jedenfalls Vorbereitung disziplinarischer Weisungen sein. Bisheriges Verhalten wird kritisiert und um künftige Abhilfe gebeten.

Schließlich kommen auch Personalgespräche in Form von Kontrollbesprechungen in Betracht. Der Arbeitgeber darf im Rahmen seiner Weisungsbefugnis deren Einhaltung überprüfen. Im Rahmen einer Kontrollbesprechung kann abgefragt werden, welche Arbeitsleistungen in letzter Zeit erbracht wurden. Es kann beispielsweise gefragt werden, an welchem Tag zu welcher Zeit ein Kundengespräch welchen Inhalts stattgefunden hat (Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, VII. Rn. 881). Dabei darf es jedoch nicht zu einer schikanösen unzumutbaren Überprüfung kommen. Zu denken ist an dieser Stelle an das Maßregelungsverbot nach § 612a BGB.

Selbstverständlich kann auch der Arbeitnehmer ein Gespräch mit dem Arbeitgeber anstoßen – etwa, wenn seinerseits Beschwerden gegenüber Kollegen oder dem Arbeitgeber selbst bestehen. Rechte und Pflichten der Parteien wie Mitwirkungspflichten oder das Recht, Dritte zum Gespräch hinzuzuziehen, bestehen dabei unabhängig vom Gesprächsinitiator.

Teilnahmepflicht an Personalgesprächen

Gesetzlicher Ausgangspunkt für die Frage der Teilnahmepflicht ist § 106 GewO. Daraus folgt zwar keine allgemeine Pflicht zur Teilnahme an jedem Gespräch, eine solche Pflicht kann sich allerdings unter bestimmten Voraussetzungen aus § 106 GewO ergeben.

Gemäß § 106 GewO verfügt der Arbeitgeber über ein Weisungsrecht bzgl. Ort, Zeit und inhaltlicher Durchführung der Arbeitstätigkeit sowie bzgl. Ordnung und Verhalten im Betrieb. In diesem Rahmen ist die Teilnahme des Arbeitnehmers am Personalgespräch Teil seiner arbeitsvertraglichen Nebenpflicht gemäß § 241 BGB, um die Erfüllung der Hauptleistungspflichten zu fördern bzw. erst sinnvoll zu ermöglichen.

Sowohl bei anlasslosen Mitarbeitergesprächen in Form von „Feedback“ als auch bei Kritikgesprächen besteht folglich eine Teilnahmepflicht des Arbeitnehmers, da es regelmäßig um die Durchführung der Arbeitstätigkeit bzw. das Verhalten im Betrieb geht.

Widersetzt sich der Arbeitnehmer der berechtigten Weisung zur Teilnahme an einem Personalgespräch kann es zum Ausspruch einer Abmahnung kommen.

Abseits des Weisungsrechts – insbesondere für arbeitsvertraglich fixierte und mithin das Weisungsrecht beschränkende Vertragsbedingungen – besteht jedoch kein arbeitgeberseitiges Weisungsrecht, sodass keine Teilnahmepflicht bei entsprechenden Personalgesprächen besteht. Dies gilt insbesondere für Gespräche, die auf eine Änderung der vertraglich vereinbarten Hauptleistungspflichten oder gar die Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzielen. Eine Teilnahmepflicht an Gesprächen in diesen Bereichen außerhalb des Weisungsrechts besteht auch dann nicht, wenn das Gespräch während der Arbeitszeit stattfindet und der Arbeitgeber das Gespräch ausdrücklich als Arbeitszeit deklariert (BAG 23.06.2009, NZA 2009, 1011, 1012 f.).

Personalgespräch während der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers

Die Teilnahme an einem Personalgespräch während der Erkrankung des Arbeitnehmers kann nur in engen Ausnahmefällen angewiesen werden. Denn während der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers steht dem Arbeitgeber grundsätzlich kein Weisungsrecht hinsichtlich der Pflichten zu, von denen der Arbeitnehmer krankheitsbedingt befreit ist (BAG 02.11.2016, NZA 2017, 183). Doch auch während der Krankheit bleibt das Weisungsrecht bzgl. Neben- und insbesondere Rücksichtnahme- und Unterlassungspflichten des Arbeitnehmers nach § 241 BGB bestehen. Die Weisungserteilung ist dabei während der Arbeitsunfähigkeit auf dringende betriebliche Anlässe beschränkt. Unter Berücksichtigung dieser Grundsätze ist der Arbeitgeber berechtigt, den Arbeitnehmer zur Teilnahme an einem – zumutbar kurzen – Personalgespräch anzuweisen (Preis in ErfK ArbR, § 106 GewO Rn. 6). Dies kommt etwa in Betracht, wenn der Arbeitnehmer über Informationen zu wesentlichen und dringlichen betrieblichen Angelegenheiten verfügt, die der Arbeitgeber anders nicht zu erlangen vermag und auf die er für den Fortgang des Geschäftsbetriebes angewiesen ist. Das Gespräch muss unaufschiebbar und dem Arbeitnehmer zumutbar sein. 

Vor und während des Personalgesprächs – Einladung und Durchführung

Der Arbeitgeber muss bei der Erteilung von Weisungen stets billiges Ermessen walten lassen, § 106 Satz 1 GewO. Dies gilt es auch im Rahmen von Personalgesprächen zu beachten. Der Arbeitgeber hat folglich die Arbeitnehmerinteressen angemessen zu berücksichtigen (Tillmanns in BeckOK ArbR, § 106 GewO Rn. 50). So besteht etwa eine Verpflichtung zur rechtzeitigen Unterrichtung über das Personalgespräch sowie über dessen Inhalt, sofer keine berechtigten Arbeitgeberinteressen berechtigen würden (Majer/Törmer, NZA 2024, 1260, 1261).

Weisungen des Arbeitgebers und mithin auch die Aufforderung zur Teilnahme an einem Personalgespräch unterliegen keinem Formzwang und sind auch mündlich möglich.

Um der Wahrung billigen Ermessens nach § 106 GewO bei der Durchführung des Personalgesprächs Rechnung zu tragen, kann der Arbeitgeber dazu angehalten sein, Rücksicht auf etwaige Verhinderungen des Arbeitnehmers zu nehmen, auf Wunsch das Gespräch zu protokollieren oder eine Reaktions- bzw. Bedenkzeit für Entscheidungen oder Äußerungen zu gewähren.

Im Rahmen des arbeitgeberseitigen Weisungsrechts ist jedoch der Arbeitnehmer sodann zur Mitwirkung an dem Personalgespräch verpflichtet, da es sich um eine arbeitsvertragliche Nebenpflicht handelt, § 241 BGB.

Hinzuziehung Dritter zu Personalgesprächen – Rechtsanwalt, Betriebsrat oder ohne Vertrauensperson?

Betriebsfremde Personen – etwa in Gestalt eines Rechtsanwalts – dürfen grundsätzlich nur mit Zustimmung des Arbeitgebers zu einem Personalgespräch hinzugezogen werden. Hintergrund ist der streng personenbezogene Charakter des Arbeitsverhältnisses (§ 613 BGB). In Betracht kommt jedoch, dass sich der Arbeitnehmer etwa bzgl. zukunftsbezogener Entscheidungen eine Bedenkzeit erbittet, um sodann Rücksprache mit einem Anwalt halten zu können (so schon oben zur Wahrung billigen Ermessens bei der Durchführung von Personalgesprächen).

Etwas anders liegt es, wenn der Arbeitgeber einen Anwalt zu dem Gespräch hinzuzieht. In diesem Fall kann die Hinzuziehung eines Anwalts auch auf Arbeitnehmerseiten aus Gründen der „Waffen- und Chancengleichheit“ geboten sein. Auch hier ist das Stichwort „Wahrung billigen Ermessens“ zu nennen.

Wann die Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds zu Personalgesprächen beansprucht werden kann, ist gesetzlich abschließend geregelt. So kann die Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds erfolgen

• bei Gesprächen über künftige Änderungen von Arbeitsabläufen oder des Arbeitsplatzes (§ 81 Abs. 4 Satz 3 BetrVG),
• bei Gesprächen über Berechnung und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts und Leistungsbeurteilung bzw. beruflicher Entwicklung (§ 82 Abs. 2 Satz 2 BetrVG)
• bei Einsichtnahme in die Personalakte (§ 83 Abs. 1 Satz 2 BetrVG) sowie 
• bei Beschwerden des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber (§ 84 Abs. 1 Satz 2 BetrVG).

Dabei gilt der Anspruch auf Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds auch dann, wenn einer der eben genannten Inhalte nur einen Teil des Gesprächs ausmacht (Seker in ArbRAktuell 2023, 508, 509).

Kritikgespräche hat der Arbeitnehmer – mangels gesetzlicher Anspruchsgrundlage zur Hinzuziehung einer Vertrauensperson – grundsätzlich allein durchzustehen, sofern es nur um das Verhalten, nicht aber um eine Leistungsbeurteilung geht.

Insbesondere ist der Arbeitnehmer nicht berechtigt, einem Personalgespräch wegen untersagter Hinzuziehung einer Vertrauensperson fernzubleiben, wenn für die Hinzuziehung einer solchen keine gesetzliche Anspruchsgrundlage besteht.

Handlungsempfehlung

• Aus Arbeitgebersicht ist zu berücksichtigen, dass der Arbeitnehmer nur eine Teilnahmepflicht an Personalgesprächen hat, soweit sich der Arbeitgeber im Rahmen seines Weisungsrechts nach § 106 GewO bewegt.
• Während der Arbeitsunfähigkeit sollte ein Personalgespräch nur in Ausnahmefällen und bei Vorliegen dringender betrieblicher Erfordernisse durchgeführt werden.
• Bei der Teilnahme Dritter an einem Personalgespräch ist zu unterscheiden zwischen den Fällen, in denen der Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds hat und allen anderen Fällen, in denen die Teilnahme Dritter – insbesondere unternehmensfremder Personen – nur mit der Zustimmung des Arbeitgebers erfolgen kann.