Erstellung und Aufbau der Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung hat den Zweck, auch einen juristisch und betriebswirtschaftlich nicht gebildeten Mieter in die Lage zu versetzen, die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen. Sie richtet sich nach einer transparenten Darstellung und Nachvollziehbarkeit.

Form und Inhalt der Abrechnung

Der Vermieter kann nur aus einer formell wirksamen Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung fordern, nur sie wahrt die Abrechnungsfrist. Die Abrechnung muss Mindestinhalte erfüllen und rechtzeitig in schriftlicher Form zugestellt werden.

Bei einer Mietpreisbindung (zum Beispiel bei Sozialwohnungen und öffentlich geförderten Wohnungen) ist die vereinfachte Schriftform gemäß § 126 BGB vorgeschrieben.

Pflichtangaben und gesetzliche Fristen

Um der Form zu genügen, sollte eine Betriebskostenabrechnung folgende Mindestangaben enthalten:

• Datum der Abrechnung
• Angaben zum Aussteller
• Angaben zur abzurechnenden Wohnung
• Zusammenstellung der Gesamtkosten
• Angabe des Abrechnungszeitraums
• Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels
• Berechnung des Anteils für jeden Mieter
• Abzug der Vorauszahlungen, die vom Mieter geleistet wurden
• Angaben zu Nachzahlungen oder Rückzahlungen

Die Abrechnungspositionen müssen geordnet und klar gegliedert aufgeführt sein. Dabei kann sich der Vermieter am Katalog aus der Betriebskostenverordnung orientieren.

Für den frei finanzierten Wohnraum gilt eine Abrechnungsfrist von einem Jahr nach Beendigung des Abrechnungszeitraums. Für das Jahr 2024 muss der Vermieter also spätestens bis zum 31.12.2025 eine formell wirksame Betriebskostenabrechnung erteilen, wenn das Abrechnungsjahr dem Kalenderjahr entspricht. Dem Mieter muss die Abrechnung bis zu diesem Zeitpunkt zugehen.

Eine verspätet vorgelegte Abrechnung kann keinen Nachzahlungsanspruch des Vermieters begründen. Ergibt die verspätete Abrechnung ein Guthaben für den Mieter, muss der Vermieter das ausbezahlen.

Verteilerschlüssel und Abrechnungsmethoden

Dem Vermieter steht es grundsätzlich frei, ob er die Kosten nach dem Abflussprinzip oder dem Leistungsprinzip umlegt.

Beim Leistungsprinzip werden nur die Kosten in die Abrechnung einbezogen, die sich tatsächlich auf den Abrechnungszeitraum beziehen. Bei einer Abrechnung nach dem Abflussprinzip stellt der Vermieter einfach die Beträge in die Abrechnung ein, die er selbst im Kalenderjahr tatsächlich gezahlt hat.

Verteilerschlüssel (Wohnfläche, Verbrauch, Personenzahl)

Die als Betriebskosten umlegbaren Kostenpositionen sind nach dem jeweils gültigen Umlageschlüssel, der sich nach dem Mietvertrag richtet, auf die Mieter zu verteilen.

So kann zum Beispiel eine Umlage nach Wohnfläche, Personenzahl – meistens nicht empfehlenswert –, Anzahl der Wohnungen, Miteigentumsanteilen – bei vermieteter Eigentumswohnung – oder Verbrauch vereinbart sein. Für jede einzelne Betriebskostenart kann der Umlageschlüssel gesondert vereinbart werden.

Besonderheit bei vermieteten Eigentumswohnungen

Eine Besonderheit ist bei vermieteten Eigentumswohnungen zu beachten: Hier gilt seit Inkrafttreten der WEG-Reform am 1.12.2020 der in der WEG jeweils gültige Verteilungsmaßstab auch im Verhältnis zwischen dem vermietenden Wohnungseigentümer und dem Mieter, sofern nichts anderes vereinbart ist. Das ergibt sich aus dem neuen § 556a Abs. 3 BGB. Widerspricht der WEG-Maßstab billigem Ermessen, greift wiederum § 556a Abs. 1 BGB, so dass die Kosten nach Fläche bzw. Verbrauch umzulegen sind.

Ziel der Neuregelung war, die Betriebskostenabrechnung bei vermieteten Eigentumswohnungen zu vereinfachen. Zuvor galten oft mangels anderer Vereinbarung unterschiedliche Verteilungsschlüssel, etwa im Verhältnis Vermieter und Mieter der Flächenschlüssel, während innerhalb der WEG nach Miteigentumsanteilen abgerechnet wurde.

Anforderungen an verbrauchsabhängige Abrechnung

Fehlt eine Vereinbarung im Mietvertrag, sind die Kosten nach Wohnfläche zu verteilen (§ 556a Abs. 1 BGB). Eine Ausnahme hiervon gibt die Heizkostenverordnung (HeizkostenVO) vor. Die Heiz- und Warmwasserkosten müssen zwingend nach Verbrauch abgerechnet werden.

Der Heizkostenabrechnung liegt ein Verteilerschlüssel zugrunde, der den prozentualen Anteil der Verbrauchs- und Grundkosten festlegt. Laut § 7 HeizkostenVO sind "von den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50 vom Hundert, höchstens 70 vom Hundert nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen".