27.02.2015 | Top-Thema Betriebskostenabrechnung

Die häufigsten Fallen

Kapitel
Bild: Haufe Online Redaktion

Bei der Betriebskostenabrechnung werden oft dieselben Fehler wiederholt. Die nachfolgende Aufstellung soll helfen, dies zu vermeiden.

Betriebskostenabrechnung weist formelle Fehler auf

Beispiel: Der Vermieter vergisst, in der Betriebskostenabrechnung die jeweiligen Umlageschlüssel anzugeben. Der Mieter bittet um Nachbesserung. Zu Recht?

Lösung: Ja, denn eine Betriebskostenabrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein. Daher muss sie einige Mindestangaben enthalten, die dem Mieter eine problemlose Prüfung ermöglichen sollen. Dies ist jedenfalls nicht gewährleistet, wenn dem Mieter die Umlageschlüssel nicht bekannt gegeben werden.

Legt der Vermieter innerhalb der Abrechnungsfrist keine formell ordnungsgemäße Abrechnung vor, kann er keine Nachzahlungen beanspruchen. Für den Vermieter ist es somit von größter Bedeutung, fristgerecht eine formell ordnungsgemäße Abrechnung vorzulegen.

Wird zwar ein Umlageschlüssel angegeben, ist dieser jedoch falsch, so handelt es sich dabei um einen materiellen Fehler, der „nur“ zu einem Anspruch auf Neuberechnung auf der Grundlage der vertraglich vereinbarten Umlageschlüssel führt.

 

Betriebskostenabrechnung wird zu spät ausgehändigt

Beispiel: Der Vermieter gibt die Abrechnung für das Jahr 2014 am 29.12.2015 zur Post. Wegen eines verlängerten Postlaufs erreicht die Abrechnung den Mieter erst am 2.1.2016. Noch rechtzeitig?

Lösung: Nein, denn die Abrechnungsfrist beträgt ein Jahr und beginnt mit Ablauf des Abrechnungsjahres. Der Fristbeginn war hier der 1.1.2015. Die Abrechnungsfrist endet damit am 31.12.2015. Zwar hat der Vermieter die Abrechnung noch am 29.12.2015 in die Post gegeben. Ausschlaggebend ist jedoch allein der Zugang beim Mieter – und der war zu spät.

 

Der Vermieter kann den Zugang der Abrechnung nicht beweisen

Beispiel: Der Vermieter hat die Abrechnung, aus der sich eine Nachzahlung des Mieters ergibt, a) mit der Post an den Mieter versandt oder b) dem Mieter in den Briefkasten geworfen. Im anschließenden Prozess, in dem der Vermieter vom Mieter die Nachzahlung verlangt, behauptet der Mieter, keine Abrechnung erhalten zu haben. Der Vermieter kann den Zugang nicht beweisen. Die Jahresfrist ist abgelaufen. Kann der Vermieter den Prozess gewinnen?

Lösung: Nein, denn vor Gericht muss der Vermieter beweisen, dass dem Mieter die Abrechnung zugegangen ist. Dazu reicht es nicht aus, wenn der Vermieter die Absendung beweisen kann. Das begründet keinen Anscheinsbeweis dafür, dass die Abrechnung auch zugegangen ist.

Am besten versendet der Vermieter daher die Abrechnung per Einschreiben/Rückschein, wirft sie dem Mieter im Beisein einer neutralen Person in den Briefkasten oder händigt sie dem Mieter unter Zeugen aus. Eine gute Möglichkeit, den Zugang zu beweisen ist auch, dem Mieter die Abrechnung persönlich auszuhändigen und sich den Erhalt mit Datumsangabe auf einer Kopie bestätigen zu lassen.

 

Instandhaltungskosten werden abgerechnet

Beispiel: In der Betriebskostenabrechnung sieht der Vermieter auch eine Kostenposition „Hausmeisterkosten“ vor. Hierunter rechnet er den Lohn des Hausmeisters, dessen Wartungsarbeiten im Haus und die Vornahme von Renovierungsarbeiten im Waschkeller der Wohnanlage. Richtig?

Lösung: Nein, Instandhaltungskosten dürfen nicht abgerechnet werden. Sie gehören nicht zum Betriebskostenkatalog und stehen allein in der Kostenverantwortung des Vermieters. Zu den Instandhaltungskosten zählen jedenfalls in diesem Fall die Renovierungsarbeiten im Waschkeller, die der Vermieter daher nicht hätte abrechnen dürfen. Wartungsarbeiten im Haus hingegen, welche eine regelmäßige und turnusgemäße Durchführung erfordern, sind abrechnungsfähig.

 

Leerstand von Wohnungen wird falsch berücksichtigt

Beispiel: Die Wohnanlage des Vermieters besteht aus 50 Wohnungen. Zwei Wohnungen standen ca. drei Monate im Jahr 2015 leer. In der Abrechnung legt der Vermieter die Betriebskosten für diese Wohnungen für das gesamte Abrechnungsjahr um. Der Mieter einer dieser Wohnungen wehrt sich dagegen. Zu Recht?

Lösung: Ja, denn ein Leerstand von Wohnungen geht zulasten des Vermieters. Er muss also die auf den leer stehenden Wohnraum entfallenden Betriebskosten selbst entrichten. Eine Umlage nach Personenzahl bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die leer stehende Wohnung mit der Personenzahl 1 zugrunde zu legen ist.

Schlagworte zum Thema:  Betriebskostenabrechnung, Betriebskostenverordnung

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