Zusammenfassung
Ohne ordnungsgemäße Rechnung mit gesondertem Ausweis der Umsatzsteuer ist eine Erstattung der Vorsteuer beim unternehmerischen Leistungsempfänger nicht möglich. Für Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken ist die Ausstellung und auch für private Leistungsempfänger die Aufbewahrung von Rechnungen verpflichtend; die Rechnungen sind i. d. R. binnen 6 Monaten auszustellen. Wird in der Rechnung Umsatzsteuer zu hoch oder unberechtigt ausgewiesen, schuldet der Rechnungsaussteller diese zusätzlich; der Leistungsempfänger erhält hieraus keinen Vorsteuerabzug. Besondere Anforderungen gelten für Rechnungen über innergemeinschaftliche Leistungen, Kleinbetragsrechnungen, Anzahlungen, Fahrausweise, Dauer- und Teilleistungen, verbilligte Rechnungen an "Angehörige", beim sog. Reverse-Charge-Verfahren, für Reiseleistungen sowie für Differenzgeschäfte und kurzfristige Beherbergungsleistungen. Aktuell sind elektronisch übermittelte Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt. Ab dem 1.1.2025 greift eine neue Definition für elektronische Rechnungen und für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen die Pflicht zur elektronischen Rechnungstellung.
Der Begriff "Rechnung" ist in § 14 Abs. 1 UStG definiert. Die Pflichtangaben sind in § 14 Abs. 4 bzw. für Sonderfälle in § 14 a UStG geregelt. Die Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus § 14 b UStG. Vereinfachungsregelungen (u. a. für Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise) sind in §§ 31–35 UStDV enthalten. § 14 c UStG bestimmt die Rechtsfolgen bei falschem oder unberechtigtem Steuerausweis. Die Verwaltung hat in Abschn. 14.1–14c.2, Abschn. 15.2 und Abschn. 15.2a UStAE Stellung genommen.
Eine rückwirkende Rechnungsberichtigung zur Erlangung des rückwirkenden Vorsteuerabzugs ist nun auch nach Verwaltungsauffassung (BMF, Schreiben v. 18.9.2020, III C 2 – S 7286-a/19/10001 :001) möglich.
1 Pflicht des Leistenden zur Rechnungserstellung
Führt ein Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen aus, ist er berechtigt, Rechnungen auszustellen. Ist der Leistungsempfänger ein Unternehmer, der die Leistung für sein Unternehmen bezieht, oder eine juristische Person, ist der Leistende zur Rechnungsstellung innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet. Die Verpflichtung zur Rechnungserstellung besteht auch für abgerechnete steuerfreie Leistungen, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (= Befreiung nach § 4 Nr. 1–7 UStG, z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhrlieferungen). Die Verpflichtung besteht jedoch nicht, wenn der abgerechnete Umsatz nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei ist[1], z. B. heilberufliche Leistungen. Die Pflicht zur Rechnungstellung ist besonders wichtig für unternehmerische Leistungsempfänger, die für den Vorsteuerabzug eine Rechnung benötigen.[2]
Pflicht zur elektronischen Rechnung ab 1.1.2025
Ab dem 1.1.2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Entsprechende umsatzsteuerliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz enthalten. Die dort enthaltene Neuregelung des § 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG n. F. unterscheidet ab dem 1.1.2025 grundsätzlich zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Eine elektronische Rechnung ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Verpflichtung betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), bei denen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Übergangsregelungen
Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnung gilt ab 1.1.2025. Jedoch greifen folgende Übergangsregelungen:
- bis 31.12.2026: Für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze sind unter Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen zulässig.
- bis 31.12.2027: Für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze sind unter Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen zulässig, wenn der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von max. 800.000 EUR hat.
Ab 2028 sind die Anforderungen an die elektronischen Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.
Nähere Informationen finden Sie im Beitrag "Wachstumschancengesetz: Verpflichtung zur elektronischen Rechnung".
Werklieferungen und sonstige Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück
Die Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht zusätzlich für steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, auch wenn sie an Nichtunternehmer oder an den Privatbereich von Unternehmern erbracht werden.[3]
Zu den betroffenen Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken gehören u. a. alle Bauleistungen (z. B. Instandhaltung, Renovierung, Wartung, Einbau fest mit dem Gebäude verbundener Einrichtungsgegenstände, Hausanschlüsse, Zurverfügungstellen von Baugeräten wie Betonpumpen, andere planerische Leistungen, Begutachtung, Bauüberwachung, Bauabrechnung, Durchführung von...
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