Datenanalyse mit Pivot-Tabellen: So verdichten Sie Buchhaltungsdaten zu Kostenanalysen

Einführung

Informationen, Zahlen und Daten sind die Basis für zahlreiche unternehmerische Entscheidungen. An der Masse mangelt es in der Regel nicht. Zahlenmaterial liegt oft so umfangreich und detailliert vor, dass man schnell den Überblick verlieren kann. Dann gilt es, die Datenflut gezielt nach ganz bestimmten Kriterien zu strukturieren, gliedern, verdichten, reduzieren. Nur so werden die Zahlen aussagefähig.

Excel stellt für diesen Fall die Funktion Pivot zur Verfügung. Damit haben Sie die Möglichkeit, Informationen nach unterschiedlichen Kriterien zusammenzufassen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Buchhaltungsdaten geschickt zu Kostenberichten verdichten und beliebig gliedern, sodass die gewonnenen Informationen die unterschiedlichsten Fragestellungen beantworten und zu Auswertungs- und Entscheidungszwecken herangezogen werden können.

Die Beispiele dieses Beitrags können Sie anhand der Musterdatei^[1] nachvollziehen.

Hinweis

Durch das Corona-Steuerhilfegesetz II wird vorübergehend der allgemeine Umsatzsteuersatz von 19 % auf 16 % und der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % auf 5 % reduziert. Da die Senkung der Steuersätze nur befristet vom 1.7.2020 bis 31.12.2020 gilt, wurde sie in diesem Beitrag nicht berücksichtigt. Informationen zu den Auswirkungen der Steuersatzänderung finden Sie im Beitrag "Absenkung des Umsatzsteuersatzes 2020: Herausforderungen für die Praxis“

[1]

s. Arbeitshilfe "Analyse von Buchhaltungsdaten mit Pivot-Tabellen"

1 Das leisten Pivot-Tabellen und Pivot-Chart

Der Begriff Pivot kommt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt so viel wie Dreh- und Angelpunkt. Anders ausgedrückt: Pivot-Tabellen sind nichts anderes als interaktive Tabellen, die schnell umfangreiche Datenmengen zusammenfassen können. Interaktiv bedeutet, dass Sie Daten unter verschiedenen Gesichtspunkten umordnen, zusammenfassen, auswerten und betrachten können. Auf diese Weise ermöglicht Excel Ihnen eine komfortable und vielseitige Analyse. Durch einfaches Umstrukturieren haben Sie die Möglichkeit, Daten aus einem völlig anderen Blickwinkel zu betrachten. Egal, welche Informationen der Chef, die Bank oder Anteilseigner fordern, Sie sind in der Lage, in kürzester Zeit – teilweise binnen Sekunden – verschiedene Auswertungen nach Belieben ganz gezielt zu erstellen.

1.1 PivotTable

Nachfolgend die Funktionen von PivotTable im Überblick:

• Strukturieren großer Datenmengen mittels benutzerfreundlicher Methoden
• Berechnen von Teilergebnissen
• Zusammenfassen von Daten nach Kategorien und Unterkategorien
• Durchführen von benutzerdefinierten Berechnungen und Formeln
• Erweitern und Reduzieren von Datenebenen
• Verschieben von Zeilen in Spalten oder Spalten in Zeilen, um unterschiedliche Zusammenfassungen der Quelldaten zu generieren
• Filtern, Sortieren, Gruppieren von Teilmengen
• Bedingtes Formatieren von Teilmengen
• Drill-Down-Funktion, um zu ermitteln, aus welchen Ursprungswerten sich ein bestimmter Zahlenwert zusammensetzt
• Gestalten von PivotTable

Hinweis

Zahlreiche Änderungen

Anwender älterer Excel Versionen kennen zwar die grundsätzliche Vorgehensweise im Hinblick auf das Erstellen von PivotTable, werden aber feststellen, dass sich in diesem Zusammenhang zahlreiche Änderungen ergeben haben.

1.2 PivotCharts

Microsoft beschreibt PivotCharts wie folgt: "Ein PivotChart ist letztlich eine PivotTable in anderer Form. Es ist auch ein Excel-Diagramm wie jedes andere Diagramm, aber mit zusätzlichen Funktionalitäten."

Dem kann man im Grunde nicht viel hinzufügen. Ein PivotChart kann auf den ersten Blick aussehen, wie ein herkömmliches Diagramm, beispielsweise ein Säulen- oder Kreisdiagramm. Das Besondere an PivotChart liegt in der Ausstattung bzw. der Funktionalität:

Sobald Sie als Anwender das Diagramm markieren, stellt Excel Ihnen die Registerkarte PivotTable-Analyse zur Verfügung (s. Abb. 1):

Abb. 1: Ein Blick auf die Registerkarte PivotTable-Analyse

Mit Hilfe dieser Register können Sie u. a. folgende Aufgaben im Handumdrehen erledigen:

• Diagramm umgestalten
• Beschriftungen hinzufügen
• Daten strukturieren
• Perspektive ändern
• Felder filtern und reduzieren

Praxis-Tipp

PivotTable kopieren

PivotCharts sind in der Regel mit PivotTable verknüpft. Das bedeutet, wenn Sie Felder im Chart löschen, filtern oder reduzieren, führen Sie diese Änderungen gleichzeitig für die verknüpfte Pivot-Tabelle aus. Wenn Sie sowohl die Tabelle als auch das Diagramm benötigen, sollten Sie auf Nummer sicher gehen: Kopieren Sie die PivotTable bevor Sie das PivotChart erstellen. Sie haben dann die ursprüngliche Tabellenvariante und das Diagramm Ihrer Wahl zur Verfügung.

Soviel zur Theorie. Kommen wir nun zum praktischen Einsatz von PivotTable und PivotChart.

2 Praxisbeispiel: Buchhaltungsdaten zu Kostenanalysen verdichten

Häufig wird die Funktion Pivot am Beispiel von Umsatzzahlen erläutert. Wir haben uns für ein Bespiel aus einem anderen Unternehmensbereich entschieden. Dadurch wird deutlich, wie vielfältig Pivot einsetzbar ist, u. a. für das Zusammenstellen von Informationen für Geschäftsberichte.

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