Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabschluss, HGB § 261 Vorlegung von Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern

A. Überblick

Rn. 1

Stand: EL 31 – ET: 01/2021

Ursprung des § 261 ist der im Zuge des sog. Gesetzes zur Änderung des Handelsgesetzbuches und der Reichsabgabenordnung vom 02.08.1965 (BGBl. I 1965, S. 665ff.) eingefügte § 47a. Er geht damit auf die Novelle 1965 zurück, in der schließlich die Mikroverfilmung der Korrespondenz und sämtlicher Buchungsbelege gestattet wurde (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 2). § 47a in der genannten Fassung wurde schließlich durch das Einführungsgesetz zur Abgabenordnung (EGAO) vom 14.12.1976 (BGBl. I 1976, S. 3341ff.) in den heutigen Wortlaut des § 261 abgeändert. Die Umgliederung in den Dritten Unterabschnitt "Aufbewahrung und Vorlage" erfolgte sodann im Zuge des Bilanzrichtlinien-Gesetzes (BiRiLiG) vom 19.12.1985 (BGBl. I 1985, S. 2355ff.), wobei der Wortlaut unverändert blieb und lediglich die Überschrift ergänzt wurde.

Rn. 2

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§ 261 kann als Kompromiss bzw. Folge angesehen werden, dass der Kaufmann (seit der Einführung des § 44a mit der Gesetzesnovelle zur Änderung des HGB und der Reichsabgabenordnung vom 02.08.1965) gemäß den §§ 239 Abs. 4 und 257 Abs. 3 berechtigt ist, die Handelsbücher und sonstigen gemäß § 257 aufzubewahrenden Unterlagen auf Datenträgern zu führen sowie auf Daten- oder Bildträgern aufzubewahren (vgl. BT-Drs. IV/2865, S. 9; ausführlich zur Abgrenzung der Unterlagen HdR-E, HGB § 257, Rn. 36ff.). Im Gegenzug wird geregelt, dass der Buchführende die Hilfsmittel beschaffen muss, um die Unterlagen lesbar zu machen (ggf. auch als Ausdruck oder anhand einer ähnlichen Reproduktion; vgl. HdR-E, HGB § 261, Rn. 8f.). Darüber hinaus hat der Kaufmann die Kosten sowohl der Hilfsmittel als auch des Ausdrucks bzw. der Reproduktion zu tragen, so dass bei der Verwendung von modernen Medien eine Mitwirkungspflicht des Kaufmanns zu konstituieren ist (vgl. Beck Bil-Komm. (2020), § 261 HGB, Rn. 2).

Rn. 3

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§ 261 manifestiert nicht die Vorlage (oder sogar die Aufbewahrung) von Unterlagen, sondern bezieht sich nur auf die Vorlegungsmodalitäten bei der Anwendung der Aufbewahrungsvereinfachungen. Mithin kodifiziert die Norm lediglich die Lesbarmachung der entsprechenden Unterlagen sowie die Übernahme der in diesem Kontext resultierenden Kosten seitens des Kaufmanns. Die Pflicht zur Vorlegung an sich entsteht aus anderen Vorschriften (bspw. § 258), ist allerdings – trotz der gliederungstechnischen Einordung – nicht auf die Vorlegungspflichten der §§ 258–260 beschränkt (vgl. HdR-E, HGB § 261, Rn. 6f.).

Rn. 4

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Intention des § 261 ist es – neben der Kostenträgerklärung, "unerwünschte[.] Erschwerungen des Rechtsverkehrs" durch die Vorlage einer zulässigen Aufbewahrungsform i. S. d. § 257 Abs. 3 zu vermeiden (vgl. BT-Drs. IV/2865, S. 9 (auch Zitat)). Damit wird der vorlagepflichtigen Partei die Möglichkeit genommen, einen (zeitlichen) Vorteil durch die Vorlage von Bild- oder Datenträgern zu erlangen (vgl. Bonner HGB-Komm. (2020), § 261, Rn. 1).

B. Anwendungsvoraussetzungen und -bereich

Rn. 5

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Die Vorschrift des § 261 setzt eine Pflicht zur Vorlage von Unterlagen und damit zur Führung und Aufbewahrung der Unterlagen auf einem Bild- oder anderen Datenträger voraus (vgl. ADS (1995), § 261, Rn. 3). Die Buchführungspflicht ergibt sich aus den Vorschriften der §§ 238ff. (vgl. hierzu HdR-E, HGB § 238; zu der im Zuge des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) vom 25.05.2009 (BGBl. I 2009, S. 1102ff.) gewährten Ausnahmeregelung des § 241a HdR-E, HGB § 241a, Rn. 1ff.). Mithin muss es sich um einen Kaufmann i. S. d. § 1 HGB handeln. Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich ebenso wie die Objekte der Vorlage (die jeweiligen Unterlagen) unmittelbar aus § 257 (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 17ff.). Nach § 257 Abs. 1 sind unter "Unterlagen" folgende Objekte (abschließend) zu subsumieren: Handelsbücher, Inventare, (Konzern-)Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handelsbriefe ebenso wie Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und Buchungsbelege. Eröffnungsbilanzen, JA/EA und KA fallen aus dem Anwendungsbereich heraus, da diese gemäß § 257 Abs. 3 Satz 1 nicht auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden dürfen. Mithin ist § 261 einerseits als Ergänzung zu den Vorgaben der §§ 258ff. zu sehen, andererseits geht er über die §§ 258ff. insoweit hinaus, als die Vorlagemodalitäten für alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen i. S. d. § 257 Abs. 1 ihre Gültigkeiten entfachen und sich nicht lediglich auf die Handelsbücher beschränken. Besteht keine Aufbewahrungspflicht (mehr), entfällt grds. auch die Anwendungsvoraussetzung des § 261. Allerdings bleibt in Fällen, in denen die entsprechenden Unterlagen noch vorhanden sind, die Pflicht zur Lesbarmachung weiterhin bestehen (vgl. Haufe HGB-Komm. (2020), § 261, Rn. 2f.; zur Kostentragung HdR-E, HGB § 261, Rn. 10ff.).

Rn. 6

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Auch der sachliche Anwendungsbereich geht über den der §§ 258ff. Hinaus, da § ...