Personalgespräche sind wichtig für eine gute Zusammenarbeit, können aber unangenehm sein, besonders bei Kritik. Arbeitnehmer fragen sich oft, ob ihre Teilnahme verpflichtend ist, wie viel sie offenbaren müssen und ob Unterstützung möglich ist.
Personalgespräche sollten im Ausgangspunkt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber positiv sein. Im Rahmen einer offenen Kommunikation ist eine gute Entwicklung der Zusammenarbeit am besten möglich. Dennoch können Personalgespräche durchaus auch unangenehm sein – insbesondere, wenn es um Kritik an der Arbeitsleistung oder sonstigem Verhalten des Arbeitnehmers geht. In diesem Kontext stellt sich für Arbeitnehmer die Frage, ob sie überhaupt verpflichtet sind, an dem Gespräch teilzunehmen, inwieweit sie sich äußern müssen und ob Unterstützung hinzugezogen werden kann.
Gründe für ein Personalgespräch
Zu unterscheiden ist nach den Anlässen für ein Personalgespräch. Davon hängt mitunter ab, ob der Arbeitnehmer zur Teilnahme und Mitwirkung verpflichtet ist und ob er eine Vertrauensperson hinzuziehen kann.
Jährlich stattfindende Mitarbeitergespräche sind regelmäßig in Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen vorgesehen, da diese nicht zuletzt der Motivation der Arbeitnehmer dienen sollen. Gegenstand sind regelmäßig Leistungsbeurteilungen für die Vergangenheit und Zielvereinbarungen für die Zukunft.
Davon abzugrenzen sind aufgrund eines bestimmten Anlasses abgehaltene Kritikgespräche. Es liegt in der Natur der Sache, dass diese weder für den Arbeitnehmer noch für den Personalverantwortlichen angenehm sind. Gegenstand kann hier insbesondere die Erteilung oder jedenfalls Vorbereitung disziplinarischer Weisungen sein. Bisheriges Verhalten wird kritisiert und um künftige Abhilfe gebeten.
Schließlich kommen auch Personalgespräche in Form von Kontrollbesprechungen in Betracht. Der Arbeitgeber darf im Rahmen seiner Weisungsbefugnis deren Einhaltung überprüfen. Im Rahmen einer Kontrollbesprechung kann abgefragt werden, welche Arbeitsleistungen in letzter Zeit erbracht wurden. Es kann beispielsweise gefragt werden, an welchem Tag zu welcher Zeit ein Kundengespräch welchen Inhalts stattgefunden hat (Peters, Das Weisungsrecht der Arbeitgeber, VII. Rn. 881). Dabei darf es jedoch nicht zu einer schikanösen unzumutbaren Überprüfung kommen. Zu denken ist an dieser Stelle an das Maßregelungsverbot nach § 612a BGB.
Selbstverständlich kann auch der Arbeitnehmer ein Gespräch mit dem Arbeitgeber anstoßen – etwa, wenn seinerseits Beschwerden gegenüber Kollegen oder dem Arbeitgeber selbst bestehen.
Teilnahmepflicht an Personalgesprächen
Grundsätzlich sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, zu Personalgespräche zu erscheinen. Ausgangspunkt für die Frage der Teilnahmepflicht ist § 106 GewO, wonach dem Arbeitgeber ein Weisungsrecht bzgl. Ort, Zeit und inhaltlicher Durchführung der Arbeitstätigkeit sowie bzgl. Ordnung und Verhalten im Betrieb obliegt. Die Teilnahme des Arbeitnehmers ist dabei Teil seiner arbeitsvertraglichen Nebenpflicht gemäß § 241 BGB, um die Erfüllung der Hauptleistungspflichten zu fördern bzw. erst sinnvoll zu ermöglichen.
Sowohl bei anlasslosen Mitarbeitergesprächen in Form von „Feedback“ als auch bei Kritikgesprächen besteht folglich eine Teilnahmepflicht des Arbeitnehmers, da es regelmäßig um die Durchführung der Arbeitstätigkeit bzw. das Verhalten im Betrieb geht.
Widersetzt sich der Arbeitnehmer der berechtigten Weisung zur Teilnahme an einem Personalgespräch kann es zum Ausspruch einer Abmahnung kommen.
Abseits des Weisungsrechts – insbesondere für arbeitsvertraglich fixierte und mithin das Weisungsrecht beschränkende Vertragsbedingungen – besteht jedoch kein arbeitgeberseitiges Weisungsrecht, sodass keine Teilnahmepflicht bei entsprechenden Personalgesprächen besteht. Dies gilt insbesondere für Gespräche, die eine Änderung der vertraglich vereinbarten Hauptleistungspflichten oder gar die Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzielen.
Auch während der Arbeitszeit sind Arbeitnehmer – mangels Weisungsrechts des Arbeitgebers in diesen Bereichen – nicht zur Teilnahme verpflichtet (BAG 23.06.2009, NZA 2009, 1011, 1012 f.).
Personalgespräch während der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers
Die Teilnahme an einem Personalgespräch während der Erkrankung des Arbeitnehmers kann nur in engen Ausnahmefällen angewiesen werden. Denn während der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers steht dem Arbeitgeber grundsätzlich kein Weisungsrecht hinsichtlich der Pflichten zu, von denen der Arbeitnehmer krankheitsbedingt befreit ist (BAG 02.11.2016, NZA 2017, 183). Doch auch während der Krankheit bleibt das Weisungsrecht bzgl. Neben- und insbesondere Rücksichtnahme- und Unterlassungspflichten des Arbeitnehmers nach § 241 BGB bestehen. Die Weisungserteilung ist dabei während der Arbeitsunfähigkeit auf dringende betriebliche Anlässe beschränkt. Unter Berücksichtigung dieser Grundsätze ist der Arbeitgeber berechtigt, den Arbeitnehmer zur Teilnahme an einem – zumutbar kurzen – Personalgespräch anzuweisen (Preis in ErfK ArbR, § 106 GewO Rn. 6). Dies kommt etwa in Betracht, wenn der Arbeitnehmer über Informationen zu wesentlichen und dringlichen betrieblichen Angelegenheiten verfügt, die der Arbeitgeber anders nicht zu erlangen vermag und auf die er für den Fortgang des Geschäftsbetriebes angewiesen ist. Das Gespräch muss unaufschiebbar und dem Arbeitnehmer zumutbar sein.
Durchführung und Mitwirkung an einem Personalgespräch
Der Arbeitgeber muss bei der Erteilung von Weisungen stets billiges Ermessen walten lassen, § 106 Satz 1 GewO. Dies gilt es auch im Rahmen von Personalgesprächen zu beachten. Der Arbeitgeber hat folglich die Arbeitnehmerinteressen angemessen zu berücksichtigen (Tillmanns in BeckOK ArbR, § 106 GewO Rn. 50). So kann sich etwa eine Verpflichtung zur rechtzeitigen Unterrichtung über das Personalgespräch sowie dessen Inhalt ergeben, sofern dem keine berechtigten Arbeitgeberinteressen entgegenstehen.
Weisungen des Arbeitgebers und mithin auch die Aufforderung zur Teilnahme an einem Personalgespräch unterliegen keinem Formzwang und sind auch mündlich möglich.
Um der Wahrung billigen Ermessens nach § 106 GewO bei der Durchführung des Personalgesprächs Rechnung zu tragen, kann der Arbeitgeber dazu angehalten sein, Rücksicht auf etwaige Verhinderungen des Arbeitnehmers zu nehmen, auf Wunsch das Gespräch zu protokollieren oder eine Reaktions- bzw. Bedenkzeit für Entscheidungen oder Äußerungen zu gewähren.
Im Rahmen des arbeitgeberseitigen Weisungsrechts ist jedoch der Arbeitnehmer sodann zur Mitwirkung an dem Personalgespräch verpflichtet, da es sich um eine arbeitsvertragliche Nebenpflicht handelt, § 241 BGB.
Hinzuziehung Dritter zu Personalgesprächen – Rechtsanwalt, Betriebsrat oder ohne Vertrauensperson?
Betriebsfremde Personen – etwa in Gestalt eines Rechtsanwalts – dürfen grundsätzlich nur mit Zustimmung des Arbeitgebers zu einem Personalgespräch hinzugezogen werden. Hintergrund ist der streng personenbezogene Charakter des Arbeitsverhältnisses (§ 613 BGB). In Betracht kommt jedoch, dass sich der Arbeitnehmer etwa bzgl. zukunftsbezogener Entscheidungen eine Bedenkzeit erbittet, um sodann Rücksprache mit einem Anwalt halten zu können (so schon oben zur Wahrung billigen Ermessens bei der Durchführung von Personalgesprächen).
Etwas anders liegt es, wenn der Arbeitgeber einen Anwalt zu dem Gespräch hinzuzieht. In diesem Fall kann die Hinzuziehung eines Anwalts auch auf Arbeitnehmerseiten aus Gründen der „Waffen- und Chancengleichheit“ geboten sein. Auch hier ist das Stichwort „Wahrung billigen Ermessens“ zu nennen.
Wann die Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds zu Personalgesprächen beansprucht werden kann, ist gesetzlich abschließend geregelt. So kann die Hinzuziehung eines Betriebsratsmitglieds erfolgen
- bei Gesprächen über künftige Änderungen von Arbeitsabläufen oder des Arbeitsplatzes (§ 81 Abs. 4 Satz 3 BetrVG),
- bei Gesprächen über Berechnung und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts und Leistungsbeurteilung bzw. beruflicher Entwicklung (§ 82 Abs. 2 Satz 2 BetrVG) sowie
- bei Beschwerden des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber (§ 84 Abs. 1 Satz 2 BetrVG).
Kritikgespräche hat der Arbeitnehmer – mangels gesetzlicher Anspruchsgrundlage zur Hinzuziehung einer Vertrauensperson – grundsätzlich allein durchzustehen, sofern es nur um das Verhalten, nicht aber um eine Leistungsbeurteilung geht.
Insbesondere ist der Arbeitnehmer nicht berechtigt, einem Personalgespräch wegen untersagter Hinzuziehung einer Vertrauensperson fernzubleiben, wenn für die Hinzuziehung einer solchen keine gesetzliche Anspruchsgrundlage besteht.
Fazit
Festzuhalten bleibt:
- Soweit der Arbeitgeber sich im Rahmen seines Weisungsrechts nach § 106 GewO bewegt, besteht eine Teilnahmepflicht bei Personalgesprächen.
- Während der Arbeitsunfähigkeit kann ein Personalgespräch nur unter engen Voraussetzungen durchgesetzt werden.
- Unternehmensfremde Dritte können bei Personalgesprächen grundsätzlich nur mit Zustimmung des Arbeitgebers hinzugezogen werden.
- Wann der Arbeitnehmer die Teilnahme eines Betriebsratsmitgliedes verlangen kann, ist abschließend in §§ 81, 82 und 84 BetrVG geregelt.