C. Aufzubewahrende Unterlagen (§ 257 Abs. 1f.)

Rn. 36

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Von der Zuordnung zu den einzelnen Nr. des § 257 Abs. 1 ist gemäß § 257 Abs. 4 abhängig, ob die Unterlagen zehn (vgl. Nr. 1 und 4) oder nur sechs Jahre (vgl. Nr. 2 und 3) aufzubewahren sind (vgl. HdR-E, HGB § 257, Rn. 1, m. w. N.).

I. Unterlagen mit Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4)

1. Handelsbücher

a) Handelsrechtlich

Rn. 37

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Eine Legaldefinition für Handelsbücher existiert nicht (vgl. auch Ballwieser, in: MünchKomm. HGB 2013, § 257, Rn. 3); Begriff und Umfang ergeben sich aus den GoB. Nach dem allg. Sprachgebrauch können als Handelsbücher i. w. S. alle urkundlichen und nicht urkundlichen Informationsträger verstanden werden, die dazu bestimmt und geeignet sind, die Handelsgeschäfte des Kaufmanns und die Lage seines Vermögens sichtbar zu machen (vgl. Pöschke, in: Großkomm. HGB 2014, § 257, Rn. 9), d. h. der gesamte Bereich des Rechnungswesens, inkl. des JA. I.e.S. sind unter Handelsbüchern die laufenden Aufzeichnungen (z. B. Grund-, Haupt- und Nebenbücher), welche die Grundlage für Inventar, Bilanz und GuV bilden, zu verstehen. Für § 257 Abs. 1 Nr. 1 ist, wie sich aus der weiteren Aufzählung in dieser Vorschrift ergibt, von dem engeren Sprachgebrauch auszugehen (vgl. Müller, G. 1965, S. 561ff.; Bartone 2013, § 257, Rn. 31). Das Grundbuch zeichnet die Geschäftsvorfälle in zeitlicher Folge, das Hauptbuch nach sachlichem Zusammenhang auf. Beide Bücher sind grds. zehn Jahre lang aufzubewahren. Hinsichtlich der Nebenbücher gilt dies nur eingeschränkt. Entscheidend ist, inwieweit Grund- und Hauptbuch ihre gesetzlichen Aufgaben nur im Zusammenhang mit dem betreffenden Nebenbuch erfüllen können. Ist dies der Fall, muss nach Sinn und Zweck des § 257 auch das Nebenbuch zehn Jahre lang aufbewahrt werden (z. B.: Debitoren- und Kreditorenkontokorrent, Kassenbuch, Wechsel- und Scheckkopierbuch, Lohn- und Lagerbuchführung). Sofern die Nebenbücher freiwillige Teile des Rechnungswesens betreffen, fallen diese nicht unter die Aufbewahrungsvorschriften des § 257. Für die Ermittlung der HK von (un-)fertigen Erzeugnissen oder selbst erstellten Anlagen erforderliche Informationen zählen jedoch zu den Handelsbüchern (vgl. Müller, G. 1965, S. 563; ADS 1995, § 257, Rn. 17).

Rn. 38

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Obwohl eine gesetzliche Verpflichtung zur Konzernbuchführung nicht existiert, sind die im Zusammenhang mit der Erstellung eines KA erforderlichen Unterlagen als Handelsbücher i. S. v. § 257 Abs. 1 Nr. 1 zu qualifizieren (vgl. ebenso ADS 1995, § 257, Rn. 17). Dazu gehören alle im Zusammenhang mit Konsolidierungsarbeiten anfallenden Unterlagen über Umbewertungen (z. B. aus der Überleitung der sog. HB I auf die sog. HB II), Nebenrechnungen u.Ä. sowie Fortführungen von diesen in den Folgejahren und die erforderlichen Angaben im Konzernanhang (vgl. Pöschke, in: Großkomm. HGB 2014, § 257, Rn. 21).

Rn. 39

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Die äußere Form der Handelsbücher (Bücher, Listen, Loseblatt, Karteien, EDV-Ausdrucke oder Datenträger) ist, insbesondere angesichts der Vielfalt der tatsächlichen Erscheinungsformen der Handelsbücher in der täglichen Praxis des Rechnungswesens, ohne Belang.

b) Steuerrechtlich

Rn. 40

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Während § 257 Abs. 1 Nr. 1 von "Handelsbücher" spricht, erfasst § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO "Bücher und Aufzeichnungen". Mit "Bücher" sind außer Handelsbüchern all die Bücher gemeint, die der Steuerpflichtige für steuerrechtliche Zwecke zu führen hat (z. B. Viehregister, Trödlerbücher). "Aufzeichnungen" sind buchmäßige Darstellungen bestimmter Arten von Geschäftsvorfällen (z. B. für die USt gemäß § 22 UStG, das Beherbergungsverzeichnis im Hotelgewerbe oder Aufzeichnungen nach § 5 LStDV).

2. Inventare

Rn. 41

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Inventare sind sämtliche Aufzeichnungen über die Bestandsaufnahme von VG oder Schulden (vgl. § 240). Was alles hierunter fällt, ist vom Einzelfall abhängig; Leitgedanke sind die GoB (z. B. Anlagenverzeichnis, Saldenlisten für Debitoren oder Kreditoren, Kontoauszüge). Wird eine körperliche Bestandsaufnahme (z. B. bei Vorräten) durchgeführt, sind die Aufnahmelisten aufzubewahren. Unterlagen, die lediglich vorbereitende Funktion(en) erfüllen und deren Daten in die Inventarlisten übernommen worden sind (z. B. Inventurzählzettel, Wiegescheine), fallen nicht unter "Inventare" i. S. v. § 257 Abs. 1 Nr. 1. Sie sind jedoch steuerrechtlich als "sonstige Unterlagen" i. S. v. § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre lang aufbewahrungspflichtig. Schmierzettel, die inhaltlich in die Aufnahmeliste übernommen werden, brauchen nicht aufbewahrt zu werden (vgl. Drüen 2015, § 147 AO, Rn. 7).

3. Eröffnungsbilanzen

Rn. 42

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Hierunter fallen nicht die zu Beginn des GJ aufgestellten Eröffnungsbilanzen i. S. v. § 252 Abs. 1 Nr. 1. Diese stimmen wertmäßig mit der Schlussbilanz des Vj. überein und werden üblicherweise nicht förmlich erstellt, sondern sind als Eröffnungsbuchungen auf den Bestandskonten bereits in den Handelsbüchern enthalten. Sofern die Eröffnungsbilanz von der Schlussbilanz des Vj. aufgrund einer zulässigen oder erforder...