Besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)

Mit dem Gesetz zur Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten vom 10.10.2013 (ERV-Gesetz) hat der Gesetzgeber die Rechtsgrundlage für das beA und die beA-Nutzungspflicht geschaffen. Das beA ist ein den Rechtsanwälten zur Verfügung stehendes Postfach. Zum 01.01.2022 startete die aktive Nutzungspflicht.

Besonderes elektronisches Anwaltspostfach: Definition

Das beA ist ein den Rechtsanwälten zur Verfügung stehendes Postfach zwecks Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr. Das beA löst das bisherige Gerichts- und Verwaltungspostfach (kurz: EGVP) ab. Durch das EGVP war es auch zuvor schon möglich, Schriftsätze und andere Dokumente auf elektronischem Weg bei Gericht einzureichen. Die einzelnen Regelungen hierzu variierten jedoch in den Bundesländern stark. Die Rechtslage ist durch das beA bundesweit vereinheitlicht worden. 

• Alle Gerichte bundesweit nehmen nun am elektronischen Rechtsverkehr teil und sind über das beA erreichbar.
• Umgekehrt können die Gerichte ihre Post über das beA an die Rechtsanwälte zustellen.
• Das beA dient der elektronischen Kommunikation zwischen den Gerichten und der Anwaltschaft sowie zwischen den Rechtsanwälten untereinander.

Anwaltspostfach als Teil des elektronischen Rechtsverkehrs

Das besondere elektronische Anwaltspostfach bietet der Rechtsanwaltschaft eine Möglichkeit, Schriftsätze und andere Dokumente im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs zu empfangen und zu versenden.

Wie funktioniert das beA?

Der über das Internet zugängliche sog. beA-Webclient der BRAK ähnelt in seiner Oberfläche den bekannten E-Mail-Postfachsystemen. Die Funktionen wurden jedoch zum Teil im Hinblick auf die anwaltliche Tätigkeit modifiziert und erweitert.

Beim Erstellen einer neuen Nachricht kann der Empfänger aus dem Adressbuch oder aus einem globalen Verzeichnis gewählt werden. Der Ordner Posteingang ähnelt in seiner optischen Gestaltung einem E-Mail-Postfach.

Allerdings ist aus Sicherheitsgründen der Betreff der Nachricht nicht erkennbar, solange die Nachricht noch nicht geöffnet worden ist. Nur der Absender und das Datum der Nachricht werden aufgeführt. Erst wenn die Nachricht geöffnet wird, wozu je nach Zugriffsberechtigung unter Umständen nur der Rechtsanwalt/die Rechtsanwältin selbst befugt ist, wird auch der Betreff der Nachricht angezeigt.

Im Posteingang können die angekommenen Nachrichten beliebig sortiert werden. Insbesondere ist es möglich, die Nachrichten nach Aktenzeichen einem bestimmten Verfahren zuzuordnen, so dass alle für dieses Verfahren relevanten Nachrichten auf einen Blick angezeigt werden können.

Der Ordner Postausgang enthält ein Adressverzeichnis, in welchem alle Gerichte, Rechtsanwälte, Kammern und sonstige Empfänger gespeichert sind. Bei der Erstellung einer Nachricht wird die Absenderzeile automatisch ausgefüllt. Zudem ist es möglich, das eigene Aktenzeichen sowie das des Gegners bzw. des Gerichts einzutragen. Dabei ist es auch möglich, die Nachricht direkt an mehrere Empfänger zu versenden.

Anhänge zur Nachricht, also Schriftsätze und deren Anlagen, können hochgeladen werden, wobei die Nachrichten nicht größer als 30 MB sein und nicht mehr als 100 Anhänge umfassen dürfen. Im Nachrichtenjournal wird dokumentiert, wenn eine Nachricht erfolgreich versendet worden ist.

Technische Voraussetzungen für das beA

Die Grundvoraussetzung ist ein Computer mit leistungsfähiger Internetverbindung. Nach Mitteilung der BRAK wird ein Arbeitsspeicher von mindestens 512 MB RAM und ein AMD- oder Intel-Prozessor benötigt.

Ferner bedarf es einer Datenrate von mindestens 2 Mbit pro Sekunde, damit ein schneller und reibungsloser Up- und Download von Nachrichten und deren Anhängen gewährleistet ist. Empfohlen wird von der BRAK eine Datenübertragungsrate von 6 Mbit pro Sekunde.

Die Anmeldung im beA erfolgt mit einer Sicherheitskarte und einer Geheimzahl. Als Sicherheitskarte kann die von der Bundesnotarkammer herausgegebene beA-Karte verwendet werden. Diese kann als Signaturkarte beantragt oder später als solche aufgewertet werden. Ferner benötigt der Anwender ein Kartenlesegerät, das mit einem Tastaturblock (sog. PIN-Pad) ausgestattet und für die Erzeugung einer qualifizierten elektronischen Signatur zugelassen ist.

Aus Sicherheitsgründen muss gewährleistet sein, dass die Geheimzahl unabhängig von der Computertastatur eingegeben werden kann. Zwar kann der Zugang zum beA auch über ein sog. Softwarezertifikat erfolgen. Die BRAK empfiehlt aber auch in diesem Fall die zusätzliche Verwendung einer Sicherheitskarte.

Weitere Bearbeitung in der Kanzlei

Wie auch bei E-Mail-Systemen möglich, kann auf die im beA-Postfach eingegangenen Nachrichten unmittelbar geantwortet werden. Ferner besteht die Möglichkeit, die Nachrichten zu bearbeiten und weiterzuleiten.

Eine Weiterleitung unmittelbar an die Mandantschaft ist aber nicht möglich, da die Mandanten vom Gesetzgeber nicht als mögliche Nutzer bzw. Adressaten in die Kommunikation über das beA einbezogen wurden. Sofern eine Nachricht an die Mandantschaft weitergeleitet werden soll, ist es also zunächst erforderlich, diese in das kanzleiinterne System zu exportieren und dann zu versenden. Der Export in das eigene System ist problemlos möglich und wird – sofern der Zugang zum beA über die Kanzleisoftware erfolgt – aller Voraussicht nach automatisch erfolgen.

Dieser Export und die Speicherung im eigenen System werden von der BRAK auch empfohlen, da das beA nicht als Nachrichtenarchiv dienen soll. Dies ist nach Mitteilung der BRAK schon aus Kapazitäts- und Kostengründen nicht möglich. Es sollen daher nach Inbetriebnahme des beA von der BRAK auch Fristen festgelegt werden, nach deren Ablauf die Nachrichten automatisch gelöscht werden.

Das Erfordernis, den Zugang gerichtlicher Verfügungen mittels Empfangsbekenntnisses förmlich zu bestätigen, wird auch nach Einführung des beA nicht entfallen.

Zugriffsrechte auf das besondere elektronische Anwaltspostfach

Jeder Rechtsanwalt kann festlegen, welche anderen Personen Zugriff auf das beA-Postfach haben. So können Mitarbeitern und Kollegen unterschiedliche Befugnisse eingeräumt werden. Während die Befugnis der Mitarbeitenden darauf beschränkt werden kann, lediglich den Posteingang sehen zu können, können  Urlaubsvertretungen auch berechtigt werden, die Posteingänge zu öffnen und Schriftstücke zu versenden oder sogar selbst Berechtigungen zu erteilen. Insgesamt soll es eine Liste von mehr als 30 Befugnissen geben, um alle möglichen Arbeitsteilungen zu gewährleisten.

Die Einrichtung solcher Zugriffsberechtigungen ist insbesondere in Kanzleien mit mehreren Rechtsanwälten erforderlich. Zu berücksichtigen ist nämlich, dass im ERV-Gesetz nur die Einrichtung eines beA für jeden Rechtsanwalt und jede Rechtsanwältin vorgesehen ist, nicht aber ein gesondertes Postfach für die Kanzlei.

Um dennoch zu ermöglichen, dass die in einer Kanzlei eingehende Post zentral bearbeitet werden kann, kann im beA ein sog. virtuelles Kanzleipostfach eingerichtet werden. Darin können alle Ein- und Ausgänge mehrerer Rechtsanwälte zusammengefasst werden. Durch die Einräumung von Zugriffsberechtigungen kann sich ein Mitarbeiter dann beispielsweise die ungelesenen Posteingänge aller Postfächer anzeigen lassen, auf die er Zugriff hat. Ob sich die Handhabung des beA in Kanzleien mit mehreren Rechtsanwälten als praktikabel erweist, bleibt jedoch abzuwarten.

Verhältnis von Kanzleisoftware und Anwaltspostfach

Für den Zugriff auf das beA stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Zum Einen kann ein Aufruf im Internet erfolgen über einen der gängigen Internetbrowser. Die Erreichbarkeit ist ohne aufwendige Installation über eine Internetseite gewährleistet.
• Alternativ kann das beA über eine entsprechende Schnittstelle über die Software in der Kanzlei direkt aufgerufen werden.

Postfach für Rechtsanwaltsgesellschaften

Eine Besonderheit besteht hinsichtlich Rechtsanwaltsgesellschaften: § 59 l BRAO verleiht der Rechtsanwaltsgesellschaft die Prozess- und Postulationsfähigkeit. Nicht der einzelne Anwalt, sondern die Gesellschaft wird mandatiert und erbringt die anwaltlichen Dienstleistungen. Derzeit müssen elektronische Zustellungen an Rechtsanwaltsgesellschaften an das beA-Postfach der Geschäftsführerin bzw. des Geschäftsführers erfolgen, weil diese gem. § 59f BRAO Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt sein muss und gem. § 170 Abs. 1 ZPO stets zustellungsbevollmächtigt ist. (Erst) mit Wirkung ab dem 1.8.2022 wird ein neues Rechtsanwaltsgesellschaftspostfach eingeführt.