Krankmeldung aus dem Ausland: Welche Vorgaben sind zu beachten?

Verpflichtung zu Mitteilung und Nachweis der Arbeitsunfähigkeit

Unabhängig davon, ob sie im In- oder Ausland erkranken, sind arbeitsunfähig erkrankte Arbeitnehmer nach § 5 Abs. 1 Satz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) verpflichtet, dem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer nach den gesetzlichen Vorschriften grundsätzlich auch

• eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie ihrer voraussichtlichen Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG) sowie im weiteren Verlauf,
• wenn die Arbeitsunfähigkeit länger dauert, als in der Bescheinigung angegeben, eine neue ärztliche Bescheinigung vorzulegen (§ 5 Abs. 1 Satz 4 EFZG).

Gesetzliche Neuerungen beim Nachweis der Arbeitsunfähigkeit

Seit dem 01.01.2023 ist im Rahmen der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigung (eAU-Verfahren) die Vorlagepflicht einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an den Arbeitgeber für bestimmte gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer entfallen. Diese müssen nur noch die Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer feststellen und sich selbst eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aushändigen lassen (§ 5 Abs. 1a EFZG). Eine unmittelbare Nachweispflicht gegenüber dem Arbeitgeber besteht danach grundsätzlich nicht mehr.

Hiervon gibt es jedoch Ausnahmen. So gilt die vereinfachte Handhabung nicht für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten und soweit die Arbeitsunfähigkeit durch einen Arzt festgestellt wurde, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt (§ 5 Abs. 1a Satz 3 EFZG). Da nur (inländische) Vertragsärzte der gesetzlichen Krankenkassen an das eAU-Verfahren angeschlossen sind, nicht jedoch ausländische Ärzte, gilt somit, dass sowohl

• Privatversicherte dem Arbeitgeber weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorzulegen haben als auch
• gesetzlich Versicherte, die während des Urlaubs im Ausland erkranken.

Besonderheiten bei im Ausland arbeitsunfähig erkrankten Arbeitnehmern

Hält sich der Arbeitnehmer bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit im Ausland auf, sind nach § 5 Abs. 2 EFZG darüber hinaus spezielle Sonderregelungen zur Anzeige und Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit zu beachten.

Mitteilung in der schnellstmöglichen Art der Übermittlung

So ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber die

• Arbeitsunfähigkeit,
• deren voraussichtliche Dauer und
• die Adresse am Aufenthaltsort

in der schnellstmöglichen Art der Übermittlung mitzuteilen (§ 5 Abs. 2 Satz 1 EFZG). Die durch die Mitteilung entstehenden Kosten hat der Arbeitgeber zu tragen (§ 5 Abs. 2 Satz 2 EFZG). Die schnellste Übermittlungsart dürfte im Regelfall die telefonische Mitteilung oder die Mitteilung per Email, SMS oder Telefax sein.

Mitteilungspflicht auch gegenüber gesetzlicher Krankenkasse

Ist der Arbeitnehmer Mitglied der gesetzlichen Krankenkasse, so ist er – anders als bei einer Erkrankung im Inland, bei welcher die Mitteilung über den behandelnden Arzt erfolgt – zudem verpflichtet, auch der Krankenkasse die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich anzuzeigen (§ 5 Abs. 2 Satz 3 EFZG).

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als angezeigt, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, auch der gesetzlichen Krankenkasse die voraussichtliche Fortdauer der Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen (§ 5 Abs. 2 Satz 4 EFZG).

Für Privatversicherte gelten die mit ihrer jeweiligen Krankenversicherung vertraglich vereinbarten Regelungen.

Keine Besonderheiten bei Nachweispflicht

Hinsichtlich der Nachweispflichten im Fall einer Erkrankung im Ausland sieht das Gesetz keine Besonderheiten vor. Es gelten daher grundsätzlich die für die Erkrankung im Inland anwendbaren Vorschriften, also insbesondere die Frist des § 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG. Der Arbeitnehmer hat demnach, trotz seines Auslandsaufenthaltes, bei einer länger als drei Kalendertage andauernden Arbeitsunfähigkeit eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer grundsätzlich spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen.

Vereinfachtes Verfahren zur Nachweispflicht im Ausland

Nach § 5 Abs. 2 Satz 5 EFZG können die gesetzlichen Krankenkassen allerdings festlegen, dass der Arbeitnehmer seine Anzeige- und Mitteilungspflichten gegenüber der Krankenkasse auch gegenüber einem ausländischen Sozialversicherungsträger erfüllen kann. In der Praxis kommt es darauf an, ob der Arbeitnehmer in einem Land erkrankt, mit dem es eine Vereinbarung bzw. Abkommen über ein vereinfachtes Verfahren gibt.

Erkrankung innerhalb der EU

Bei Erkrankungen innerhalb der EU steht dem Arbeitnehmer ein solches vereinfachtes Verfahren zur Erfüllung seiner Nachweispflichten zur Verfügung. Der gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer kann sich an den für seinen Aufenthaltsort zuständigen ausländischen Sozialversicherungsträger wenden und dort die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des behandelnden Arztes vorlegen, statt sie dem Arbeitgeber zu übersenden. Der Arbeitgeber wird dann von der deutschen Krankenkasse informiert, die diese Information wiederum von der ausländischen Krankenversicherung erhalten hat.

Das vereinfachte Verfahren steht naturgemäß nur den Mitgliedern einer gesetzlichen Krankenkasse zur Verfügung.

Erkrankung außerhalb EU

Über die EU hinaus wird das vereinfachte Verfahren auch mit Ländern durchgeführt, mit denen ein entsprechendes Sozialversicherungsabkommen geschlossen wurde. Erkrankt der Arbeitnehmer in einem anderen Land, mit dem kein entsprechendes Sozialversicherungsabkommen besteht, verbleibt es bei den allgemeinen Vorgaben zur Anzeige- und Nachweispflicht.

Anzeigepflichten nach Rückkehr aus dem Ausland

Kehrt ein arbeitsunfähig erkrankter Arbeitnehmer in das Inland zurück, so ist er verpflichtet, dem Arbeitgeber und der Krankenkasse seine Rückkehr unverzüglich anzuzeigen (§ 5 Abs. 2 Satz 7 EFZG). Die Mitteilungspflicht besteht grundsätzlich unabhängig davon, ob die Arbeitsunfähigkeit noch weiter andauert oder nicht.

Leistungsverweigerungsrecht bei Pflichtverstößen

Solange der Arbeitnehmer den ihm obliegenden Verpflichtungen nach § 5 Abs. 2 EFZG nicht nachkommt, ist der Arbeitgeber berechtigt, die Fortzahlung des Entgelts zu verweigern (§ 7 Abs. 1 Nr. 1 EFZG). Dies gilt jedenfalls dann, wenn der Arbeitnehmer die Verletzung der ihm obliegenden Verpflichtungen zu vertreten hat (§ 7 Abs. 2 EFZG).

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Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers

Exkurs: Beweiswert ausländischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

Auch einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus einem Land außerhalb der EU kommt grundsätzlich der gleiche Beweiswert zu wie einer in Deutschland ausgestellten Bescheinigung. Die Bescheinigung muss jedoch erkennen lassen, dass der ausländische Arzt zwischen einer bloßen Erkrankung und einer mit Arbeitsunfähigkeit verbundenen Krankheit unterschieden und damit eine den Begriffen des deutschen Arbeits- und Sozialversicherungsrechts entsprechende Beurteilung vorgenommen hat (BAG, Urteil v. 15.1.2025 – 5 AZR 284/24; BAG, Urteil v. 19.2.1997 – 5 AZR 83/96). 

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung begründet allerdings keine gesetzliche Vermutung einer tatsächlich bestehenden Arbeitsunfähigkeit mit der Folge, dass nur der Beweis des Gegenteils zulässig wäre. Insbesondere ist der Arbeitgeber nicht auf die in § 275 Abs. 1 a SGB V aufgeführten Regelbeispiele ernsthafter Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit beschränkt (BAG, Urteil v. 15.1.2025 – 5 AZR 284/24).  

Gelingt es dem Arbeitgeber, den Beweiswert der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu erschüttern, tritt hinsichtlich der Darlegungs- und Beweislast wieder derselbe Zustand ein, wie er vor Vorlage der Bescheinigung bestand. Es ist dann Sache des Arbeitnehmers, konkrete Tatsachen darzulegen und im Bestreitensfall zu beweisen, die den Schluss auf eine bestehende Erkrankung zulassen. Hierzu ist substantiierter Vortrag z. B. dazu erforderlich, welche Krankheiten vorgelegen haben, welche gesundheitlichen Einschränkungen bestanden haben und welche Verhaltensmaßregeln oder Medikamente ärztlich verordnet wurden. Der Arbeitnehmer muss also zumindest laienhaft bezogen auf den gesamten Entgeltfortzahlungszeitraum schildern, welche konkreten gesundheitlichen Beeinträchtigungen mit welchen Auswirkungen auf seine Arbeitsfähigkeit bestanden haben (BAG, Urteil v. 15.1.2025 – 5 AZR 284/24). 

Kommen mehrere Umstände in Betracht, die gegen den Beweiswert einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sprechen können, ist stets eine Gesamtbetrachtung des zu würdigenden Einzelfalls vorzunehmen. Diese kann dazu führen, dass Umstände, die für sich unverfänglich sein mögen, in der Gesamtschau ernsthafte Zweifel am Beweiswert der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung begründen (BAG, Urteil v. 15.1.2025 – 5 AZR 284/24). 

Hat ein Arbeitgeber Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit seines Arbeitnehmers, genügt es nach – älteren – der Rechtsprechung des EuGH (für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus dem Gebiet der Europäischen Union) zur Erschütterung des Beweiswertes hingegen nicht, wenn der Arbeitgeber nur Umstände darlegt und beweist, die zu ernsthaften Zweifeln an der Arbeitsunfähigkeit Anlass geben. Vielmehr muss der Arbeitgeber Nachweise erbringen, an Hand derer das nationale Gericht ggf. feststellen kann, dass der Arbeitnehmer missbräuchlich eine festgestellte Arbeitsunfähigkeit gemeldet hat (EuGH, Urteil v. 2.5.1996, C 206/94, „Paletta II“; EuGH, Urteil v. 3.6.1992, C 45/90, „Paletta I“).

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus dem EU-Ausland kommt daher letztlich ein höherer Beweiswert zu als den deutschen. Die Regeln des deutschen Rechts kommen damit in vollem Umfang nur zur Anwendung, wenn sich der betreffende Arbeitnehmer außerhalb der EU im Ausland befindet.