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Bewerbermanagement
Bewerbermanagement ist ein Teilbereich des Recruitings, der die Verwaltung von Bewerbungen, die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern sowie die interne Abstimmung bis hin zur endgültigen Personalauswahl und dem Aufbau eines Bewerberpools umfasst. Hier finden Sie eine Erläuterung der Abläufe im Bewerbermanagement und einen Überblick über Bewerbermanagementsysteme.
Ein digitales Bewerbermanagement trägt zur Zeit- und Kostenersparnis bei, indem alle internen Prozesse systematisiert und automatisiert werden. Der Workflow aus Zusagen, Absagen sowie Eingangs- und Terminbestätigungen wird abgebildet. Außerdem wird der Datenschutz über den gesamten Prozess hinweg gewährleistet.
Ein gutes Bewerbermanagement wirkt damit positiv auf die Arbeitgebermarke (Employer Brand). Denn, wenn der Bewerbungsprozess reibungslos abläuft, die Kommunikation gelingt und auch vertraulich bleibt, wird HR seiner Rolle als Dienstleister gegenüber den Bewerbenden gerecht: Die Kandidatinnen und Kandidaten bleiben über den Stand ihrer Bewerbung informiert, fühlen sich respektiert und das wiederum spricht für den Arbeitgeber.
Was ist Bewerbermanagement: Definition
Bewerbermanagement ist ein Sammelbegriff, der die verschiedenen Etappen im Prozess von der Einsendung einer Bewerbung bis zur Kommunikation der Zusage oder Absage beschreibt. Hierbei stehen mehrere Zielsetzungen im Vordergrund: Erstens geht es um Kosteneffizienz, schlanke Prozesse und transparente Abläufe in der Personalgewinnung. Ein weiteres Ziel ist es, die geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten von den weniger geeigneten zu unterscheiden und sie im Laufe des Prozesses nicht zu verlieren.
Das geht einher mit Ziel Nummer drei: Der Bewerbungsprozess muss so schlank und zugleich so aussagekräftig wie möglich gestaltet sein. Es gilt, lange Wartezeiten zu vermeiden, aber gleichzeitig ausreichend Gelegenheit zu bieten, dass sich Bewerbende und Unternehmen gut kennen lernen können. Ein viertes Ziel des Bewerbermanagements ist es, eine gelungene Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern aufzubauen, für eine gute Candidate Experience zu sorgen und damit die Außenwahrnehmung des Unternehmens positiv zu beeinflussen.
Bewerbermanagement Aufgaben: Bewerbermanagement vs. Talentmanagement
Zentrale Aufgabe des Bewerbermanagement ist es, die Verwaltungsabläufe im Hintergrund möglichst effizient abzuwickeln. So profitieren nicht nur die Kandidatinnen und Kandidaten, sondern auch das Human Resources Management. Gleichzeitig geht es darum, die Kommunikation mit den Bewerbenden nutzerfreundlich und zeitgemäß zu gestalten, um eine frühzeitige Bindung der potenziellen neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an das Unternehmen herzustellen.
Bewerbermanagement steht an der Schnittstelle zum Recruiting und Talent Management. Das Bewerbermanagement zielt jedoch stärker auf den konkreten Umgang mit den Kandidatinnen und Kandidaten: Es geht eher darum, die Kommunikation zwischen den Bewerbenden und dem Unternehmen sowie auch den Wissensaustausch zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen zu verbessern – etwa durch HR-Software. Damit kann das Bewerbermanagement gewissermaßen als praxis- und prozessorientierte Teildisziplin im Talent Management gelten. Dies wird am konkreten Ablauf des Bewerbermanagements deutlich.
Bewerbermanagement: Prozess und Ablauf
Der Bewerbermanagement-Prozess beginnt mit der Erstellung des Anforderungsprofils. Dabei gilt es, möglichst konkret zu sein. Die wichtigsten Fragen in diesem Zusammenhang:
- Was sind die wesentlichen Aufgaben, die der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin erfüllen soll?
- Welche Kompetenzen, Fähigkeiten und welches Fachwissen benötigt die Person, um die Aufgaben erfolgreich erledigen zu können?
Sind beide Fragen beantwortet, liegen bereits einige wichtige Hinweise auf die relevante Zielgruppe vor. Nun gilt es, eine Stellenanzeige zu erstellen, die die gewünschte Zielgruppe anspricht und den Jobsuchenden die wichtigsten Informationen über die Position vermittelt.
Die Wahl der Kommunikationskanäle ist der nächste Schritt im Bewerbermanagement-Prozess. Hierbei kann es durchaus sinnvoll sein, die relevante Zielgruppe zum Beispiel mithilfe sogenannter Kundenpersonas weiter auszudifferenzieren. Hinweise auf die Vorlieben der in Frage stehenden Bewerbergruppe lassen sich außerdem in einschlägigen Studien finden. Insgesamt geht es darum, sich mit einer detaillierten Zielgruppenanalyse bestmöglich in die Kandidatinnen und Kandidaten hineinzuversetzen, um die richtigen Kommunikationskanäle und Tools einsetzen zu können.
Als nächstes wird die Stellenanzeige auf Job-Portalen geschaltet, auf denen sich die anvisierte Zielgruppe aufhält. Je nach ausgeschriebener Position ist es sinnvoll, das durch weitere Maßnahmen zu ergänzen – etwa durch eine gezielte proaktive Ansprache von Kandidatinnen und Kandidaten (Active Sourcing) oder durch Social-Media-Aktivitäten.
Anschließend müssen die eingehenden Bewerbungen erfasst, bestätigt, ausgewertet und an die richtige Stelle im Unternehmen weitergeleitet werden. Danach gilt es, Termine mit den Kandidatinnen und Kandidaten zu vereinbaren, gegebenenfalls eignungsdiagnostische Tests durchzuführen und schließlich einen Arbeitsvertrag aufzusetzen. Bei all diesen Schritten, die hier bei Weitem nicht vollständig dargestellt sind, kann eine HR-Software unterstützen, indem sie Arbeitsschritte automatisiert, an Termine erinnert oder eine bessere Vergleichbarkeit von Bewerbungen ermöglicht.
Software im Bewerbermanagement: Stellenanzeigen aufgeben
Neben Anwendungen, die bei der Verwaltung von Bewerberdaten helfen, gibt es inzwischen zahlreiche Kommunikationslösungen und Reporting-Tools für beinahe alle Punkte (Touchpoints), an denen die Kandidatinnen und Kandidaten mit dem Unternehmen in Kontakt kommen. Viele Unternehmen setzen auf ein Bewerbermanagementsystem (BMS, auch genannt Applicant Tracking System – ATS), das den gesamten Prozess abdeckt.
Zu den Funktionen eines Bewerbermanagementsystems sollte die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf der eigenen Karrierewebseite und auf Stellenbörsen gehören – mit Bewerbungsmöglichkeit innerhalb der Stellenanzeige (One-Click-Bewerbung). Idealerweise enthält das BMS auch ein Multiposting-Tool, das automatisiert zur Stelle passende Jobportale vorschlägt und ein Reporting zu den einzelnen Recruitingkanälen bereitstellt.
Kollaboration und Kommunikation
Weitere Funktionen sind die Kollaboration mit anderen Recruiterinnen und Recruitern beziehungsweise Fachvorgesetzten in den Abteilungen und die Kommunikation mit den Bewerberinnen und Bewerbern, zum Beispiel automatisierte Eingangsbestätigungen oder das Versenden qualifizierter Zwischenstandsmeldungen.
Bewerbungen vergleichen, Bewerberportal einrichten
Zusätzlich bieten einige Bewerbermanagementsysteme die Möglichkeit, eingegangene Bewerbungen zu vergleichen, indem sie ein automatisiertes Matching der Angaben in den Bewerbungen mit den Stellenanforderungen vornehmen. Auch die Integration von Test- oder Auswahlverfahren für Bewerbende in den Bewerbungsprozess ist Bestandteil einiger BMS. Manche ermöglichen es den Unternehmen, Cultural-Fit-Tests oder Berufseignungstests auf der Karrierewebseite einzubinden.
Bewerberpool aufbauen und die Bewerberdatenbank führen
Der Aufbau eines Talentpools mit interessanten Bewerbungen, die für die aktuell ausgeschriebene Stelle nicht berücksichtigt werden konnten, sollte ebenfalls zu den Funktionen eines BMS gehören. Auch die Durchsuchungsmöglichkeit des Bewerberpools bei neuen Stellenausschreibungen sowie die Suchmöglichkeit in weiteren CV-Datenbanken oder im eigenen Mitarbeiterpool (internes Recruiting) sollte durch die Software unterstützt werden.
Bewerbermanagementsysteme: Ein Bewerberprofil per CV-Pasing erstellen
Ein wichtiger Bestandteil eines modernen Bewerbermanagementsystems ist das automatische Erfassen von Bewerberdaten, das sogenannte CV-Parsing. Dabei handelt es sich um HR-Software-Anwendungen, die eingehende Lebensläufe automatisiert auswerten und die wesentlichen Angaben erfassen. Damit erhöht sich die Vergleichbarkeit von Bewerbungen: Die Informationen aus den Lebensläufen werden systematisch ausgewertet und in tabellarischer, übersichtlicher Form dargestellt. Auch E-Mail-Postfächer für Bewerbungen können mit Hilfe von CV-Parsing automatisiert ausgelesen werden. Für die Bewerbenden erleichtert sich der Bewerbungsvorgang ebenfalls: Sie müssen nicht mehr zahlreiche Formular-Felder ausfüllen – das erledigt der CV-Parser für sie. Mit diesen und anderen Funktionen vereinfachen Bewerbermanagementsysteme den Recruiting-Prozess für Bewerbende und Unternehmen.
