Eine Betriebskostenabrechnung setzt voraus, dass die Umlage der Betriebskosten auf die Mieter und eine Abrechnung darüber im Mietvertrag wirksam vereinbart sind. Im Mietvertrag muss auch stehen, welche Kostenpositionen auf die Miete aufgeteilt werden. Oder der Vermieter verweist auf § 2 der Betriebskostenverordnung. Dort sind alle umlagefähigen Betriebskosten aufgezählt.
Was sind Betriebskosten?
Betriebskosten sind umlagefähige laufende Kosten, die bei der Nutzung einer Immobilie regelmäßig anfallen.
Eine Abrechnung muss und kann nur erfolgen, wenn vertraglich vereinbart ist, dass der Mieter Vorauszahlungen leistet und dass abgerechnet werden soll. Nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs reicht es auch aus, im Mietvertrag niederzulegen, dass der Mieter "die Betriebskosten" zu tragen hat. Auf jeden Fall muss der Mietvertrag eine eindeutige Vereinbarung enthalten.
Ist eine Betriebskostenpauschale oder eine Bruttomiete vereinbart, in der die Betriebskosten enthalten sind, entfällt die Abrechnung.
Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten
Unter den Begriff Nebenkosten fallen alle Kosten neben der Kaltmiete, die bei der Nutzung einer Immobilien anfallen. Dazu zählen auch Instandhaltungs-, Instandsetzungs- und Verwaltungskosten. Auch wenn die für den Vermieter laufend anfallen, sind sie nicht umlagefähig. Über die Betriebskostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden können nur die Betriebskosten.
Es gibt Überschneidungen: So gehören etwa Instandhaltungskosten formell zu den Nebenkosten, unter Instandhaltung fallen aber auch Positionen wie die Wartung von Heizungen oder die Gartenpflege, die sich auf die Mieter umlegen lassen.
Gesetzliche Grundlagen: Betriebskostenverordnung, § 556 BGB
Rechtliche Grundlagen sind die Betriebskostenverordnung (BetrKV) und § 556 BGB.
Betriebskostenverordnung
Nach § 1 Abs. 1 BetrKV sind Betriebskosten die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. In § 1 Abs 2 BetrKV ist definiert, was nicht zu den Betriebskosten zählt:
Welche Betriebskosten umgelegt werden können, ergibt sich aus § 2 BetrKV. Für die Wohnraummiete ist die Aufzählung dort abschließend.
§ 556 BGB
In § 556 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind die Vereinbarungen über Betriebskosten im Mietvertrag geregelt. Die können unter bestimmten Voraussetzungen auch als Pauschale oder Vorauszahlung ausgewiesen werden. § 556 Abs. 1 steht:
(1) Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.
Relevanz für Immobilienverwaltungen
Betriebskosten haben auch Relevanz für Immobilienverwaltungen.
Definiert sind einige Aufgaben des Vermieters, die auf den Verwalter übertragen werden können, in § 556 Abs. 3 BGB.
(3) Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen; dabei ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet. Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Ein Kurzüberblick:
- Immobilienverwaltungen müssen umlagefähige Betriebskosten korrekt erfassen und abrechnen,
- sicherstellen, dass der Mietvertrag eine wirksame Vereinbarung zur Umlage der Betriebskosten enthält,
- die Abrechnung gemäß § 556 BGB und BetrKV innerhalb der Frist von zwölf Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode erstellen,
- darauf achten, dass Gesetzesänderungen, wie zum Beispiel die CO2-Kostenaufteilung, umgesetzt werden und
- den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten.
