Excel Tipps

Ein gutes Controlling-Toolkit steht und fällt mit den richtigen Tools – doch welche sind das wirklich? Nach Excel, Python, KNIME, Power BI und R werden in dieser Beitrag weitere Werkzeuge vorgestellt und die richtungsweisende Grundsatzfrage "Open Source oder proprietär?" diskutiert.

Moderne Datenanalyse im Controlling muss nicht zwingend Programmierkenntnisse voraussetzen. KNIME zeigt, wie Controller mit einem visuellen, codefreien Workflow-Tool leistungsstarke Analysen aufbauen, automatisieren und im Team nutzen können.

Im Reporting kann die Situation entstehen, dass Sie mehrere Tabellenblätter haben, die Sie gerne direkt in einer Pivot-Tabelle zusammenführen möchten. Das umständliche Verknüpfen der einzelnen Tabellen mit Verweis- und Summenformeln bleibt erspart. Dieser Tipp zeigt, wie das gelingt.

Wenn viel mit Pivot-Tabellen gearbeitet wird, entstehen Datenauszüge mit unzähligen Datensätzen. Dort enthalten ist z.B. ein Datum der Umsatzverkäufe. Wie Sie diese nun für das Reporting einzeln und oder nach Bedarf auch gruppiert nach z.B. Monaten in Excel 365 zusammenfassen können, zeigt dieser Tipp.

"Cash", der Zahlungseingang, spielt eine entscheidende Rolle bei der Liquiditätsplanung. Dazu müssen Sie zum Beispiel wissen, welche Ausgangsrechnungen von heute an in X Tagen fällig sind. Eine Formel in Excel 365 kann diese Fälligkeiten berechnen.

Mit der Urlaubszeit stehen Unternehmen und Mitarbeiter vor der Frage, wie Abwesenheiten bestmöglich organisiert werden können. Jörgen Erichsen gibt fünf Tipps, wie die Übergabe gelingt und Vertreter entlastet werden.

Wenn Daten in Pivot-Tabellen erfasst werden, soll hieraus häufig auch eine Präsentation erstellt werden. Mit PivotChart in Excel 365 ist eine bessere Visualisierung dieser Daten möglich. Dieser Tipp zeigt, wie Feldschaltflächen ein- und ausgeblendet werden können.

Wer viel mit Pivot-Tabellen arbeitet, wird wissen, wie umfangreich diese sein können. Das Sortieren von Daten kann hier sehr hilfreich sein, um die Daten besser zu organisieren. Excel 365 bietet hier eine Lösung an, wie dieser Tipp zeigt.

Wenn man regelmäßig Pivot-Tabellen erstellt, kommt es immer mal wieder vor, dass Excel 365 eine neue Pivot-Tabelle nicht so anzeigt, wie man es erwartet. Wie man typische Fehler vermeidet, zeigt dieser Tipp.

Wenn Sie regelmäßig mit Pivot-Tabellen arbeiten, kommt es auch vor, dass Sie Daten aus den Datenquellen löschen, die Filter in der Pivot-Tabelle aber bestehen bleiben. In diesem Tipp erfahren Sie, wie das in Excel 365 problemlos gelöst werden kann.

Kennen Sie das Problem? Sie haben eine Pivot-Tabelle erstellt, anschließend nach Ihren Wünschen formatiert und z.B. die Spaltenbreite angepasst. Nach der Aktualisierung ändert sich die Pivot-Tabelle aber automatisch in ihren Ursprung. In diesem Tipp erfahren Sie, wie sich das in Excel 365 lösen lässt.

Im Reporting müssen vor allem die richtigen Informationen berichtet werden. Oft müssen umfangreiche Datensätze entsprechend gefiltert werden. Dieser Tipp erklärt, wie das in Excel 365 mit der neuen Formel FILTER gelingt.

Bei Reports von umfangreichen Tabellen, z. B. Produktlisten benötigt das Management Informationen zu Top-Werten, beispielsweise zu den umsatzstärksten und -schwächsten Produkten. Mit Excel 365 lassen sich mithilfe bestimmter Formeln die notwendigen Rangfolgen erstellen.

Kennen Sie das? Sie nutzen eine umfangreiche Kalkulation, die sich dynamisch steuern lässt, wenn man bestimmte Paramater verändert. Excel 365 bietet eine Vielzahl von Formeln an, um auch in dynamischen und komplexen Kalkulationen einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen, wie bspw. die Formel XVERWEIS.

Häufig werden verschiedene Rechnungen und Belege in Excel erfasst. Wenn diese Daten dann in Summe pro Monat oder Jahr dargestellt werden sollen, benötigt man entsprechende Formeln. In diesem Tipp erfahren Sie, wie das in Excel 365 gelingt.

Häufig enthalten Excel-Kalkulationen viele Formeln und Verschachtelungen. In diesem Tipp erfahren Sie, wie Kalkulationen mit der Formel SUMMENPRODUKT in Excel 365 übersichtlicher werden.

Wenn man in Excel einen bestimmten Zielwert, z. B. bei einer Kalkulation, erhalten will, müssen häufig Ausgangswerte angepasst werden. In der Praxis ist dieses "Ausprobieren" oft sehr zeitaufwendig. Dieser Tipp erklärt, wie in Excel 365 mit wenigen Schritten die Zielwertsuche gelingen kann.

Das Einhalten von Fristen ist häufig eine Herausforderung in Projekten. Doch Excel 365 bietet eine Möglichkeit, die Tage bis zum Abschluss eines Projekts anzuzeigen. Dieser Tipp zeigt, wie Sie mithilfe verschiedener Formeln den Überblick bei den Projektfristen behalten.

Kennen Sie das? Sie arbeiten in einem international tätigen Unternehmen und tauschen Excel-Dateien mit Kollegen aus dem Ausland aus oder bearbeiten diese gemeinsam. Oftmals erhält man Dateien mit einer Formatierung, die zu Problemen führt, weil die Berechnung nicht mehr funktioniert. Doch in Excel 365 lassen sich diese Werte umwandeln.

Kennen Sie das? Sie sind z.B. im Vertrieb tätig und haben eine Übersicht mit Mengen, Preisen und Umsatzzahlen und möchten diese z.B. zum Tageskurs nach Dollar berechnen lassen. Bei fehlenden Kursdaten werden die Zellen dann mit dem Fehler #NV (nicht vorhanden) angezeigt. Eine Lösung für dieses Problem zeigt dieser Excel-Tipp.

Bei der Nutzung eines variablen Dashboard oder einer umfangreichen Kalkulation in Excel kann das Anpassen von Datumswerten sehr aufwendig werden. In diesem Tipp erfahren Sie, wie das ohne großen manuellen Aufwand gelingt.

Angenommen Sie haben in Excel eine Tabelle mit Vertriebszahlen, also Menge, Preis und Umsatz, und Sie möchten nun aus diesen Zahlen Mittelwerte bilden, die keine Nullwerte berücksichtigen. Dann müssen Sie mit einem kleinen Kniff arbeiten.

Wenn eine Pivot-Tabelle mit Umsätzen erstellt wurde und man auf die Schnelle eine Ansicht zur prozentualen Verteilung der Vertriebler, Produkte oder Verkaufsgebiete sehen möchte, benötigt man eine alternative Darstellung. Die von Excel angebotene Lösung sehen Sie in diesem Excel-Video-Tipp.

Kennen Sie das? Sie haben einen Datenauszug mit unzähligen Datensätzen. Dort ist z.B. ein Datum der Umsatzverkäufe enthalten. Diese möchten Sie nun schnell nach Monaten, Quartalen und oder Jahren zusammenfassen. Wie das in Excel möglich ist, zeigt dieser Video-Tipp.

Wie kann man bei einer Pivot-Tabelle aus der Ansicht schnell und einfach Summen sehen, um einzelne Felder auszuwerten? Gerade bei monatlichen Verläufen, Kategorien oder Gruppierungen sind Teil- und / oder Gesamtergebnisse sinnvoll. Dieser Excel-Tipp zeigt Ihnen im Video, wie das geht.

Kennen Sie das? Sie haben eine Pivot-Tabelle erstellt, die eine Vielzahl von Daten erhält, und möchten dem Empfänger eine Vielzahl von verschiedenen Daten präsentieren. Das erleichtert Ihnen der Berichtsfilter. Wie das geht, zeigt der folgende Excel-Tipp im Video.

Wenn viele Daten als Pivot-Tabelle erfasst und ausgewertet werden sollen, muss man beachten, dass Excel als Grundeinstellung das Format "Standard" verwendet. Gerade bei Finanzdaten wie Umsatz, Menge, Kosten oder anderen Währungsbeträgen, macht dies die Darstellung schnell sehr unübersichtlich. Es gibt jedoch eine Lösung, wie dieser Excel-Tipp im Video zeigt.

Kennen Sie das? Sie haben eine Pivot-Tabelle erstellt, die eine Vielzahl von Daten erhält und möchten je nach Empfänger und Funktion ein geeignetes Layout verwenden. Excel bietet eine Auswahl von drei verschiedenen Formaten, die Sie für ein Layout einer Pivot-Tabelle verwenden können. Die Umsetzung sehen Sie in diesem Video.

Kennen Sie das? Sie haben eine Arbeitsmappe mit mehreren Tabellenblättern, die Sie nun in einer Ein-Blatt-Übersicht zusammenfassen möchten, um sich einen schnellen Überblick zu verschaffen. Dieser Excel-Video-Tipp zeigt, wie Ihnen das gelingt.

Eine der oft vergessenen, aber dennoch extrem hilfreichen Funktionen, in Excel ist die RUNDEN-Funktion. Wenn Sie Zahlen auf eine bestimmte Art runden möchten, um diese beispielweise für Weiterberechnungen zu verwenden oder aber einfach nur kaufmännisch auf- oder abrunden, hilft diese Funktion. Die wichtigsten Formeln werden in diesem Excel-Video-Tipp aufgelistet.

Wenn Sie bestimmte Werte in langen Kennzahlenlisten oder BWAs suchen und wiedergeben lassen möchten, um eine eigene Kennzahlenübersicht für Ad hoc-Analysen zu erstellen, dann ist die Formel SVERWEIS das richtige Werkzeug für Sie. In diesem Excel-Videotipp wird erklärt, wie es funktioniert.

Kennen Sie das? Sie möchten für das nächste Meeting eine Präsentation erstellen und aktuelle Absatzzahlen von verschiedenen Produkten präsentieren. Natürlich möchten Sie diese Zahlen in einem ansprechenden Diagramm mit gestapelten Säulen aufzeigen. Der Excel-Tipp zeigt, wie das gelingen kann.

Pflegen mehrere Mitarbeiter ein und dieselbe Liste, kann es passieren, dass Einträge doppelt eingetragen werden. Dies kann Unstimmigkeiten nach sich ziehen. Der folgende Excel-Tipp zeigt, wie Listen auf doppelte Einträge geprüft und diese bereinigt werden können.

Wenn Zellen in einem Excel-Arbeitsblatt nicht verändert werden sollen, kann man diese schützen, indem man sie mit dem Blattschutz sperrt. Außerdem kann man zum Aufheben des Blattschutzes ein Kennwort vergeben. Jetzt im Video-Tipp.

Kennen Sie das? Ein ausgedrucktes Excel-Sheet soll von Kollegen nochmals überarbeitet werden. Damit die Kollegen den Ablageort weder suchen noch nachfragen müssen, fügen Sie einen Verweis von Dateiname und Dateipfad auf dem Ausdruck ein. Dies spart Zeit und jeder Beteiligte kann direkt zur gewünschten Datei gelangen.

Kennen Sie das: Sie möchten z.B. mal Ihre Lieferanten überprüfen und herausfinden, wo diese überwiegend ansässig sind. Sie ziehen sich die Lieferantenkartei nach Excel und stellen dann fest, dass das System Ihnen den Ort und die PLZ in einer Zelle anzeigt. In diesem Excel-Video-Tipp erfahren Sie, wie Sie beides schnell und komfortabel trennen.

Sie wollen mit Daten aus langen Listen rechnen und Summen nach bestimmten Kriterien bilden? Dann sind Pivot-Tabellen das richtige Werkzeug für Sie. Diese Tabellen sind zum "Rechnen mit gefilterten Daten" gemacht und sollten direkt genutzt werden, wenn Sie Daten nach bestimmten Kriterien filtern und aufsummieren wollen.

Zur Zusammenfassung der wichtigsten Auswertungen werden in der Praxis sogenannte „Business Dashboards“ verwendet. Sie haben das Ziel die wichtigsten Kernaussagen über die aktuellen Unternehmensentwicklungen empfängerorientiert, übersichtlich und ansprechend zu zeigen. Wie Sie Ihr eigenes Dashboard-Template (Schablone) in Excel erstellen zeigt Ihnen der folgende Excel Video Tipp.

Stellen Sie sich vor, Sie haben lange Datenlisten und möchten schnell eine Übersicht gewinnen. Dazu ist die Funktion "Sortieren und Filtern" wunderbar geeignet. Wie Sie aus langen Datenlisten nach den Zeilen filtern können, die Sie farbig markiert haben, zeigt der folgende Excel-Tipp im Video.

Wurde eine Pivot-Tabelle erstellt, sind teilweise Lücken in der Ansicht, weil dort keine Werte in den Daten enthalten sind. Dies ist nichts Ungewöhnliches, denn es wird immer mal Daten geben, die nicht in jeder Kombination vorhanden sind. Doch Excel bietet auch für solche Fälle Lösungen, wie dieser Tipp im Video zeigt.

Gerade Auswertungen von verkauften Artikelmengen werden erst dann aussagefähig, wenn man neben den absoluten Werten in der Auswertungstabelle direkt daneben die relativen Werte in Prozent der verkauften Mengen abbildet. Wie Sie dies in Ihrer Pivottabelle darstellen, zeigt der heutige Excel-Video-Tipp.

Mit Pivot-Tabellen kann man lange Datenlisten übersichtlich gestalten. Interessant ist hierbei die Kombination der Filter- und Rechenfunktion. In diesem Excel-Video-Tipp erfahren Sie, wie die ausgewählten Filter in der Pivot-Tabelle sichtbar gemacht werden können.

Kennen Sie das? Sie haben in einer Excel-Datei eine Tabelle angelegt. Im Anschluss stellen Sie fest, dass eine Anordnung in Spalten besser gewesen wäre. Die Tabelle jetzt noch neu anzulegen ist aufwendig. Wie Sie mithilfe der Funktion TRANSPONIEREN schnell und einfach Zeilen und Spalten tauschen zeigt dieser Excel-Tipp im Video.

Die Arbeit mit Excel kommt ins Stocken, wenn Fehlerausgaben in den Zellen angezeigt werden. Die Formel WENNFEHLER kann hier schnell und einfach helfen, wie dieses Video zeigt.

Wenn Sie in einer Datentabelle mit wenigen Klicks spezielle Werte ermitteln wollen, die bestimmte Kriterien aufweisen, kann Ihnen eine einfache Formel weiterhelfen. Wie das funktioniert, erfahren Sie jetzt im Video.

In zahlreichen Geschäftsberichten, in der Werbung und selbst in den Wirtschaftsmedien finden sich Diagramme, die – absichtlich oder unbeabsichtigt – missgestaltet wurden und damit einen falschen Eindruck vermitteln. Meistens handelt es sich hierbei um Manipulationen an den Achsen. Das Video zeigt anschaulich, was mit diesem sog. „Lügenfaktor“ gemeint ist und wie man mit der Formel MAX den richtigen Maßstab für seine Diagrammreihe findet

Kennen Sie das? Sie habe eine Arbeitsmappe mit mehreren gleich aufgebauten Tabellenblättern, die in einer Ansicht zusammengefasst werden möchten. Das kann z. B. bei Monatsauswertungen zur Jahresübersicht erfolgen – gerade zum Jahresende eine häufig benötigte Funktion. Hier gibt es eine Funktion, mit der Ihnen lange Summenformeln erspart bleiben. Jetzt auch im Video erklärt.

Kennen Sie das? Nicht enden wollende Datentabellen verschwimmen nach wenigen Minuten langsam aber sicher vor dem Auge. Mit der Excel-Funktion "bedingte Formatierung Datenbalken" können Sie die bedeutenden Abweichungen einfach hervorheben und so die Analyse wesentlich beschleunigen. Jetzt auch per Video erklärt.

Kennen Sie das? Sie haben in der Personalabteilung eine Liste mit Mitarbeitern, deren Vor- und Nachnamen Sie verbinden müssen. Oder Sie haben Adressdaten und müssen diese splitten. Mit der Blitzvorschau haben Sie schnell und einfach das gewünschte Ergebnis.

Kennen Sie das? Sie haben ein variables Dashboard oder eine Kalkulation erstellt, die sich dynamisch steuern lassen, wenn man bestimmte Parameter ändert. Müssen Dropdown-Menüs dabei angepasst werden, kann das zu einem großen Aufwand führen. In diesem Tipp erfahren Sie, wie das einfach zu lösen ist.

In Controlling und Rechnungswesen werden sensible Finanzdaten oft über Excel bereitgestellt. Diese Dateien sollen nur von befugten Kolleginnen und Kollegen eingesehen werden. Mit einem Kennwort können Sie sensiblen Excel-Dateien schützen.

Wurde eine Kalkulation erstellt oder eine komplexe Berechnung für Kunden oder Lieferanten, kann man darin enthaltene Formeln verbergen und vor Veränderungen schützen. Wie das funktioniert, erklärt dieser Excel-Tipp.