23.10.2013 | Top-Thema Wiedereinsetzung in den vorigen Stand

Der Anwalt, sein Büropersonal und die Fristwahrung

Kapitel
Bild: Veer

Eine schlechte Organisation der Fristenkontrolle und das Fehlen wasserdichter Routine bei der Bearbeitung der ausgehenden Post sind Sargnägel für jeden Wiedereinsetzungsantrag. Doch auch unsachgemäße und unvollständige Aufträge sind schädliche.

Eine Kanzlei ist so zu organisieren, dass Fristversäumnisse praktisch ausgeschlossen sind. Dazu gehört die Führung eines Fristenkalenders und eines Postausgangsbuchs. Mit der Fristnotierung und -überwachung muss eine Fachkraft betraut werden. Vor der Überlassung der Fristenkontrolle muss der Anwalt mit der ausgewählten Fachkraft die konkrete Vorgehensweise erörtern und dies auch schriftlich festlegen sowie die Mitarbeiterin auf Kenntnis der relevantesten Fristen und Fristberechnung prüfen.

Vertrauen ist nicht gut

Regelmäßig muss der Anwalt stichprobenartig kontrollieren, ob die Fristen richtig und nach dem kanzleispezifisch vorgeschriebenen Prozedere notiert wurden.

Früher Vogel hält die Frist

Bei der Organisation des Fristenwesens in seiner Kanzlei muss der Rechtsanwalt durch geeignete Anweisungen sicherstellen, dass die zur wirksamen Fristenkontrolle erforderlichen Handlungen zum frühestmöglichen Zeitpunkt und im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem im Fristablauf auslösenden Ereignis vorgenommen werden.

Beim Büroversehen, das allein die Wiedereinsetzung rechtfertigen kann, handelt es sich um Nachlässigkeiten einer ansonsten zuverlässigen, sorgfältig ausgesuchten und überwachten Angestellten.

Unvollständige Einzelanweisung entlastet Anwalt nicht

Schickt das Büropersonal eine Berufungsbegründungsschrift am letzten Tag der Berufungsfrist auf dem normalen Postweg raus statt per Fax oder Bote, entlastet das den Anwalt nicht, wenn er weder eine Einzelanweisung noch generelle organisatorische Vorkehrungen gegen einen solchen Fall getroffen hat (BGH, Beschluss v. 26.6.2012, VI ZB 12/12).

Büropersonal macht keine Rechtsberatung

„Zwar darf der Anwalt einfache Verrichtungen, die keine besondere Geistesarbeit erfordern oder juristische Schulung verlangen, wie etwa Botengänge oder die Eintragung vorher vom Anwalt verfügter Fristen, zur selbständigen Erledigung auf sein geschultes und zuverlässiges Büropersonal übertragen“, schreibt der BGH in einem weiteren Verfahren (Beschluss v. 2.10.2012, VI ZB 71/11). Rechtsberatungsaufträge gehören aber nicht dazu: In dem Fall hatte der Anwalt die Bürokraft angewiesen, den Mandanten anzurufen und danach zu fragen, ob er Berufung einlegen solle oder nicht, wobei der Anwalt die Berufungseinlegung bereits empfohlen hatte.

Die Angestellte verstand den Mandanten am Telefon falsch, woraufhin der Anwalt die Berufung nicht einlegte. Die spätere Widereinsetzung begründete er mit dem angeblichen Versagen seiner Mitarbeiterin. Der BGH belehrte ihn eines besseren. Denn die Frage der Berufungseinlegung falle „in den originären Verantwortungsbereich des Rechtsanwalts, der sich insoweit nur auf eine schriftliche oder ihm selbst erteilte mündliche Weisung der Mandantschaft verlassen  und ihm vorgelegte, nicht von der Partei autorisierte Telefonvermerke nicht ungeprüft übernehmen darf“, warnen die BGH-Richter.   

Bei der konkreten Bearbeitung der Sache immer Fristen überprüfen

Ein Rechtsanwalt darf die Berechnung und Notierung einfacher und in seinem Büro geläufiger Fristen einer gut ausgebildeten, als zuverlässig erprobten und sorgfältig überwachten Bürokraft überlassen, soweit nicht besondere Gründe gegen deren Zuverlässigkeit sprechen. Beschäftigt sich der Anwalt allerdings später konkret mit der Sache, muss er die Frist nachprüfen „Insoweit entspricht es der ständigen Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs, dass sich der Rechtsanwalt nur von der routinemäßigen Fristberechnung und Fristenkontrolle durch Übertragung dieser Tätigkeit auf zuverlässige und sorgfältig überwachte Bürokräfte entlasten kann. Hiervon ist die Prüfung des Fristablaufs im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Sache zu unterscheiden. Diesen hat der Rechtsanwalt eigenverantwortlich nachzuprüfen, wenn ihm die Sache zur Vorbereitung der fristgebundenen Prozesshandlung vorgelegt wird“, betont das OLG Saarbrücken (Beschluss vom 8.1.2013, 2 U 19/13).

Elektronischer Fristenkalender - immer Kontrollausdruck erstellen

Überlässt der Anwalt die Berechnung und Notierung von Fristen einer gut ausgebildeten, als zuverlässig erprobten und sorgfältig überwachten Bürokraft, hat er durch geeignete organisatorische Maßnahmen dennoch sicherzustellen, dass die Fristen zuverlässig festgehalten und kontrolliert werden. Auch die elektronische Kalenderführung eines Prozessbevollmächtigten darf nach gefestigter höchstrichterlicher Rechtsprechung grundsätzlich keine geringere Überprüfungssicherheit bieten als die eines herkömmlichen Fristenkalenders.

Tücken der Technik

„Werden die Eingaben in den EDV-Kalender nicht durch Ausgabe der eingegebenen Einzelvorgänge über den Drucker oder durch Ausgabe eines Fehlerprotokolls durch das Programm kontrolliert, ist darin ein anwaltliches Organisationsverschulden zu sehen. Denn bei der Eingabe der Datensätze bestehen spezifische Fehlermöglichkeiten“, warnt der BGH (Beschluss v. 17.4.2012, VI ZB 55/11). Die Fertigung eines Kontrollausdrucks sei erforderlich, um nicht nur Datenverarbeitungsfehler des EDV-Programms, sondern auch Eingabefehler oder -versäumnisse mit geringem Aufwand rechtzeitig zu erkennen und zu beseitigen.

Schlagworte zum Thema:  Fristwahrung, Fristversäumnis, Fristenkontrolle, Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, Wiedereinsetzung, Frist

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