- Voraussetzungen für die Umlage von Betriebskosten
- Form der Betriebskostenabrechnung und Mindestangaben
- Häufig gestellte Fragen zur Betriebskostenabrechnung
- Die häufigsten Fallen
Eine Betriebskostenabrechnung muss bestimmte formelle Anforderungen erfüllen. Werden diese nicht eingehalten, kann der Vermieter keine Nachzahlung verlangen.
Die Betriebskostenabrechnung hat den Zweck, einen juristisch und betriebswirtschaftlich nicht gebildeten Mieter in die Lage zu versetzen, die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen. Hieran orientieren sich Form und Gestaltung der Betriebskostenabrechnung.
Mindestangaben in der Betriebskostenabrechnung
Um der Form zu genügen, muss eine Betriebskostenabrechnung folgende Mindestangaben enthalten:
- Abrechnungszeitraum und Zeitpunkt der Erstellung
- Angabe der abzurechnenden Wohnung
- Kenntlichmachung des Vermieters oder Verwalters als Aussteller
- Zusammenstellung der Gesamtkosten
- Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels
- Berechnung des Anteils des Mieters
- Abzug der Vorauszahlungen
Die Abrechnungspositionen müssen geordnet und klar gegliedert aufgeführt sein, wobei sich der Vermieter am Katalog aus der Betriebskostenverordnung orientieren kann.
Nur formell wirksame Abrechnung wirkt fristwahrend
Der Vermieter muss die Betriebskostenabrechnung innerhalb einer bestimmten Frist erteilen (hierzu siehe unten). Nur eine formell wirksame Abrechnung, also eine Abrechnung, die die genannten Anforderungen erfüllt, wahrt die Abrechnungsfrist. Zudem kann der Vermieter nur aus einer formell wirksamen Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung fordern. Solange der Vermieter keine formell wirksame Abrechnung vorlegt, wird ein eventueller Nachzahlungsanspruch nicht fällig.
BGH lockert formelle Anforderungen an Betriebskostenabrechnung
Der BGH hat die formellen Anforderungen an die Betriebskostenabrechnung in den vergangenen Jahren immer mehr gelockert.
So müssen etwa Vermieter, die Kosten auf mehrere Gebäude verteilen oder um nicht umlagefähige Anteile bereinigen, nicht mehr aufschlüsseln, wie sie die Kosten ermittelt haben, die sie in der jeweiligen Abrechnungseinheit letztlich umlegen.
In einer Betriebskostenabrechnung nach Fläche muss der Vermieter den Abrechnungsmaßstab in der Regel auch dann nicht näher erläutern, wenn die einzelnen Positionen anhand unterschiedlicher Gesamtflächen verteilt werden.
Auch schadet es der formellen Wirksamkeit einer Betriebskostenabrechnung nicht, wenn der Vermieter die getrennt nach Kostenarten aufgeführten Kosten nur einzeln angegeben hat, ohne für jede Kostenart eine Summe zu bilden. Der Vermieter muss auch nicht unbedingt für jede Betriebskostenart den auf den Mieter entfallenden Anteil gesondert ausweisen. Es reicht, sämtliche Betriebskosten, für die derselbe Umlagemaßstab gilt, zuerst zu addieren und daraus unter Anwendung des Umlageschlüssels den vom Mieter insgesamt zu tragenden Anteil zu errechnen.
Umlageschlüssel in der Betriebskostenabrechnung
Die als Betriebskosten umlegbaren Kostenpositionen sind nach dem jeweils gültigen Umlageschlüssel auf die Mieter zu verteilen. Der Schlüssel richtet sich nach dem Mietvertrag. So kann zum Beispiel eine Umlage nach Wohnfläche, Personenzahl (meistens nicht empfehlenswert), Anzahl der Wohnungen, Miteigentumsanteilen (bei vermieteter Eigentumswohnung, hierzu im Übrigen sogleich) oder Verbrauch vereinbart sein. Für jede einzelne Betriebskostenart kann der Umlageschlüssel gesondert vereinbart werden.
Fehlt eine Vereinbarung im Mietvertrag, sind die Kosten nach Wohnfläche zu verteilen, wie sich aus § 556a Abs. 1 BGB ergibt. Eine Ausnahme hiervon gibt die Heizkostenverordnung (HeizkostenVO) vor: Die Heiz- und Warmwasserkosten müssen zwingend nach Verbrauch abgerechnet werden.
Betriebskostenabrechnung bei vermieteten Eigentumswohnungen
Eine Besonderheit ist bei vermieteten Eigentumswohnungen zu beachten: Hier gilt seit Inkrafttreten der WEG-Reform am 1.12.2020 der in der WEG jeweils gültige Verteilungsmaßstab auch im Verhältnis zwischen dem vermietenden Wohnungseigentümer und dem Mieter, sofern nichts anderes vereinbart ist. Dies ergibt sich aus dem neuen § 556a Abs. 3 BGB. Widerspricht der WEG-Maßstab billigem Ermessen, greift wiederum § 556a Abs. 1 BGB, so dass die Kosten nach Fläche bzw. Verbrauch umzulegen sind.
Ziel der Neuregelung war, die Betriebskostenabrechnung bei vermieteten Eigentumswohnungen zu vereinfachen. Zuvor galten oft mangels anderer Vereinbarung unterschiedliche Verteilungsschlüssel, etwa im Verhältnis Vermieter/Mieter der Flächenschlüssel, während innerhalb der WEG nach Miteigentumsanteilen abgerechnet wurde.
Vermieter muss Wirtschaftlichkeitsgrundsatz beachten
Bei der Umlage der Betriebskosten muss der Vermieter den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten. Dieser gilt für die Verursachung, Erfassung und Abrechnung der Betriebskosten. Dieser Grundsatz schreibt ein vertretbares Kosten-Nutzen-Verhältnis vor. Nur solche Betriebskosten können umgelegt werden, die bei gewissenhafter Abwägung aller Umstände und bei ordentlicher Geschäftsführung gerechtfertigt sind. Die Beweislast für einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot trägt der Mieter, so der BGH.
Abrechnungsfrist für Betriebskosten: Ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums
Der Vermieter muss über die Betriebskostenvorauszahlungen jährlich abrechnen. Für den frei finanzierten Wohnraum gilt eine Abrechnungsfrist von einem Jahr nach Beendigung des Abrechnungszeitraums. Für das Jahr 2020 muss der Vermieter also spätestens bis zum 31.12.2021 eine formell wirksame Betriebskostenabrechnung erteilen, wenn das Abrechnungsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Ferner muss dem Mieter die Abrechnung bis zu diesem Zeitpunkt zugehen. Nach der überwiegenden Rechtsprechung reicht allerdings der Einwurf der Abrechnung in den Briefkasten des Mieters am Silvesterabend nicht mehr aus. Das LG Hamburg hält in einem Urteil einen Einwurf der Betriebskostenabrechnung in den Briefkasten des Mieters am Silvesterabend bis 18 Uhr für ausreichend.
Erteilt der Vermieter bis zum Ende der Abrechnungsfrist keine Betriebskostenabrechnung, hat der Mieter bezüglich der weiteren Vorauszahlungen ein Zurückbehaltungsrecht, bis der Vermieter eine formell wirksame Abrechnung erstellt hat.
Eine verspätet vorgelegte Abrechnung kann keinen Nachzahlungsanspruch des Vermieters begründen. Ergibt die verspätete Abrechnung ein Guthaben für den Mieter, muss der Vermieter dieses aber ausbezahlen.
Korrektur der Betriebskostenabrechnung
Solange die Abrechnungsfrist noch läuft, kann der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung auch zu Lasten des Mieters korrigieren, etwa wenn er sich verrechnet hat oder umlagefähige Positionen zunächst nicht abgerechnet hat. Eine Korrektur zu Lasten des Mieters während der Abrechnungsfrist ist selbst dann möglich, wenn der Vermieter bereits ein Guthaben an den Mieter ausgezahlt hat. Das hat der BGH sowohl für die Wohnraummiete als auch für die Gewerberaummiete entschieden.
Nach Ablauf der Abrechnungsfrist kann der Vermieter die Abrechnung nicht mehr zu Lasten des Mieters korrigieren. In besonderen Ausnahmefällen kann es dem Mieter aber nach Treu und Glauben verwehrt sein, sich bei offensichtlichen Fehlern auf diese Frist zu berufen, so der BGH.