Ein Kündigungsgespräch vorbereiten in fünf Schritten

Schon bei der Vorbereitung eines Kündigungsgesprächs sollten Sie sich darauf einstellen: Ein Kündigungsgespräch verläuft nicht stressfrei!

Seien Sie sich der Außenwirkung Ihrer Kündigung bewusst. Sie agieren als Unternehmensvertreter und Überbringer der Hiobsbotschaft. Auch wenn im Unternehmen klar ist, dass Arbeitsplätze gestrichen werden müssen: Sie sprechen mit einem Menschen und nicht mit einem "Arbeitsplatz".

Erster Schritt: Gesprächsziele festlegen

In dem folgenden sind verschiedene Zielebenen dargestellt. Bei einem Kündigungsgespräch ist die Ausdifferenzierung der verschiedenen Ziele allerdings nicht unbedingt erforderlich: Das Mussziel entspricht dem Hauptziel. Ein Alternativziel ist bei Kündigungsgesprächen in der Regel nicht vorgesehen.

Hauptziel: Kündigung aussprechen

Oft weiß der betroffene Mitarbeiter sehr wohl, dass es um seine Kündigung geht. Zögern Sie deswegen nicht und sprechen Sie die Kündigung sofort aus. Beim Kündigungsgespräch geht es darum, den Entlassenen aufzubauen und Schadens­begrenzung zu betreiben. Eine detaillierte Aufzählung von Kündigungsgründen, diversen Fehlleistungen oder der Hinweis auf betriebsschädigendes Verhalten ist in einem Kündigungsgespräch unangebracht.

Das gilt insbesondere bei einer betriebsbedingten Kündigung wie in folgendem Beispiel: In Ihrem Unternehmen wurde ein Sozialplan aufgesetzt. Sie sprechen heute mit Ihrem jüngsten Teammitglied. Herr Urban ist seit zwei Jahren in der Firma beschäftigt, ledig und hat keine Unterhaltsverpflichtungen.

Verfolgen Sie eine offene Strategie und verstecken Sie sich nicht hinter pauschalen Aussagen: „Laut Sozialplan gehören Sie zu den Betroffenen”. Äußern Sie vielmehr echtes Bedauern und Anteilnahme. Dafür ist es wichtig, dass Sie eine Balance zwischen Empathie und Klarheit finden. Bieten Sie auf keinen Fall faule Kompromisse an und machen Sie Ihrem Mitarbeiter keine falschen Hoffnungen.

Beim Kündigungsgespräch gilt: Hauptziel = Mussziel

In einem Kündigungsgespräch müssen Sie das Hauptziel erreichen. Das Mussziel ist im Kündigungsfall identisch mit dem Hauptziel. Das Alternativziel entfällt ersatzlos, da Ihr Entschluss zur Kündigung des Mitarbeiters feststeht.

Optimalziel: Alle Formalitäten und weiteres Vorgehen durchsprechen

 Wenn es Ihnen gelingt, mit dem gekündigten Mitarbeiter alle Formalitäten und das weitere Vorgehen durchzusprechen (Zeugnis; ggf. Abfindung, Outplacement-Maßnahme, Coaching …) haben Sie Ihr Optimalziel erreicht.

Beispiel: Herr Urban nimmt seine Kündigung gefasst auf. Er ist froh, dass Sie für ihn ein 10-stündiges Individual-Coaching mit Bewerbungstraining initiieren konnten.

Diesen Fehler sollten Sie im Kündigungsgespräch vermeiden

Seien Sie sich als Vorgesetzter über den Ernst der Lage bewusst. Flapsige Bemerkungen, aufgesetzte Freundlichkeit oder übertriebene Härte im Gespräch bauen Barrieren auf. Oft verbergen sich eigene Unsicherheiten hinter solchen Reaktionen. Schließlich ist die Situation auch für Sie als Führungskraft nicht leicht.

Gehen Sie also nicht vor, wie im folgenden Beispiel: Nach dem DFB-Pokalspiel am Sonntag verwickeln Sie Ihren Mitarbeiter in ein ausgedehntes Gespräch über Spielerqualitäten und Trainerstrategien. 20 Minuten später kommen Sie endlich zum Thema und sprechen die Kündigung aus.

Seien Sie sachlich, direkt und offen zu Ihrem Mitarbeiter. Klären Sie Ihren Mitarbeiter schnell über die Kündigung auf und erläutern Sie ihm eventuell Ihre Beweggründe, ohne zu diskutieren 

Zweiter Schritt: Mitarbeiter analysieren

Analysieren Sie vor dem Trennungsgespräch die Situation Ihres Mitarbeiters. So können Sie die Hintergründe seines Verhaltens beleuchten und optimal auf die zu erwartenden Verhaltensweisen reagieren.

Bei der Analyse des Mitarbeiters werden vier Aspekte unterschieden:

• Mitarbeitergeschichte
• Ihre Beziehung zum Mitarbeiter
• das Verhalten des Mitarbeiters
• die vermutete Reaktion des Mitarbeiters

Versetzen Sie sich in die Lage des Mitarbeiters! Welches Verhalten und welche Reaktionen würden Sie zeigen, wenn Ihnen die Kündigung ausgesprochen wird? Welche Gefühle (Ängste, Selbstzweifel) würde eine Kündigung bei Ihnen auslösen.

Mitarbeitergeschichte

In wie vielen Projekten haben Sie mit Ihrem Mitarbeiter zusammengearbeitet? Positives Arbeitsklima und gute Zusammenarbeit verstärken die Bindung zu Ihrem Mitarbeiter. Das ist natürlich sehr gut so! Nur in Kündigungssituationen erleichtert eine gemeinsame Geschichte und das entstandene Wir-Gefühl die Situation nicht, wie es das folgende Beispiel schildert: Frau Bruggner ist als Assistentin ihre rechte Hand. Sie können sich absolut auf sie verlassen. Seit Jahren arbeiten sie nun schon zusammen. Leider müssen aufgrund eines Firmenzusammenschlusses Stellen abgebaut werden. Schweren Herzen müssen Sie Ihr kündigen.

Beziehung zum Mitarbeiter

Es ist ein Unterschied, ob Sie einem Mitarbeiter während der Probezeit kündigen oder nach langjähriger Zusammenarbeit. Die Probezeit gilt als gegenseitige Testphase, in der festgestellt wird, ob Unternehmen und Mitarbeiter zusammenpassen. Hier entwickelt sich die Arbeitsbeziehung erst langsam.

Anders ist es bei langjährigen Mitarbeitern. Hier hat sich über die Jahre eine intensive Arbeitsbeziehung entwickelt. Vielleicht haben Sie schon gemeinsame Erfolge erzielt, Durststrecken bewältigt und Konflikte gelöst. Dann ist die Kündigung ein schwerer Schritt.

Hierzu ein Beispiel: Herr Kuver arbeitet seit zwei Monaten in Ihrer Abteilung. Bereits im ersten Monat haben Sie festgestellt, dass Herr Kuver sich bei Kundenverhandlungen im Ton vergreift. Sie gaben ihm nach den Gesprächen Feedback und forderten ihn auf, sein Verhalten zu verändern. Bis dato können Sie keine Verhaltensänderung feststellen.

Je länger das Arbeitsverhältnis besteht, desto schwieriger gestalten sich Kündigungsgespräche. Mitarbeiter haben oft das Gefühl, schlecht behandelt zu werden: „Ich habe alles für die Firma gegeben und jetzt schmeißen Sie mich einfach raus.” Auch mit einer hohen kommunikativen Kompetenz werden Sie dieses Gefühl nicht ganz aus der Welt schaffen können.

Mitarbeiterverhalten

Kündigen Sie Ihrem Mitarbeiter, lösen Sie damit eine Krisensituation bei ihm aus. Möglicherweise ist Ihr Mitarbeiter vor Schreck „wie gelähmt”. Beispiel: Herr Durner nimmt Ihre Kündigung wortlos entgegen. Er vermittelt Ihnen den Eindruck, als würde er wie das Kaninchen vor der Schlange sitzen und Ihnen wie gelähmt zuhören.

Gehen Sie bei der Analyse des vermuteten Mitarbeiterverhaltens von Ihren Erfahrungen mit dem Mitarbeiter aus. Gab es bereits schwierige Situationen, die Sie mit ihm erlebt haben? Welches Verhalten zeigte Ihr Mitarbeiter hier? Wie reagierte Ihr Mitarbeiter bisher auf Feedback, Kritik und von ihm verursachte Fehler?

Vermutete Reaktion des Mitarbeiters

Wenn Sie Ihren Mitarbeiter schon lange kennen und viel über ihn wissen, verführt dies zu vorschnellen Annahmen, wie er im Gespräch reagieren wird. Hier ist Vorsicht geboten. Für die optimale Gesprächsvorbereitung ist es wichtig, unterschiedliche Reaktionen innerlich „durchzuspielen”.

Ihr Mitarbeiter wird wahrscheinlich ruhig reagieren. Aber was verbirgt sich hinter dieser Reaktion? Wenn Ihr Mitarbeiter unter Schock steht, sind emotionale Ausbrüche (z. B. aggressives Verhalten, laut werden, Tränenausbrüche) ebenso möglich wie Schweigen und Resignation. Sie kennen Ihren Mitarbeiter gut! Stellen Sie sich unterschiedliche Szenarien vor und überlegen Sie sich, welche Reaktionen von Ihrem Mitarbeiter zu erwarten sind. Beispiel: Herr Kupfer versucht seine Tränen zu unterdrücken, als Sie ihm kündigen. Betroffen sehen Sie, dass er die Kontrolle verliert und stumm weint.

Stellen Sie sich bei Kündigungsgesprächen auf heftige Reaktionen ein. Auch wenn Ihre Mitarbeiter in der Regel „angemessen” reagieren, sollten Sie auch mit extremen Gefühlsäußerungen umgehen können.

Dritter Schritt: Inhalte des Kündigungsgesprächs klären

Sie kündigen Ihrem Mitarbeiter nicht unvermittelt. Vielmehr ist es ein längerer Prozess, indem Sie sich mit der Situation auseinandersetzen. Vielleicht sind auch der Betriebsrat und die Personalabteilung involviert. So können Sie die Inhalte klären und das Gespräch in Ruhe vorbereiten.

Die folgenden Fragen helfen Ihnen bei der inhaltlichen Vorbereitung eines Kündigungsgespräches.

• Was ist der Gesprächsanlass? Erfolgt die Kündigung betriebsbedingt, außerordentlich oder während der Probezeit?
• Liegen mir Informationen, Unterlagen, Fakten zum Gesprächsthema vor?
  Legen Sie die vorbereitete schriftliche Kündigung bereit und besorgen Sie sich ggf. Unterlagen vom Betriebsrat.
• Wie formuliere ich meine Aussagen? Welche Argumente habe ich?
  Sofort, ohne Umschweife, die Kündigung aussprechen. Keine Diskussionen, sondern Fakten mitteilen, Schuldzuweisungen und persönliche Angriffe vermeiden.
• Was sind die vermuteten Argumente des Gesprächspartners?
  Jeder geht unterschiedlich mit Verletzungen um, deshalb ist eine situationsbezogene Gesprächsführung notwendig. Stellen Sie sich also auf unterschiedliche Argumente und Reaktionsweisen des Mitarbeiters ein. Rechnen Sie auch mit verärgerten oder wütenden Reaktionen.

Vierter Schritt: Organisatorisches vorbereiten

Führen Sie das Gespräch in einem geschützten Rahmen. Alle Störungen durch Telefon oder Kollegen gilt es auszuschalten. Stellen Sie Getränke bereit. Als Zeitrahmen für das erste Gespräch planen Sie 15 Minuten ein.

Fünfter Schritt: Den Mitarbeiter informieren

Informieren Sie Ihren Mitarbeiter zeitnah und teilen Sie ihm mit, wenn weitere Personen an dem Gespräch teilnehmen werden. Es empfiehlt sich, den Wochen- oder Tagesbeginn wählen.

Kündigen Sie in der Probezeit? Warten Sie bitte nicht bis zum vorletzten bzw. letzten Arbeitstag. Sprechen Sie dann die Kündigung aus, wenn Ihnen klar ist, dass Sie dem Mitarbeiter keinen unbefristeten Arbeitsvertrag anbieten werden.

Dies ist ein Auszug aus dem Buch „Schwierige Mitarbeitergespräche“ von Franz Hölzl und Nadja Raslan. Hier können Sie das Buch im Haufe-Shop bestellen.