Mithilfe von Tabellen variable Dropdown-Menüs erstellen und verwalten

Nicht selten werden unzählige Zellen dynamisch gebaut, um schnell auf Änderungen reagieren zu können. Wird die Kalkulation dann in späteren Verlauf erweitert und es kommen neue Daten hinzu, die wiederrum weitere Parameter besitzen, wird die dynamische Nutzung immer unübersichtlicher. 

Tabellen in Kombination mit Dropdown-Menüs

Excel bietet unzählige Funktionen und Tools, die man für die eine oder andere Sache "zweckentfremden" kann. Dazu zählen beispielsweise Tabellen in Kombination mit Dropdown-Menüs. In diesem Beispiel sehen Sie, wie sich ein einfaches Dropdown-Menü mithilfe einer Tabelle dynamisch und stets aktuell halten lässt. Im folgenden Bild sehen Sie die Absatzzahlen unterschiedlicher Produkte. Mittels Dropdown-Menü möchten Sie diese nach Mitarbeitern (gelb markiert) auswählen können.

Dropdown-Menü mittels Steuerungstabelle erstellen

Es bietet sich immer an, bei aufwendigen Dateien ein Steuerungsblatt anzulegen, in denen Sie z.B. die Dropdown-Menüs verwalten. In diesem Beispiel haben wir drei Mitarbeiter, die als Dropdown-Menü erstellt werden sollen. Bevor diese aber mittels Datenüberprüfung statisch hinterlegt werden, wandeln wir die Liste zuerst in eine Tabelle um.

Im ersten Schritt markieren wir im Tabellenblatt Steuerung die Zellen A3 bis A6. Über den Reiter EINFÜGEN gelangen wir in den Bereich Tabellen und wählen dort die Funktion Tabelle aus. Es öffnet sich ein Fenster, um eine Tabelle zu erstellen. Da wir die Markierung schon vorgenommen haben, bestätigen wir mit OK.

Nachdem wir nun eine Tabelle erstellt haben, geben wir dieser noch einen aussagekräftigen Namen. Dazu markieren wir in die Zellen D4 bis D6 und tragen im Namenfeld z.B. Verkäufer (rot markiert) ein.

Wechseln Sie nun ins Tabellenblatt Überblick und wählen Sie die Zelle A14. Im Reiter DATEN und dann im Bereich Datentools klicken Sie auf Datenüberprüfung. Im neuen Fenster wählen Sie bei Zulassen: die Liste aus und als Quelle geben Sie =Verkäufer ein. Aktivieren Sie Zellendropdown und bestätigen Sie dann mit OK.

Das Dropdown ist nun dynamisch. Sie können im Tabellenblatt weitere Namen ab Zelle D7 ergänzen und das Dropdown in Tabellenblatt Überblick aktualisiert sich automatisch.

Tipp: Wenn Sie viele Namen im Dropdown ergänzen und diese dann beispielsweise alphabetisch sortieren möchten, nutzen Sie den Filter in der Tabelle und wählen beispielsweise Von A bis Z sortieren. Das Dropdown passt sich der Reihenfolge automatisch an.

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