Betriebskostenabrechnung

Neue Wasser- und Wärmezähler müssen seit dem 1.1.2025 nicht mehr dem Eichamt gemeldet werden. Die Pflicht wurde mit dem Bürokratieentlastungsgesetz abgeschafft.

Die von Mietern zu zahlenden Betriebskosten sind im Abrechnungsjahr 2023 gegenüber dem Vorjahr im Schnitt um zehn Prozent gestiegen. Vor allem Heiz- und Warmwasserkosten haben zugelegt, zeigen Daten des Deutschen Mieterbundes.

Heizkosten in Mehrfamilienhäusern, die überwiegend mit Wärmepumpe versorgt werden, mussten bisher nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Das ändert sich nun: Am 1. Oktober tritt eine Novellierung der Heizkostenverordnung in Kraft.

Die Betriebskostenabrechnung für gewerbliche Immobilien kann es in sich haben. Das liegt daran, dass die Mietverträge einen breiten Spielraum für besondere Absprachen bieten. Viele fehlerhafte Abrechnungen sind ein Aufruf, dem Thema mehr Sorgfalt und Ressourcen zu widmen.

Ein vor Abschluss eines Mietvertrages geschlossener ungünstiger Vertrag des Vermieters mit einem Dienstleister kann allein keinen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot begründen. Ein Verstoß kommt erst in Betracht, wenn der Vermieter eine Möglichkeit zur Korrektur nicht ergreift.

Die Kosten für eine regelmäßige Kontrolle der Mülltonnen auf Einhaltung der Mülltrennung und eine erforderliche Nachsortierung sind als Betriebskosten auf den Mieter umlegbar.

Die Kosten für die Prüfung von Rauchwarnmeldern sind als Betriebskosten auf die Mieter umlegbar. Dem stehen Regelungen in den Bauordnungen der Länder, nach denen öffentlich-rechtlich die Wartung den Mietern obliegt, nicht entgegen.

Ein Mieter kann eine auf eine Betriebskostenabrechnung geleistete Nachzahlung nicht deshalb zurückfordern, weil der Vermieter die geschuldete Belegeinsicht verweigert oder nur unzureichend gewährt hat.

Bei einer zentralen verbundenen Heizanlage, die Wärme und Warmwasser bereitstellt, ist der Warmwasseranteil mittels Wärmemengenzähler zu messen. Fehlt es hieran, ist die Heizkostenabrechnung nicht verbrauchsabhängig und der Mieter kann die Kosten kürzen.

Das Recht des Mieters auf Einsicht in die Belege einer Betriebskostenabrechnung erstreckt sich grundsätzlich auf die Originale. Ein besonderes Interesse muss der Mieter nicht darlegen. Nur ausnahmsweise reicht die Vorlage von Kopien aus.

Ist der Wärmezähler defekt, darf der Vermieter den Wärmeverbrauch einer Wohnung anhand des Verbrauchs vergleichbarer Räume schätzen. Dabei müssen die Vergleichsräume nicht im selben Gebäude liegen wie die Wohnung, für die die Schätzung erfolgt.

Mehrere Kostenarten dürfen in der Betriebskostenabrechnung nur zusammengefasst werden, wenn sie eng zusammenhängen. Ein enger Zusammenhang liegt nicht vor, soweit im Mietvertrag die Umlage diverser Kosten als "sonstige Betriebskosten" vereinbart ist.

Ein Mieter kann nach Ende des Mietverhältnisses die Rückzahlung von Betriebskostenvorauszahlungen nur verlangen, soweit er zuvor keine Möglichkeit hatte, seinen Abrechnungsanspruch durch die Zurückbehaltung der laufenden Vorauszahlungen durchzusetzen.

Der VermieterBrief Februar 2021 unter anderem mit dem Thema Betriebskostenabrechnung

Das Recht des Mieters auf Einsicht in die Belege einer Betriebskostenabrechnung erstreckt sich nicht nur auf Rechnungen, sondern auch auf die zugehörigen Zahlungsbelege.

Ist in einem gewerblichen Mietvertrag die Pflicht zur Zahlung der Umsatzsteuer ausdrücklich nur für die Netto-Miete vorgesehen, liegt die Auslegung nahe, dass der Mieter auch für die Nebenkosten Umsatzsteuer schuldet.

Vermieter und Mieter können jederzeit vereinbaren, dass der Mieter den in einer Betriebskostenabrechnung ausgewiesenen Saldo als verbindlich anerkennt. Eventuelle Mängel der Abrechnung werden damit unbeachtlich.

Wohnungsunternehmen werden zunehmend nach ihrem Nachhaltigkeitsbeitrag gefragt. Es wird somit wichtig, nicht nur die CO2-Emissionen der bewirtschafteten Wohnungen, sondern auch durchschnittliche Müll- und Wasserverbräuche zu kennen. Eine Datengrundlage liefern die Betriebskostenabrechnungen.

Der VermieterBrief  Juni 2020 unter anderem mit dem Thema "Gibt's jetzt doch was auf den „Mietendeckel“?

Auch in einem Gewerbemietvertrag geht aus dem Begriff "Betriebskosten" ohne Erläuterung hervor, dass alle in der Betriebskostenverordnung genannten Kostenarten gemeint sind. Die Umlage „sämtlicher Betriebskosten“ auf den Mieter ist daher hinreichend bestimmt.

In einer Betriebskostenabrechnung nach Fläche muss der Vermieter den Abrechnungsmaßstab in der Regel auch dann nicht näher erläutern, wenn die einzelnen Positionen anhand unterschiedlicher Gesamtflächen verteilt werden.

Der Verwalter-Brief Februar mit dem Thema "Betriebskosten"

Eine Notdienstpauschale des Hausmeisters zählt nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten, sondern zu den Verwaltungskosten. Diese muss der Vermieter tragen.

Vermieter und Mieter können im Mietvertrag eine rein verbrauchsabhängige Verteilung der Heizkosten vereinbaren und damit von den in der HeizKV vorgesehenen Höchstsätzen für den verbrauchsabhängigen Anteil abweichen.

Muss der Vermieter die Heizkosten gemäß § 7 Abs. 1 Satz 2 HeizKV zu 70 Prozent nach Verbrauch verteilen, darf er nicht stattdessen einen anderen Maßstab wählen und den Mieter darauf verweisen, die fehlerhafte Abrechnung um 15 Prozent zu kürzen.

Auch bei preisgebundenem Wohnraum ist für die Verteilung von Betriebskosten nach Wohnfläche immer die tatsächliche und nicht die vereinbarte Wohnungsgröße maßgeblich.

Betriebskosten, die schon seit Abschluss des Mietvertrages anfallen, aber nicht als umlagefähig vereinbart sind, kann der Vermieter nicht nachträglich unter Berufung auf eine Vertragsklausel umlegen, die ihm die Umlage neuer Betriebskosten gestattet.

Ist im Mietvertrag die Umlage der Kosten der Gebäudeversicherung auf den Mieter vereinbart, sind die Kosten eines in der Gebäudeversicherung mitversicherten Mietausfalls als Betriebskosten umlagefähig.

Für die Verteilung von Betriebskosten nach Wohnfläche kommt es auf die tatsächliche und nicht auf die vereinbarte Wohnungsgröße an. Seine Rechtsprechung, dass die vereinbarte Wohnfläche maßgeblich ist, wenn diese nicht mehr als 10 Prozent von der tatsächlichen abweicht, gibt der BGH auf.

Ist der Inhaber eines dinglichen Wohnrechts zur Zahlung von Betriebskosten verpflichtet, muss der Eigentümer die Betriebskostenabrechnung auch dann innerhalb eines Jahres erteilen, wenn keine Vorauszahlungen vereinbart sind. Versäumt er diese Frist, kann er keine Betriebskosten für das Abrechnungsjahr fordern.

Bestreitet der Mieter die Richtigkeit einer Betriebskostenabrechnung, obliegt der Nachweis, dass die Abrechnung korrekt ist, dem Vermieter. Auch ohne besonderes Interesse des Mieters muss der Vermieter Einsicht in die Ablesebelege der anderen Mieter gewähren.

Die Betriebskostenabrechnung muss so gestaltet sein, dass der Mieter daraus die Kosten abgrenzen und beziffern kann, die auf haushaltsnahe Dienstleistungen gemäß § 35a EStG entfallen. Eine gesonderte Bescheinigung muss der Vermieter nicht erteilen.

Eine Betriebskostenabrechnung ist nicht deshalb formell fehlerhaft, weil der Mieter hin- und herblättern muss, um die auf mehrere Seiten verteilten Rechenschritte nachvollziehen zu können.

Der Mieter kann eine Abrechnung von Heizung und Warmwasser nach Verbrauch nicht deshalb um 15 Prozent kürzen, weil der Vermieter die auf die Warmwasserversorgung entfallende Wärmemenge entgegen der Heizkostenverordnung nicht mit einem Wärmezähler erfasst hat.

Eine Betriebskostenabrechnung ist nicht deshalb formell unwirksam, weil der Vermieter die getrennt nach Kostenarten aufgeführten Kosten nur einzeln angegeben hat, ohne für jede Kostenart eine Summe zu bilden.

Bei der Betriebskostenabrechnung für ein teils gewerblich und teils zu Wohnzwecken genutztes Grundstück muss der Vermieter für die Umlage der Grundsteuer keinen Vorwegabzug für die gewerblich genutzten Einheiten vornehmen.

Wirft der Vermieter die Betriebskostenabrechnung an Silvester bis 18 Uhr beim Mieter in den Briefkasten, geht die Abrechnung noch am selben Tag zu und wahrt die Abrechnungsfrist. Dieser Auffassung ist das LG Hamburg.

Bei zwar überwiegend ungedämmten, aber unter Putz verlegten Heizungsrohren kommt eine Verteilung der Rohrwärme als erfasster Verbrauch gemäß den Regeln der Technik nicht in Betracht. § 7 Abs. 1 Satz 3 HeizKV ist nur auf freiliegende Leitungen anwendbar. 

Der Vermieter einer Eigentumswohnung kann die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter auch dann wirksam erstellen, wenn die zugrundeliegende Jahresabrechnung von der WEG noch nicht per Beschluss genehmigt worden ist.

Für die Differenzierung der Kostenpositionen in der Betriebskostenabrechnung ist es notwendig, aber auch ausreichend, die Kosten nach den Ziffern des Betriebskostenkatalogs aus der Betriebskostenverordnung aufzuschlüsseln.

Der Vermieter einer Eigentumswohnung muss gegenüber dem Mieter grundsätzlich auch dann innerhalb eines Jahres über die Betriebskosten abrechnen, wenn die Wohnungseigentümer die Jahresabrechnung noch nicht beschlossen haben.

Nach einer Betriebskostenabrechnung kann der Mieter Einsicht in die Original-Abrechnungsbelege verlangen. Er muss sich auch dann nicht mit Kopien begnügen, wenn die Wohnung weit vom Sitz des Vermieters entfernt liegt, so das LG Kempten.

Nutzerwechselkosten sind keine umlagefähigen Betriebskosten. Der Vermieter kann den Mieter daher nicht in der Betriebskostenabrechnung damit belasten.

Der WEG-Verwalter darf bei der Verteilung von Heiz- und Wasserkosten in der Jahresabrechnung keine Werte verwenden, die mit ungeeichten Zählern gemessen worden sind. Die Eichbehörden können dem Verwalter die Verwendung der Werte per Ordnungsverfügung untersagen.

Übersendet der Vermieter dem Mieter unaufgefordert Belegkopien, anstatt dem Mieter Einsicht in die Originalbelege zu ermöglichen oder diesem die Belege per Fax oder E-Mail zu schicken, muss er die Kopierkosten selbst tragen.

Mit einer Betriebskostenpauschale ist auch ein überhöhter Wasserverbrauch des Mieters abgegolten, es sei denn, der Mieter hat den übermäßigen Verbrauch schuldhaft verursacht, etwa indem er einen Schaden nicht rechtzeitig gemeldet hat.

Rügt der Mieter zu spät, dass eine Betriebskostenabrechnung Kosten enthält, die in der Wohnraummiete generell nicht umlagefähig sind, muss er auch diese Kosten tragen. Das hat der BGH entschieden und damit eine Streitfrage geklärt.

Rechnet der Vermieter die Kosten für die Abfallbeseitigung anhand des verursachten und erfassten Restmülls ab, darf er eine angemessene Mindestmenge ansetzen, auch wenn einzelne Mieter benachteiligt werden, die tatsächlich weniger Müll verursachen.