Excel kann mithilfe von Dopdown-Menüs Auswertungen erstellen. Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

In Dashboards auf Excel-Basis kann ein Dropdown-Menü helfen, Auswertungen zu vereinfachen, zum Beispiel wenn es um die Absatzzahlen von Mitarbeitern geht.

Kennen Sie das? Sie möchten sich mal eben schnell einen Überblick über die Absatzzahlen von Mitarbeitern verschaffen, wollen jedoch nicht für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Auswertung erstellen. Dabei möchten Sie auf einen Blick neben Absatzzahlen in Tabellenform auch gleich noch passende Diagramme und weitere Kennzahlen und Informationen zum Mitarbeiter anzeigen lassen. Hier eignet sich eine Übersicht (oder auch Dashboard), die alle notwendigen Daten schnell, übersichtlich und komprimiert nach Ihren Wünschen zeigt. Doch bei einer hohen Anzahl von Mitarbeitern soll dieses Dashboard variable sein? Dann empfiehlt sich hier ein Dropdown-Menü.

Ausbaufähiges und informatives Dashboard 

Stellen Sie sich vor, Sie haben das nachfolgende Dashboard erstellt und möchten nun mit einem Klick die Daten von Mitarbeiter X oder Y sehen ohne jedes Mal ein neues Dashboard erstellen zu müssen. Der Vorteil ist hierbei, dass Sie sich ein ausbaufähiges und informatives Dashboard bauen, das variabel ist, weil es nur von einer einzigen Variable – dem Mitarbeiter – abhängig ist.

Bild: Ralf Greiner

Das Dashboard an sich besteht aus Formeln, wie dem SVERWEIS und SUMMEWENNS, bei denen die Zelle D2 (rot) die entscheidende und zentrale Rolle einnimmt, um individuelle Werte anzeigen zu lassen.

Bild: Ralf Greiner

Dropdown-Menü in Zelle einfügen

Bevor man sich die Werte schnell nach Mitarbeitern anzeigen lassen kann, muss ein Bereich mit hinterlegten Mitarbeitern festgelegt werden, die später als Dropdown-Menü angezeigt werden sollen. Dazu ist es wichtig, dass man eine Liste erstellt, die alle Mitarbeiter aufführt. In diesem Beispiel bietet sich die Tabelle Mitarbeiterinformationen an. Im ersten Schritt wird dabei die Zelle ausgewählt, in der das Dropdown-Menü eingefügt werden soll. In diesem Beispiel ist die Zelle D2 in Tabelle Überblick die Zielzelle. Nachdem die Zelle ausgewählt ist, geht man oben im Menü auf den Reiter DATEN und wählt dort den Punkt DATENÜBERPRÜFUNG aus. Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in dem die Gültigkeitskriterien für ein Dropdown-Menü eingestellt werden. Da wir die Mitarbeiter aus einer Liste beziehen, wählt man beim Menüpunkt Zulassen: die LISTE (rot) aus. Anschließend wird unter Quelle: (rot) noch der Bereich festgelegt, wo die Namen der Mitarbeiter stehen. Aktivieren Sie zudem die Kästchen Leere Zellen ignorieren und Zellendropdown.

Bild: Ralf Greiner

Die Formel (Quelle:) lautet dabei wie folgt: 

=Mitarbeiterinformationen!$A$3:$A$5

Je nachdem welchen Mitarbeiter auswählen möchte, kann man nun nach Klick auf OK diesen per Dropdown in Zelle D2 auswählen.

Bild: Ralf Greiner
Hinweis: Ein großer Vorteil am Dropdown liegt auch an der korrekten Schreibweise der Mitarbeiter. Würde man den Namen manuell in Zelle D2 eintragen, kann es zu Schreibfehlern kommen, sodass die Werte nicht angezeigt werden. Es ist dabei wichtig, dass der Name identisch mit dem der Mitarbeiterinformationen und auch im Blatt Daten - Umsätze ist. Andernfalls finden die Formeln die Variable nicht!

Schlagworte zum Thema:  Excel, Reporting, Berichtswesen

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