Betriebskosten: Rechte & Pflichten von Mietern & Vermietern

Mieter haben bei einer mietvertraglichen Vereinbarung ein Recht auf Erteilung einer Betriebskostenabrechnung. Das Recht kann notfalls mit gerichtlicher Hilfe durchgesetzt werden.

Prüfung der Abrechnung und Einwendungsfrist

Einwendungen kann der Mieter nur bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung erheben. Voraussetzung für den Lauf der Frist ist, dass der Mieter eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung erhält, die vollständig und klar verständlich ist und die Mindestangaben enthält.

Hat ein Mieter gegen die Abrechnungen verschiedener Jahre stets die gleiche Einwendung – weil der Vermieter denselben Fehler jedes Jahr wiederholt –, muss er diese Einwendung jedes Jahr neu vorbringen, so der BGH, der sich bei der Enscheidung auf § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB stützt.

Korrektur der Betriebskostenabrechnung

Solange die Abrechnungsfrist noch läuft, kann der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung auch zu Lasten des Mieters korrigieren, etwa wenn er sich verrechnet hat oder umlagefähige Positionen zunächst nicht abgerechnet hat. Eine Korrektur zu Lasten des Mieters während der Abrechnungsfrist ist selbst dann möglich, wenn der Vermieter bereits ein Guthaben an den Mieter ausgezahlt hat.

Nach Ablauf der Abrechnungsfrist kann der Vermieter die Abrechnung nicht mehr zu Lasten des Mieters korrigieren. In Ausnahmefällen kann es dem Mieter aber nach Treu und Glauben verwehrt sein, sich bei offensichtlichen Fehlern auf diese Frist zu berufen.

Einsicht in Belege und Unterlagen

Mieter haben das Recht, die Originalbelege für die Betriebskostenabrechnung einzusehen. Das gilt für sämtliche Unterlagen, die im Zusammenhang mit der Abrechnung stehen: Das betrifft zum Beispiel Hausmeisterverträge und Wartungsverträge, aber auch Zahlungsbelege.

Ist bei Eigentumswohnungen eine Hausverwaltung zuständig, muss sie Mietern den Einblick gewähren. Vermieter sollten Mieter zur Belegeinsicht beim WEG-Verwalter am besten schriftlich ermächtigen.

Die Belege dürfen fotografiert werden, der Mieter hat das Recht eine Begleitperson zur Belegeinsicht mitzubringen und er kann sich auch vertreten lassen, sofern ein Auftrag an eine dritte Person erteilt wurde.

Verweigern Vermieter die Belegeinsicht, löst das ein Zurückbehaltungsrecht des Mieters gegen den Anspruch auf Nachzahlungen aus.

Betriebskostenabrechnung: Belegeinsicht digital

Vermieter sind seit Anfang 2025 berechtigt, Belege über die Betriebskostenabrechnung ausschließlich elektronisch zum Abruf bereitzustellen oder per E-Mail zu übersenden.

Selbst wenn Originale noch vorhanden wären, können Mieter auf elektronische Belege verwiesen werden. Stellen Vermieter alle Belege zur Abrechnung elektronisch bereit, ist das Einsichtsrecht erfüllt und es besteht kein Zurückbehaltungsrecht der Mieter mehr.

Zudem wird im neuen § 556 Abs. 4 BGB das Recht des Mieters auf Einsicht in die Abrechnungsbelege ausdrücklich kodifiziert. Bislang leitet die Rechtsprechung das Einsichtsrecht aus der allgemeinen Vorschrift des § 259 Abs. 1 zweiter Halbsatz BGB ab.

Fristgerechte Erstellung und transparente Darstellung

Rechnet der Vermieter nicht fristgerecht innerhalb eines Jahres ab, kann der Mieter die laufenden Vorauszahlungen zurückhalten, bis der Vermieter die geschuldete Abrechnung vorgelegt hat. Schließlich kann der Mieter nach beendetem Mietverhältnis vom Vermieter die Rückzahlung der Vorauszahlungen verlangen, über die der Vermieter nicht abgerechnet hat.

Vermieter können Abrechnungen zwar nachholen, werden dann aber die Prozesskosten zu tragen haben und wegen Versäumung der Abrechnungsfrist keine Nachzahlungen mehr verlangen können.

Aufführung der einzelnen Betriebskostenarten

Die einzelnen Betriebskostenarten müssen grundsätzlich getrennt aufgeführt werden, damit der Mieter die Abrechnung nachvollziehen kann.

Die Kosten für Frischwasser und Abwasser dürfen laut Bundesgerichtshof (BGH) zusammengefasst werden, sofern beide einheitlich nach dem gemessenen Frischwaserverbrauch umgelegt werden. Ausdrücklich erlaubt hat der BGH auch, die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung in einer Summe unter der Kostenposition "Versicherung" zusammenzufassen.

Umgang mit Nachzahlungen und Guthaben

Der Vermieter einer Eigentumswohnung kann nach Ablauf der Jahresfrist nur dann noch eine Nachforderung verlangen, wenn er die Verspätung der Abrechnung der WEG-Verwaltung über die Vorauszahlungen nicht zu vertreten hat – was er konkret darzulegen hat, so der BGH.

Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, dem Mieter innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung Guthaben auszubezahlen. Individuelle Abmachungen zum Zeitpunkt der Auszahlung müssen im Mietvertrag klar vereinbart werden. Nach dem Ende der Abrechnungsperiode hat der Mieter drei Jahre Zeit, den Anspruch auf Erstattung des Guthabens geltend zu machen. Danach verjährt der Anspruch.