Sie wollen mit Daten aus langen Listen rechnen und Summen nach bestimmten Kriterien bilden? Dann sind Pivot-Tabellen das richtige Werkzeug für Sie. Diese Tabellen sind zum "Rechnen mit gefilterten Daten" gemacht und sollten direkt genutzt werden, wenn Sie Daten nach bestimmten Kriterien filtern und aufsummieren wollen.
Excel-Video: Wie und warum man eine Pivot-Tabelle einfügt
Der nächste Excel Tipp zeigt Ihnen wie Sie eine Pivot-Tabelle einfügen:
Von der Datenliste zur Pivot-Tabelle
Um nun aus einer langen Datenliste eine Pivot-Tabelle zu erstellen klicken Sie in eine beliebige Zelle in Ihrer Datentabelle. Dann klicken Sie über den Reiter EINFÜGEN/ im Bereiche Tabellen auf den Knopf Pivot Table. Excel umrahmt automatisch die komplette Datenliste und öffnet das "Pivot Table erstellen"-Dialogfeld. Im Feld "Tabelle/Bereich:" wird Ihnen der Datenbereich angezeigt, auf den die Pivot-Tabelle nun zugreift. In unserem Beispiel ist es A1:E34. Sie können den Datenbereich auch beliebig ändern oder erweitern. Ferner haben Sie die Möglichkeit die Pivot-Tabelle in einem "neuen" oder "vorhandenen" Arbeitsblatt einzufügen. In unserem Beispiel wählen wir das "neue" Arbeitsblatt aus, da es übersichtlicher ist Daten und Pivot-Tabelle voneinander zu trennen, und bestätigen mit der OK-Taste.
Erstellen einer Pivot-Tabelle
Im sich neu geöffneten Arbeitsblatt finden wir nun eine noch leere Pivot-Tabelle vor, dessen Aussehen wir mittels der sogenannten "PivotTable-Felder" (früher "Feldliste" genannt) bestimmen können. Im oberen Bereich der PivotTable-Felder finden Sie die Spaltenüberschriften aus Ihrer Datentabelle wieder. Diese ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste in die jeweiligen Felder FILTER, SPALTEN, ZEILEN und WERTE.
Damit Sie die Kontrolle über die Darstellung der Pivot-Tabelle behalten, hilft folgender Grundsatz: Sie müssen genau wissen, was Sie wie darstellen wollen, z.B. "Kategorie+Art pro Jahr". Dann muss immer das Wort, welches nach dem "pro" steht (Jahr) in den SPALTEN-Bereich gezogen werden. Die Wörter, die vor dem "pro" stehen (Kategorie+Art) kommen in den ZEILEN-Bereich. Die Spalte, in der die Werte stehen mit denen gerechnet werden soll (in unserem Beispiel Spalte „Menge“), zieht man immer in den ƩWERTE Bereich. Alle Daten, die in erster Linie keine Rolle spielen (Kunde) ziehen Sie dann in den Bereich FILTER.
Eine weitere Besonderheit bei Pivot-Tabellen ist, dass Sie die Daten, auf welche die Pivottabelle zugreift, aktualisieren können, ohne eine neue Pivot-Tabelle einfügen zu müssen. Somit können Sie eine einmal erstellte Pivot-Tabelle im Rahmen des Monatsabschlusses immer wieder nutzen, indem Sie lediglich die Daten aktualisieren.