27.02.2015 | Top-Thema Betriebskostenabrechnung

Mindestangaben und Formalia der Betriebskostenabrechnung

Kapitel
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Eine Betriebskostenabrechnung muss bestimmte formelle Anforderungen erfüllen. Werden diese nicht eingehalten, kann der Vermieter keine Nachforderungen verlangen.

Die Gestaltung der Betriebskostenabrechnung orientiert sich an deren Zweck, nämlich einen juristisch und betriebswirtschaftlich nicht gebildeten Mieter in die Lage zu versetzen, die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen. Damit dies gewährleistet ist, muss eine Betriebskostenabrechnung folgende Mindestangaben enthalten:

  • Abrechnungszeitraum und Zeitpunkt der Erstellung
  • Angabe der abzurechnenden Wohnung
  • Kenntlichmachung des Vermieters oder Verwalters als Aussteller
  • Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels
  • Berechnung des Anteils des Mieters
  • Abzug der Vorauszahlungen

Die Abrechnungspositionen müssen geordnet und klar gegliedert aufgeführt sein, wobei sich der Vermieter am Katalog aus der Betriebskostenverordnung orientieren kann.

Umlageschlüssel

Die umlegbaren Kostenpositionen sind nach dem jeweils gültigen Umlageschlüssel auf die Mieter zu verteilen. Der Schlüssel richtet sich nach dem Mietvertrag. So kann z. B. eine Umlage nach Wohnfläche, Personenzahl (meistens nicht empfehlenswert), Anzahl der Wohnungen, Miteigentumsanteilen (bei vermieteter Eigentumswohnung) oder Verbrauch vereinbart sein. Für jede einzelne Betriebskostenart kann der Umlageschlüssel gesondert vereinbart werden. Fehlt eine Vereinbarung im Mietvertrag, sind die Kosten nach Wohnfläche zu verteilen. Eine Ausnahme hiervon gibt die Heizkostenverordnung (HeizkostenVO) vor: Die Heiz- und Warmwasserkosten müssen zwingend nach Verbrauch abgerechnet werden.

Bei der Vermietung von Eigentumswohnungen sollte darauf geachtet werden, mit dem Mieter denselben Verteilerschlüssel zu vereinbaren, der für die Verteilung der Betriebskosten zwischen den Wohnungseigentümern maßgeblich ist.

Vermieter muss Wirtschaftlichkeitsgrundsatz beachten

Bei der Umlage der Betriebskosten ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Dieser gilt für die Verursachung, Erfassung und Abrechnung der Betriebskosten. Dieser Grundsatz schreibt ein vertretbares Kosten-Nutzen-Verhältnis vor. Nur solche Betriebskosten können umgelegt werden, die bei gewissenhafter Abwägung aller Umstände und bei ordentlicher Geschäftsführung gerechtfertigt sind. Die Beweislast für einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot trägt der Mieter, so der BGH.

Abrechnungsfrist: Ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums

Der Vermieter muss über Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abrechnen. Für den frei finanzierten Wohnraum gilt eine Abrechnungsfrist von einem Jahr nach Beendigung des Abrechnungszeitraums. Für das Jahr 2015 muss der Vermieter also spätestens bis zum 31.12.2016 abrechnen, wenn das Abrechnungsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Ferner muss dem Mieter die Abrechnung bis zu diesem Zeitpunkt zugehen. Nach der Rechtsprechung reicht allerdings der Einwurf der Abrechnung in den Briefkasten des Mieters am Silvesterabend nicht mehr aus.

Schlagworte zum Thema:  Betriebskostenabrechnung, Betriebskostenverordnung

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