Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabschluss, HGB § 257 Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen

Literaturauswahl:

AWV (2016); Biener, H. (1977); BMF (2014); Burlein, H./Odenthal, R. (2015); Odenthal, R. (2014); Trappmann, H. (1989); Westphalen, F. G. v. (1989); Zepf, G. (1999); Zwank, H. (1984).

A. Vorbemerkungen – Allgemeines

Rn. 1

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Aufzubewahrende Unterlage(n)	Aufbewahrungsfrist ­(Jahre)	Aufbewahrungsmedium	Übereinstimmung mit ­Original
Handelsbücher	10	andere ­Datenträger	inhaltlich
Inventare, z. B. offene Posten-Listen, Lagerlisten, Anlagenkarteien	10	andere ­Datenträger	inhaltlich
Eröffnungsbilanz (nur zu Beginn der Geschäftstätigkeit)	10	Original	–
JA	10	Original	–
EA (i. S. d. § 325 Abs. 2a)	10	Original	–
Lageberichte	10	andere ­Datenträger	inhaltlich
KA	10	Original	–
Konzernlageberichte	10	andere ­Datenträger	inhaltlich
Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, z. B. Kontenpläne, EDV-Verfahrensdokumentationen, Inventurzählzettel	10	andere ­Datenträger	inhaltlich
Empfangene Handelsbriefe, z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Frachtbriefe, Rechnungen, Gutschriften, Verträge, Zahlungsbelege	6	Bildträger	bildlich
Abgesandte Handelsbriefe	6	andere ­Datenträger	inhaltlich
Buchungsbelege, auch interne Buchungsanweisungen, Reisekostenabrechnungen, Umbuchungslisten, Abschlussbuchungen	10	Bildträger	bildlich

Vgl. zu einer detaillierten Auflistung der erforderlichen Aufbewahrungsfristen sowie der zulässigen Aufbewahrungsform für unterschiedliche Unterlagen AWV 2016, S. 70ff.; Winkeljohann/Philipps, in: Beck Bil-Komm. 2016, § 257, Rn. 10ff. (20ff., 27); Veldkamp, in: Haufe HGB-Komm. 2016, § 257, Rn. 29.

I. Geschichtliche Vorläufer

Rn. 2

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§ 257 und § 44 HGB 1977 sind bis auf die neuen Passi "Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte", "Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a" sowie die auf zehn Jahre verlängerte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wortgleich.

§ 44 HGB 1898 bestimmte eine für Handelsbücher, Handelskorrespondenz, Inventare und Bilanzen einheitliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Nach dem Zweiten Weltkrieg zeichnete sich ab, dass die Papierflut in den UN erheblich zunehmen würde. Zur Reduzierung des Aufbewahrungsaufwands stand deshalb die Zulassung der Mikroverfilmung zur Debatte. Es waren jedoch noch nicht so viele Erfahrungen vorhanden, dass man sie bereits jetzt einsetzen wollte. Man begnügte sich daher mit einer Senkung der Aufbewahrungsfrist für Handelskorrespondenz von zehn auf sieben Jahre (Novelle 1959). Durch die Gesetzesnovelle zur Änderung des HGB und der Reichsabgabenordnung vom 02.08.1965 (BGBl. I 1965, S. 665ff.) wurde schließlich die Mikroverfilmung der Korrespondenz und sämtlicher Buchungsbelege gestattet. Die Sieben-Jahres-Frist galt außerdem für Buchungsbelege ohne Buchfunktion. Das Einführungsgesetz zur Abgabenordnung (EGAO 1977) vom 14.12.1976 setzte mit Wirkung zum 01.01.1977 die verkürzte Aufbewahrungsfrist von sieben auf sechs Jahre herab. Handelsbücher und sonstige Aufzeichnungen durften per EDV geführt werden. Durch das BiRiLiG vom 19.12.1985 (BGBl. I 1985, S. 2355ff.) wurde § 257 erstmalig aufgeführt; an die Stelle des Worts "Bilanzen" (§ 44 Abs. 1 (a. F.)) sind dadurch Eröffnungsbilanzen (vgl. § 242 Abs. 1), JA (vgl. § 242 Abs. 3), Lageberichte (vgl. § 289) sowie KA und Konzernlageberichte (vgl. §§ 290ff.) getreten. Das Steueränderungsgesetz 1998 vom 19.12.1998 (BGBl. I 1998, S. 3816ff.) hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von sechs auf zehn Jahre verlängert. Zusammen mit der handelsrechtlichen Regelung ist auch die steuerrechtliche Regelung zu § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO entsprechend geändert worden. Änderungen der steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen gemäß § 147 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 i. V. m. § 146 Abs. 5 AO und Streichung des § 147 Abs. 2 Satz 2 AO erfolgten durch das StSenkG vom 23.10.2000 (BGBl. I 2000, S. 1433ff.; vgl. zur geschichtlichen Entwicklung ADS 1995, § 257, Rn. 2ff.; Höllig, H. 1965, S. 1061; Biener, H. 1977, S. 527; Radke, H. H. 1977, S. 1529; Pöschke, in: Großkomm. HGB 2014, § 257, Rn. 2ff.). Durch das BilReG vom 04.12.2004 (BGBl. I 2004, S. 3166ff.) wurden die EA i. S. d. § 325 Abs. 2a hinzugefügt.

II. Stellung im Gesetz

Rn. 3

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§ 257 steht im Dritten Unterabschnitt (Aufbewahrung und Vorlage, §§ 257 bis 261) des Ersten Abschnitts (Vorschriften für alle Kaufleute, §§ 238 bis 263) des Dritten Buchs des HGB (Handelsbücher, §§ 238 bis 342e). Daraus wird die Stellung als zentrale Ordnungsvorschrift des Handelsrechts ersichtlich.

III. Rechtsnatur

Rn. 4

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Die Aufbewahrungspflicht ist als Bestandteil der Buchführungspflicht wie diese öffentlich-rechtlicher Natur. Sie kann durch privatrechtliche Vereinbarungen nicht eingeschränkt oder aufgehoben werden. Ausfluss des öffentlich-rechtlichen Charakters ist die (mittelbare) strafrechtliche Sanktionierung i. R.v. Insolvenzstraftaten (§§ 283ff. StGB).

IV. Funktion

1. Handels-, zivil- und strafrechtlich

Rn. 5

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Die Aufbewahrung erfüllt Dokumentationszwecke. Durch sie werden spätere Nachprüfungen erst möglich. Als Ergebnis der Erfüllung der öffentlich-rechtlichen Buchführungspflicht nehmen die Handelsbücher (i. w. S.) unter de...