Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) ist aus dem Anwaltsalltag nicht mehr wegzudenken. Tagtäglich reichen die Berufsträger verfahrensleitende Schriftsätze ein, geben elektronische Empfangsbekenntnisse ab und kommunizieren auch untereinander auf dem verschlüsselten Übermittlungsweg. Aber auch nach mehreren Jahren der Nutzung können Fehler auftreten, die häufig zu Fristversäumnissen und Haftungsfällen führen.
Haftungsfalle beA
Der BGH hat festgestellt, dass der Rechtsanwalt (und damit auch seine Beschäftigten) die Gesetze kennen müsse, die in einer Anwaltspraxis gewöhnlich zur Anwendung kommen, wozu zweifelsfrei die Vorschriften über den elektronischen Rechtsverkehr (§§ 130a, 130d ZPO) gehören (BGH, Beschluss v. 15.12.2022, III ZB 18/22). Der Rechtsanwalt muss seine Kanzleiorganisation so gestalten, dass – vor allem bei der fristwahrenden Einreichung über das beA – keine Probleme auftreten.
Kanzleiorganisation
Vor Versendung eines fristgebundenen Schriftsatzes über das beA ist durch eine entsprechende Organisationsanweisung sicherzustellen, dass der Schriftsatz mit einem die hinreichende Individualisierung ermöglichenden Dateinamen versehen und die Prüfung des Sendevorgangs auf den Ausschluss von Dateiverwechslungen erstreckt wird (OLG Dresden, Beschluss v. 1.6.2021, 4 U 351/21). Die bloße Kontrolle des Prüfprotokolls und der Eingangsbestätigung auf technische Übermittlungsfehler ist nicht ausreichend. Es genügt nicht, dass die Versendung eines Schriftsatzes mit dem passenden Aktenzeichen an das Gericht erfolgt ist. Vielmehr muss anhand des zuvor sinnvoll vergebenen Dateinamens geprüft werden, welcher Art der Schriftsatz war. Darüber hinaus ist es erforderlich, dass das richtige Dateiformat (vorzugsweise.pdf) verwendet wird. Ein als „Word-Datei“ eingereichter Schriftsatz ist nicht zwingend für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet (BAG, Urteil v. 25.8.2022, 6 AZR 499/21).
Zugang über das beA
Ein Dokument, das zur Bearbeitung für das Gericht ungeeignet war (hier: Dateiformat .docx), gilt als zum Zeitpunkt der früheren Einreichung eingegangen, wenn der Absender es auf Hinweis des Gerichts unverzüglich in einer für das Gericht zur Bearbeitung geeigneten Form nachreicht (hier: Dateiformat PDF). Zusätzlich muss der Absender glaubhaft machen, dass das zweite Dokument inhaltlich mit dem ersten übereinstimmt (OLG Düsseldorf 30.11.23, 15 U 99/22).
Erfolgreicher Versand
Wenn bei einer Versendung über das beA das Übermittlungsprotokoll im Abschnitt „Zusammenfassung Prüfprotokoll“ den Meldetext „request executed“ und unter dem Unterpunkt „Übermittlungsstatus“ die Meldung „erfolgreich“ nicht anzeigt, darf das angewiesene Personal nicht von einer erfolgreichen Übermittlung des Schriftsatzes an das Gericht ausgehen. Kurzum (so der BGH): „Eine leere Datei ist keine Berufung.“ (BGH, Beschluss v. 24.5.2022, XI ZB 18/21).
Bei einer (erneuten) Signierung eines ein Rechtsmittel oder eine Rechtsmittelbegründung enthaltenden elektronischen Dokuments ist es nicht auf das Büropersonal übertragbar, das zu signierende Dokument vorher sorgfältig auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen (BGH, Beschluss v. 8.3.2022, VI ZB 78/21).
Wenn eine Anwaltssoftware mit Schnittstelle zum beA verwendet wird, kann ein von der Software selbst generiertes Dokument mit der Bezeichnung „Zustellbestätigung“ nur dann ein taugliches Ersatzdokument der automatischen Eingangsbestätigung i. S. v. § 130a Abs. 5 S. 2 ZPO und somit positiver Zustellnachweis sein, wenn es die gleichen relevanten Prüfungsmerkmale wie der originäre Nachweis in der Webanwendung des beA aufweist. Die erforderliche anwaltliche Einweisung des für die Versendung zuständigen Personals muss sich in diesem Fall auch auf die Identifizierung dieser Merkmale in dem Ersatzdokument beziehen (OLG Hamm, Beschluss v. 15.1.2024, 22 U 13/23 -zur Urteilsbesprechung).
Es ist daher dringend darauf zu achten, dass der Bestätigungsvermerk „erfolgreich“ direkt aus der beA-Webanwendung (bspw. mittels Screenshot) exportiert und in der Kanzleisoftware (bspw. in der elektronischen Akte) abgespeichert wird.
Zeitpuffer bei Einreichung
Auch beim Versand per beA ist die Zeit zu beachten. Beim Fax galt der Grundsatz: 2 Minuten pro Seite und 20 Minuten Karenzzeit sind notwendig, aber auch ausreichend. Beim beA-Versand hat sich noch kein Zeitintervall herausgebildet. Nach dem VGH Baden-Württemberg sind bei einer nötigen Synchronisation zwischen Anwalts-PC und einem weit entfernten Server lediglich 5 eingeplante Minuten zu wenig (VGH Baden-Württemberg, Beschluss v. 14.12.23, 1 S 1173/23). Das BVerwG hat zudem betont, dass 7 Minuten für die beA-Übermittlung auch einer kleineren Datei zu knapp kalkuliert sind (BVerwG, Beschluss v. 25.9.23, 1 C 10/23).
Anzuraten ist, dass ein fristwahrender Versand spätestens um 23:30 Uhr beginnen sollte und auch nur dann, wenn im Laufe des Abends die Funktionsfähigkeit der Hard- und Software und der beA-Anwendung in regelmäßigen Abständen überwacht wurde.
Ordnungsgemäße Signierung
Ein Rechtsanwalt hat zudem stets selbst zu überprüfen, ob ein Schriftsatz i.S.d. § 130a Abs. 1 ZPO an seinem Ende die für eine einfache Signatur erforderlichen Angaben („einfache Signatur“ = ausgeschriebener Name oder eingescannte, leserliche Unterschrift eines Rechtsanwaltes) enthält. Er darf diese Aufgabe nicht an seine Angestellten übertragen. Für eine ordnungsgemäße einfache Signatur genügt die einfache Angabe „Rechtsanwalt“ ohne jegliche Bezugsmöglichkeit gerade nicht.
Signiert ein Mitglied einer mandatierten Berufsausübungsgesellschaft hingegen einen Schriftsatz, den ein anderes Mitglied der Kanzlei verfasst und einfach elektronisch signiert hat, in qualifiziert elektronischer Form und reicht diesen Schriftsatz über sein besonderes elektronisches Anwaltspostfach bei Gericht ein, ist dies wirksam. Eines klarstellenden Zusatzes („für“) bei der einfachen Signatur des Schriftsatzverfassers bedarf es nicht, da der Rechtsanwalt mit der qualifizierten elektronischen Signatur die Verantwortung für den Inhalt übernimmt (BGH, Beschluss v. 28.2.2024, IX ZB 30/23 - zur Urteilsbesprechung).
Elektronisches Empfangsbekenntnis
Bei der Abgabe des eEB gilt: Das Zustellungsdatum, das der Anwalt einträgt, ist – wie früher beim Empfangsbekenntnis auf Papier – für den Fristbeginn maßgeblich – auch wenn er das Empfangsbekenntnis erst einen Tag später zurückschickt (BGH, Beschluss v. 17.01.2024, VII ZB 22/23 - zur Urteilsbesprechung).
Ersatzeinreichung
Ist die Übermittlung des elektronischen Dokuments aus technischen Gründen vorübergehend unmöglich, darf der Nutzungspflichtige gemäß § 130d Satz 2 ZPO das Dokument ausnahmsweise nach den allgemeinen Vorschriften, d. h. in Papierform oder als Telefax, übermitteln. Dies gilt im Übrigen zu dem Zeitpunkt, wenn der Rechtsanwalt das Dokument einreichen möchte. Wenn bspw. der Rechtsanwalt den fristwahrenden Schriftsatz vom 14:00 Uhr einreichen möchte und das beA sodann aus technischen Gründen nicht funktioniert, darf der Rechtsanwalt auch zu diesem Zeitpunkt die Ersatzeinreichung vornehmen und muss nicht bis etwa abends abwarten.
Technische Gründe
Erst wenn die Einreichung via beA „aus technischen Gründen“ vorübergehend nicht möglich ist, darf der Rechtsanwalt auf die Ersatzeinreichung via Telefax oder Gerichtsbriefkasten ausweichen. Solche „technischen Gründe“ sind jedoch nur bei einer Störung der für die Übermittlung erforderlichen Einrichtungen (beim Gericht oder in der Kanzlei) anzunehmen, nicht dagegen bei in der Person des Einreichers liegenden Gründen, wie etwa einer Erkrankung oder einer mehrtägigen Corona-bedingten Abwesenheit (BGH, Beschluss v. 25.1.23, IV ZB 7/22).
Glaubhaftmachung
Sofern die Berufsträgerschaft dennoch auf das Faxgerät oder den Boten zurückgreift bzw. – aus technischen Gründen – zurückgreifen muss, schreibt § 130d Satz 3 ZPO vor, dass die vorübergehende Unmöglichkeit der beA-Nutzung bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen ist
Bereits aus haftungspräventiven Gründen ist daher dringend zu empfehlen, diese Glaubhaftmachung schon bei der Ersatzeinreichung via Telefax vorzunehmen. Denn nur durch den Hinweis auf die technische Unmöglichkeit und den Grund der Ersatzeinreichung durch das Fax wird das Gericht in die Lage versetzt, die Voraussetzungen der Ausnahme zu überprüfen (BGH, Beschluss v. 15.12.2022, III ZB 18/22; BGH, Beschluss v. 17.11.2022, IX ZB 17/22). Dies gilt auch dann, wenn die technischen Störungen an diesem Tag bspw. offenkundig sind.
Umfangreiche Schilderung notwendig
Die Glaubhaftmachung der vorübergehenden Unmöglichkeit der Einreichung eines Schriftsatzes als elektronisches Dokument bedarf einer aus sich heraus verständlichen, geschlossenen Schilderung der tatsächlichen Abläufe oder Umstände, deren Richtigkeit der Rechtsanwalt unter Bezugnahme auf seine Standespflichten anwaltlich versichern muss. Dazu gehören auch die Tatsachen, wann die Störung des beA festgestellt wurde (unter Beifügung von Screenshots und entsprechenden Fehlermeldungen), und welche Abhilfemaßnahmen geschaffen wurden (vom Neustart des Systems, dem Test der Internetverbindung bis zur Kontaktaufnahme mit dem beA-Support) (BGH, Beschluss v. 21.9.2022, XII ZB 264/22).
Widersprüchliche Erklärungen zur beA-Störung sind ebenso schädlich wie pauschale Aussagen, dass die beA-Anwendung schon den ganzen Monat Probleme bereitet habe. An einer entsprechenden Darlegung fehlt es auch, wenn die glaubhaft gemachten Tatsachen jedenfalls auch den Schluss zulassen, dass die Unmöglichkeit nicht auf technischen, sondern auf in der Person des Beteiligten liegenden Gründen (hier: fehlendes Update) beruht (BGH Beschluss v. 17.1.2024, XII ZB 88/23 - zur Urteilsbesprechung).
Denn jedenfalls in den Fällen, in denen auf der Grundlage des Vorbringens davon auszugehen ist, dass Anlass zur Überprüfung der Funktionsfähigkeit des beA bestanden hat, diese jedoch unterblieben ist, muss der Rechtsanwalt darlegen, dass die notwendigen technischen Einrichtungen für die Einreichung elektronischer Dokumente ursprünglich vorhanden und einsatzfähig gewesen sind.
Weitere Beiträge zum beA:
- BGH: Strenge Darlegungslast für unverschuldete Säumnis
- Anwälte müssen ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem beA schulen
- BGH: Für die Fristwahrung ist ausschließlich Eingang bei Gericht entscheidend
- BGH: Screenshot zur Glaubhaftmachung einer technischen beA-Störung
- Unzulässige beA-Nutzung durch Kanzleiangestellte
- Revisionseinlegung per Fax und Post bei technischer beA-Störung
- Wiedereinsetzung nach Fristversäumnis infolge Computerdefekts
- Keine Höchstgrenze für Zeichenzahl von Dateinamen bei beA-Schriftsätzen
- Die wichtigsten Gerichtsentscheidungen zum beA
- BGH zum Prüfumfang der Übermittlung von Schriftsätzen per beA
- Was gilt, wenn technische Störungen die Nutzung des beA verhindern?