Zollvergünstigungen durch Lieferantenerklärung

Lieferantenerklärungen werden verwendet, wenn Waren innerhalb der Europäischen Union bewegt werden, also innergemeinschaftlich von einem EU-Lieferanten zu einem EU-Empfänger transportiert werden. Sie dokumentieren den Präferenzursprung einer Ware und werden als internes Vorpapier zur Beantragung eines Präferenzursprungsnachweises benötigt, der wiederum Voraussetzung für die Zollvergünstigung im Bestimmungsland ist. Dieser offizielle Nachweis wird durch die Vorlage einer Warenverkehrsbescheinigung EUR.1 oder einer Ursprungserklärung auf der Rechnung erbracht.

Wichtig: Eine Lieferantenerklärung ist selbst kein Präferenzursprungsnachweis. Sie ersetzt die Ursprungserklärung nicht, sondern liefert den Nachweis, dass es sich bei der Ware um EU-Ursprungsware handelt und dient der Weitergabe der erforderlichen Ursprungserklärung innerhalb der Lieferkette.

Grundlage für die Zollvergünstigungen sind Handelsabkommen in Form von Präferenzabkommen. Laut der Europäischen Kommission gab es Ende 2023 insgesamt 42 Präferenzhandelsabkommen mit 74 Partnern. Der entsprechende Handel belief sich auf 2,3 Billionen EUR und machte 45,8 Prozent des gesamten EU-Außenhandels aus.

Lieferantenerklärung muss im Kaufvertrag vereinbart werden

Eine allgemeine Pflicht, eine Lieferantenerklärung auszustellen, besteht grundsätzlich nicht. Im Kaufvertrag kann allerdings festgelegt werden, dass die Ausstellung einer Lieferantenerklärung verpflichtend ist. Ist dies der Fall, müssen die Angaben in der Lieferantenerklärung richtig sein. Ansonsten können empfindliche Nachteile drohen. Hierzu zählen der Verlust des Zollvorteils, Zollnachforderungen und zivilrechtliche Schadenersatzansprüche. Des Weitern sind Reputationsschäden sowie auch steuerrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen möglich; Letztere vor allem bei einer Täuschungshandlung, indem etwa vorsätzlich falsche Angaben gemacht wurden.

Arten von Lieferantenerklärungen

Lieferantenerklärungen werden nach dem Ursprung der Ware und nach ihrer Geltungsdauer unterschieden.

Nach der Ursprungseigenschaft lassen sich folgende Lieferantenerklärungen unterscheiden:

• Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft: In dieser in der Praxis am häufigsten anzutreffenden Variante bestätigt der Lieferant, dass die Ware die Ursprungsregeln eines oder mehrerer Präferenzabkommmen erfüllt.
• Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprungseigenschaft: In dieser bestätigt der Lieferant nicht den Präferenzursprung der gelieferten Ware, sondern informiert über verwendete Vormaterialien und deren Ursprung beziehungsweise bereits erfolgte Be- oder Verarbeitungen.

Nach der Geltungsdauer werden folgende Lieferantenerklärungen unterschieden:

• Einzel-Lieferantenerklärungen: Diese decken einzelne Warenlieferungen ab.
• Langzeit-Lieferantenerklärungen (LLE): Diese decken Sendungen gleichartiger Waren für einen Zeitraum bis zu zwei Jahren ab.

Daraus ergeben sich regelmäßig vier Varianten:

1. Einzel-Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprung;
2. Einzel-Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprung;
3. Langzeit-Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprung;
4. Langzeit-Lieferantenerklärung für Waren ohne Präferenzursprung.

Vorgaben zu den Lieferantenerklärungen genau beachten

Wortlaut der Lieferantenerklärung ist verbindlich festgelegt

Die zentrale Rechtsgrundlage für Lieferantenerklärungen ist die Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 zum Unionszollkodex (UZK-IA). Maßgeblich sind die Art. 61 bis 66 UZK-IA sowie die Anhänge 22–15 bis 22–18 UZK-IA mit ihren vorgegebenen Wortlauten und Mustern. Unternehmen ist dringend zu empfehlen, den Wortlaut beziehungsweise das Muster aus der Durchführungsverordnung 1:1 zu übernehmen, da selbst bei kleinen Abweichungen die Lieferantenerklärung für ungültig erklärt werden kann. Auch weist der Zoll darauf hin, dass Lieferantenerklärungen auf einem Formular, das bei den Industrie- und Handelskammern erhältlich ist, abgeben werden können. Ebenso ist dies auch auf der Rechnung, einem zugehörigen Lieferschein oder einem sonstigen Handelspapier möglich. Darin hat die Bezeichnung so zu erfolgen, dass der Bezug zur Ware eindeutig erkennbar ist und diese identifiziert werden kann.

Handschriftliche Unterzeichnung erforderlich – Ausnahmen möglich

Ferner ist zu beachten, dass Lieferantenerklärungen handschriftlich im Original unterzeichnet werden müssen. Ausnahmen existieren, wenn die Lieferantenerklärung und die Rechnung elektronisch erstellt wurden. In diesem Fall kann die Lieferantenerklärung elektronisch authentifiziert werden. Eine handschriftliche Unterschrift ist ebenfalls abkömmlich, wenn sich der Lieferant schriftlich verpflichtet, die volle Verantwortung für jede Lieferantenerklärung zu übernehmen, die ihn so ausweist, als ob er sie handschriftlich unterzeichnet hätte.

Aufbewahrung von Lieferantenerklärungen

Für die Aufbewahrung und Archivierung von Lieferantenerklärungen gelten bestimmte Regeln, die auf der Seite des Zolls abgerufen werden können. Auf dieser wird etwa darauf hingewiesen, dass für den Aussteller der Lieferantenerklärung Kopien der abgegebenen Erklärung und Nachweise über die Richtigkeit dazugehören. Für Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 UZK gilt gemäß § 147 AO eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Auch eine elektronische Archivierung ist zulässig, solange die Unterlagen unverändert und nachvollziehbar gespeichert werden.

Nachträgliche Abgabe von Lieferantenerklärungen zulässig

Die Zollinformationen weisen zudem darauf hin, dass Lieferantenerklärungen auch nachträglich abgegeben werden dürfen.