Alternative Darstellungsformen innerhalb der Pivot-Tabelle

Ralf Greiner
Trainer und Referent für Rechnungswesen und Controlling sowie Excel-Lösungen.

Wenn eine Pivot-Tabelle mit Umsätzen erstellt wurde und man auf die Schnelle eine Ansicht zur prozentualen Verteilung der Vertriebler, Produkte oder Verkaufsgebiete sehen möchte, benötigt man eine alternative Darstellung. Die von Excel angebotene Lösung sehen Sie in diesem Excel-Video-Tipp.

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In vielen Situationen steht man öfters vor dem Problem, dass man jetzt doch gerne eine prozentuale Verteilung der Ergebnisse sehen möchte. Bei der Vielzahl an Zahlen innerhalb einer Pivot-Tabelle lässt sich mittels Prozenten ein besseres Gefühl bekommen, welches Gewicht der jeweilige Umsatz besitzt.

In diesem Beispiel sieht man eine Pivot-Tabelle, bei der man sowohl die Umsätze nach Produkten und deren Varianten, als auch nach deren Vertrieblern aufzeigen möchte. Zudem werden Teil- und Gesamtergebnisse in EUR mit ausgewiesen. Will man beispielsweise den Wert (rot umkreist) von Hr. Müller mit Rum bewerten, wird es erstmal schwierig. Um eine Aussage zu tätigen, müssen alle anderen Werte als Vergleich mitbetrachtet werden. Für das Auge ist es sehr schwer, da Pivot-Tabellen in den meisten Fällen noch viel umfangreicher sind.

Alternative Darstellungsformen von Pivot-Tabellen erstellen

Um nun eine andere/zusätzliche Darstellungsform einzustellen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie mit der rechten Maustaste innerhalb der Pivot-Tabelle in die Umsätze. Anschließend wählen Sie im Menü den Punkt Wertfeldeinstellungen… aus. Es öffnet sich ein neues Fenster. Dort wählen Sie den Bereich Werte anzeigen als aus (rot umkreist).

Wertfeldeinstellungen in Excel — Bild: Ralf Greiner

Nun bietet uns Excel eine Auswahl verschiedenster Berechnungen aus. Je nachdem was man gerne analysieren möchte, wählt man bei Werte anzeigen als (gelb umkreist) eine Berechnung aus.

Einige Beispiele sind:

% des Gesamtergebnisses
% des Spaltengesamtergebnisses
% des Zeilengesamtergebnisses
% des übergeordneten Zeilenergebnisses
% des übergeordneten Spaltenergebnisses

In diesem Beispiel entscheiden wir uns für % des übergeordneten Zeilenergebnisses, um den Umsatz von Hr. Müller beim Rum im Vergleich zu den anderen Pralinensorten einschätzen zu können. Nach der Auswahl bestätigen Sie mit OK.

Übergeordnetes Zeilenergebnis — Bild: Ralf Greiner

Änderung der Darstellungsform kann besseren Überblick ermöglichen

Die Darstellungsform hat nun gewechselt und zeigt, dass die 13.178,69 EUR für die Pralinensorte Rum einen Anteil von 35,26% bei Hr. Müller aufzeigt. Zudem erkennt man, dass dieser Wert im Vergleich zu Fr. Meier und Hr. Schulze der niedrigste ist. Es lassen sich somit verschiedenste Aussage treffen, die nur mit Euro-Werten schwieriger zu erkennen gewesen wären.

Hinweis: Sie können natürlich auch mehrere dieser Darstellungsformen ergänzen. Wichtig ist, dass Sie dazu das Feld Umsätze nochmal in den Bereich WERTE ziehen müssen. Sie können dann entweder die Euro-Werte ergänzen oder aber eine andere Darstellungsform wählen.

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