Bild: Ralf Greiner

Kennen Sie das: Sie möchten z.B. mal Ihre Lieferanten überprüfen und herausfinden, wo diese überwiegend ansässig sind. Sie ziehen sich die Lieferantenkartei nach Excel und stellen dann fest, dass das System Ihnen den Ort und die PLZ in einer Zelle anzeigt. Hier erfahren Sie, wie Sie beides schnell und komfortabel trennen.

Nicht selten ist man damit konfrontiert, dass man bei der Analyse von Daten auf Hürden wie zusammengefasste Daten trifft, die man lieber in einzelne Spalten aufteilen möchte. Auch in diesem Beispiel liefert das System leider nur den Ort und die PLZ zusammen, was z.B. eine Analyse nach Orten erschwert, da auch Orte oftmals mehrere PLZ aufweisen. Mit den Formeln LÄNGE, LINKS, RECHTS kann man dieses Problem sehr schnell und einfach lösen.

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Einfaches Extrahieren von PLZ als Textbaustein mittels der Formel RECHTS

In diesem Beispiel befinden sich in der Spalte Adresse (Spalte C) der Ort und die PLZ inkl. Unterstrich verbunden jeweils in einer Zelle. Wenn in der Spalte PLZ (Spalte D) jetzt immer nur die PLZ stehen soll, so wendet man die Formel RECHTS wie folgt für Zelle D4 an:

=RECHTS(C4;5)

In der Formel wird mit C4 der Text angegeben, der betrachtet werden soll. Die Zahl 5 gibt dabei an, wie viele Zeichen aus der Zelle C4 von rechts aus gesehen extrahiert werden sollen. Die PLZ ist immer fünfstellig, sodass hier diese einfache Formel schon den gewünschten Erfolg zeigt.

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Analog zur Formel RECHTS gibt es auch die Formel LINKS, welche mit Angabe der zu prüfenden Zelle und einer Zeichenanzahl, den Text von links aus extrahiert.

Einfaches Extrahieren von Ort als Textbaustein mittels Formeln LÄNGE und LINKS

Nachdem die PLZ sehr einfach mittels Formel extrahiert werden konnte, soll nun auch der Ort in Spalte E erscheinen. Die Schwierigkeit besteht aber hier, dass die Ort nicht immer aus 5 Zeichen bestehen, sondern unterschiedlich lang sind. Hier hilft die Formel LÄNGE, die die Zeichen einer Zelle zählt und wiedergibt. Trägt man die Formel…

=LÄNGE(C4)

…in die Zelle E4 ein, so erhält man den Wert 12. Der Text Berlin_10115 besteht also aus 12 Zeichen und da man weiß, dass die PLZ + Unterstrich aus 6 Zeichen bestehen, macht man sich dies zu Nutze.

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Die im Beispiel mit der PLZ noch feste Anzahl 5 als Zeichen wird nun variable mit der LÄNGE. In Kombination mit der Formel LINKS und den 6 Zeichen für PLZ + Unterstrich lässt sich nun nachfolgende Formel erstellen, die alle Ort korrekt ausweist, indem die Anzahl der Zeichen von Links aus durch die Formel LÄNGE variabel extrahiert werden kann.

=LINKS(C4;LÄNGE(C4)-6)

Die Formeln müssen jetzt nur noch für die restlichen Zeilen runterkopiert werden.

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