Der Unternehmer (nach § 2 UStG bis § 2b UStG) hat ein Doppel seiner eigenen Rechnung (unabhängig davon, ob er selbst oder ein Dritter sie ausgestellt hat) und alle Eingangsrechnungen nach § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG 10 Jahre aufzubewahren. Auch Gutschriften sind 10 Jahre aufzubewahren.
Die Verpflichtung des Unternehmers richtet sich nicht nur darauf, die Rechnung körperlich aufzubewahren, der Unternehmer muss auch dafür Sorge tragen, dass während des gesamten Aufbewahrungszeitraums die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Auf Thermopapier ausgedruckte Rechnungen sind zu kopieren, die ursprüngliche auf Thermopapier ausgedruckte Rechnung muss nicht aufbewahrt werden.[1] Ausfuhrbelege, die Originalstempel der Zollverwaltung enthalten, müssen immer im Original aufbewahrt werden.
Die Verpflichtung zur Aufbewahrung betrifft auch:
- Fahrzeuglieferer, die als Privatperson ein neues Fahrzeug i. S. d. § 1b Abs. 3 UStG in das übrige Gemeinschaftsgebiet liefern und für diesen Umsatz als Unternehmer nach § 2a UStG anzusehen sind,
- Unternehmer, die für bezogene Leistungen zum Steuerschuldner nach § 13b UStG (Reverse-Charge-Verfahren) werden; dies gilt auch dann, wenn die Leistungen für den nichtunternehmerischen Bereich bezogen werden,
- Rechnungen für die letzte Lieferung im Rahmen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts[2] nach § 25b UStG. Der letzte Erwerber, der nach § 13a Abs. 1 Nr. 5 UStG i. V. m. § 25b Abs. 2 UStG zum Steuerschuldner aus der an ihn ausgeführten Lieferung innerhalb des innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts wird, muss die Rechnung ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahren.
Beginn der Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG in allen genannten Fällen mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.
Alle Unterlagen 10 Jahre aufbewahren
Da für die meisten Unterlagen mittlerweile eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht besteht, sollte der Unternehmer grundsätzlich alle Unterlagen 10 Jahre aufbewahren, da die nachträgliche Rekonstruktion der Daten oftmals nicht möglich oder sehr teuer ist, falls versehentlich Unterlagen schon vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet worden sind.
§ 14b Abs. 2 UStG regelt den Aufbewahrungsort der Rechnungen für Unternehmer, die im Inland und in den in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebieten ansässig sind. Der Unternehmer muss danach alle Rechnungen im Inland oder im Freihafengebiet[3] nach § 1 Abs. 3 UStG aufbewahren.
Bei elektronisch aufbewahrten Rechnungen – hierbei handelt es sich nicht nur um elektronisch übermittelte Rechnungen, sondern auch um elektronisch archivierte Rechnungen – regelt § 14b Abs. 2 UStG unter bestimmten Voraussetzungen einen abweichenden Aufbewahrungsort. Soweit eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet ist, darf der Unternehmer die Rechnungen im Gemeinschaftsgebiet, im Freihafen[4], im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland aufbewahren. Die Aufbewahrung im Gebiet von Büsingen und auf der Insel Helgoland wird zugelassen, da es sich hierbei um deutsche Hoheitsgebiete handelt. Der Unternehmer muss dem Finanzamt den Aufbewahrungsort mitteilen, wenn er die Rechnungen nicht im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete aufbewahrt. Die Aufbewahrungspflicht betrifft dabei nicht nur die Rechnungen, sondern auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten.
Ein nicht im Inland (oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete) ansässiger Unternehmer muss den Aufbewahrungsort der nach § 14b Abs. 1 UStG aufzubewahrenden Rechnungen im Gemeinschaftsgebiet, in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete, im Gebiet von Büsingen oder auf der Insel Helgoland bestimmen. In diesem Fall ist der Unternehmer verpflichtet, dem Finanzamt auf dessen Verlangen alle aufzubewahrenden Rechnungen und Daten oder die an deren Stelle tretenden Bild- und Datenträger unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Kommt er dieser Verpflichtung nicht oder nicht rechtzeitig nach, kann das Finanzamt verlangen, dass er die Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete aufbewahrt.
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