Referentenentwurf und Stellungnahmen zum Bürokratieentlastungsgesetz

Der Referentenentwurf ist Teil der im Jahr 2023 von der Bundesregierung gesammelten und angekündigten Maßnahmen zum Bürokratieabbau, ist aber im Ergebnis trotz eines Entlastungsvolumens von rund 682 Mio. EUR pro Jahr aus Sicht der Wirtschaft enttäuschend ausgefallen. Dennoch wird, nach Meinung des Ministeriums, der Bürokratiekostenindex, der die Belastungen der Unternehmen aus Informationspflichten sichtbar macht, voraussichtlich auf den niedrigsten Stand seit seiner Erhebung sinken. Allerdings sind dort nur bundesrechtliche Vorgaben erfasst, so dass etwa die Umsetzung der Nachhaltigkeitsberichterstattung hier nicht einfließt.

Welche wesentlichen Änderungen sieht der Referentenentwurf vor?

Der Referentenentwurf sieht für Unternehmen unter anderem folgende wesentliche Neuerungen vor:

• Verkürzung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege wie z.B. Rechnungskopien, Kontoauszüge und Lohn- und Gehaltslisten von 10 auf 8 Jahre. Die Unternehmen können die Belege daher früher als bisher entsorgen und sparen dadurch erhebliche Aufbewahrungskosten.
• Die Hotelmeldepflicht wird abgeschafft und das lästige Ausfüllen von Meldescheinen für deutsche Staatsangehörige entfällt.
• Die Schriftformerfordernisse werden reduziert: Soweit möglich sollen diese komplett abgeschafft werden, ansonsten werden sie auf die Textform (z.B. E-Mail) herabgestuft. Das entlastet nicht nur die Unternehmen, sondern zugleich die Bürgerinnen und Bürger und die Verwaltung.

Entlastung der Unternehmen, Ressourceneinsparung und Umweltschutz als zentrale Vorteile

In einer Stellungnahme des BVBC (Berufsverband der Bilanzbuchhalter und Controller) und des WIB (Wissenschaftliches Institut der Bilanzbuchhalter und Controller) wird insb. zu der Verkürzung der Aufbewahrungspflichten aus § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB-E treffend eingeschätzt, dass zunächst eine Entlastung der Unternehmen durch weniger vorzuhaltende Unterlagen eintritt. Ressourcen bei digitaler Belegarchivierung werden geschont. Der Umweltschutzgedanke spielt dabei selbstverständlich auch eine Rolle. Es ist somit zu erwarten, dass der handelsrechtliche Gewinn bei den betreffenden Unternehmen in diesem Zusammenhang steigt, da sich die „Rückstellungen für Aufbewahrungspflichten“ reduzieren.

Neue Frist führt zu weiterer Komplexität: hier besteht noch Handlungsbedarf

Die Einführung einer neuen Frist für die Unterlagen nach § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB-E von 8 Jahren führt allerdings zu einer weiteren Komplexität in der Datenhaltung. Hier wäre zu empfehlen, entweder auch die Unterlagen aus Nr. 1 nur 8 Jahre vorhalten zu müssen oder die Frist von den in Nr. 4 genannten Unterlagen analog zu den Fristen von Nr. 2 und 3 auf sechs Jahre zu begrenzen.

Für wirtschaftsprüfungspflichtige Unternehmen sollte zur Herstellung des „Gleichklangs“ gesetzlicher Regelungen auch die Wirtschaftsprüfungsordnung (WPO) entsprechend angepasst werden. § 51b Abs. 2 Satz 1 WPO verpflichtet Wirtschaftsprüfer, ihre Handakten (§ 51b Abs. 4 WPO) für die Dauer von 10 Jahren nach Beendigung des Auftrags aufzuheben. Die Prüfungsakte (§ 51b Abs. 5 WPO) wird gemäß dem Wortlaut des § 51b Abs. 4 WPO nicht erfasst. Ihre Aufbewahrungsfrist richtet sich nach Art. 15 EU-APrVO. Soweit Arbeitspapiere im Rahmen der externen Qualitätskontrolle vorzulegen sind, gilt eine Aufbewahrung von bis zu 6 Jahren (§ 57a Abs. 2 Satz 4 WPO). Das IDW QS 1 Tz. 197 schreibt zudem eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vor.

Eine entsprechende Änderung ist in der aktuell vorliegenden Fassung des Referentenentwurfes zum BEG IV in Artikel 28 jedoch (noch) nicht vorgesehen und sollte nachgeholt werden.

Auch bestehen Zweifelsfragen bezüglich der Unterlagen zur Dokumentation von Bewertungseinheiten nach § 254 HGB, die in Nr. 4 neben den Buchungsunterlagen zur Klarstellung explizit mit aufgenommen werden sollten.

Der Referentenentwurf sowie diese und viele weitere Stellungnahmen sind hier abrufbar.