Hausverwaltung: 5 Tipps für die Digitalisierung

Die Digitalisierung der Hausverwaltung ist kein Selbstläufer. Prof. Rainer Hummelsheim, Geschäftsführer der Domus Hausverwaltung, und Eugen Mönig, Geschäftsführer von Mönig Immobilienmanagement, haben auf dem Weg dahin viel gelernt – und teilen hier, was wirklich zählt.

Tipp 1: Mitarbeitende mitnehmen

Auf Berührungsängste, Misstrauen oder gar Widerstand im Team sind die beiden Verwalter mit den Digitalisierungsbestrebungen nicht gestoßen. "Jeder, der heute in einer Verwaltung arbeitet, weiß, dass er keine Angst um seinen Arbeitsplatz haben muss. Hingegen ist die Sorge vor Überlastung sehr weit verbreitet", so die Wahrnehmung von Mönig. Er ist überzeugt: "Von oben runterdiktieren – das geht meist schief. Wir alle tun uns schwer mit Neuerungen und damit, unsere Komfortzone zu verlassen. Deshalb ist es wichtig, das ganze Team mitzunehmen."

Mönig hat das mit seiner Prozessanalyse frühzeitig getan. Hummelsheim geht etwas anders vor: "Für jeden Veränderungsschritt ist der Ablauf relativ ähnlich: Ich selbst muss überzeugt sein. Dann überlege ich mir, wie eine Lösung aussehen könnte, mache eine Skizze oder ein Raster. Das stelle ich dann im Team vor und hole das Feedback der Mitarbeitenden ein." Im Umsetzungsprozess führt er die wichtigsten Zwischenschritte vor.

Tipp 2: Anlaufstelle für Rückfragen sichern

Für mögliche Probleme, etwa mit neuer Software, sind die beiden Verwalter erste Ansprechpartner. "Alles, was meine Mitarbeitenden können, muss ich auch können", formuliert Chef Hummelsheim den Anspruch an sich selbst. Bei zentralen Umstellungen, zum Beispiel der Buchhaltung, hat er Mitarbeiterschulungen ermöglicht. Bei Mönig gab es solche Fortbildungen nicht. "Wir haben mit Confluence ein Unternehmenshandbuch erstellt, in dem wir laufend aktualisiert alle Themen und Prozesse zum Nachschlagen hinterlegen", erklärt er.

Tipp 3: Software zum ERP passend auswählen

Ausgangspunkt für die Auswahl sollte immer das vorhandene Enterprise Ressource Planning (ERP) sein, so das Credo beider Verwalter. Die Player darum herum müssen dazu passen. "Es gibt viele tolle Apps etwa für Versicherungsschäden: Aber ohne Schnittstelle verursachen sie hohen Parallelaufwand", betont Hummelsheim.

Tipp 4: Netzwerk nutzen, Unterstützung suchen

Das eigene ERP schränkt die Optionen zwar ein, doch ist die Auswahl riesig. "Die Kapazitäten, alle zur Verfügung stehenden Lösungen für die diversen Prozesse zu testen, habe ich – genau wie wohl die meisten Verwalter – nicht", unterstreicht Mönig. "Ich bin jedoch in der Branche gut vernetzt und treffe beispielsweise in zwei ERFAs regelmäßig Kolleginnen und Kollegen. Der Erfahrungsaustausch ist enorm hilfreich, gerade zu ERPs und CRM."

Tipp 5: Digitalisierung Schritt für Schritt

Auch für Hummelsheim waren die Erfahrungen von Kollegen wichtige Orientierungshilfen. Für Beginner kann ein Mentor eine gute Unterstützung sein. "Den findet man über die Branchenverbände oder die sozialen Medien. Verwaltungen können sich auch an uns wenden", rät Mönig.

Beide Verwalter raten nachdrücklich dazu, einen Digitalisierungsschritt erst zu beginnen, wenn der vorherige beendet ist. "Sonst verzettelt man sich leicht", warnt Mönig. Außerdem sei es für alle Beteiligten wichtig, immer wieder Erfolgserlebnisse zu haben. Teil des schrittweisen Vorgehens könne auch sein, eine Maßnahme in mehrere Pakete zu teilen, schlägt Hummelsheim vor.

"Ein wichtiges Prinzip ist, jeden Schritt erstmal als Einstieg zu betrachten, mit der Möglichkeit, später zu erweitern. So habe ich beispielsweise bei der Einrichtung des Kundenportals die Mieterebene erstmal ausgeklammert", so der Domus-Geschäftsführer.

Das ist in Auszug aus dem Beitrag "Von Vorreitern lernen – der Digitalisierungsfahrplan" aus der Rubrik Verwalten & Vermarkten in der aktuellen Ausgabe 02/26 der "Immobilienwirtschaft".

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