Pivot-Tabellen mit Zahlenformaten übersichtlich darstellen

Wenn viele Daten als Pivot-Tabelle erfasst und ausgewertet werden sollen, muss man beachten, dass Excel als Grundeinstellung das Format "Standard" verwendet. Gerade bei Finanzdaten wie Umsatz, Menge, Kosten oder anderen Währungsbeträgen, macht dies die Darstellung schnell sehr unübersichtlich. Es gibt jedoch eine Lösung, wie dieser Excel-Tipp zeigt.

Sie möchten sich einen Überblick über die Absatz- und Umsatzzahlen von Mitarbeitern verschaffen, doch wollen nicht für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Auswertung erstellen. Dazu eignet sich dann eine Pivot-Tabelle, die schnell und einfach unterschiedliche Darstellungen erzeugen kann und dennoch sehr flexibel bleibt.

Stellen Sie sich vor, Sie haben die nachfolgende Pivot-Tabelle erstellt und möchten diese Daten nun analysieren. Sie werden schnell feststellen, dass die angezeigten Zahlen auf den ersten Blick sehr schwierig zu erkennen und zu interpretieren sind.

Zahlenformate einstellen

Um nun ein bisschen mehr Struktur reinzubringen, bieten sich die Zahlenformate für Pivot-Tabellen an. Ähnlich wie Zahlenformate für Zellen, können auch in der Pivot-Tabelle die unterschiedlichsten Formate eingestellt werden. Klicken Sie in diesem Beispiel mit der rechten Maustaste in den Absatzbereich (hier Pralinen – gelb markiert). Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten, zu den Zahlenformaten zu gelangen.

1. Sie klicken direkt auf den Bereich Zahlenformat… (rot markiert)
2. Sie klicken auf "Wertfeldeinstellungen…" und anschließend im neuen Fenster unten links auf "Zahlenformat" (grün markiert)

Im Beispiel wählen wir hier das Zahlenformat "Zahl" aus, setzen die Dezimalstellen auf "0" und aktivieren das Häckchen "1000er-Trennzeichen verwenden". Dies ist sinnvoll, da die Menge immer als ganze Zahl vorhanden ist, sodass keine Kommastellen nötig sind. Anschließend klicken Sie auf "OK". Wiederholen Sie den Vorgang nun im Bereich der Umsätze und wählen dort das Zahlenformat "Währung" aus. Bestätigen Sie mit "OK".

Mit dieser Einstellung kann man die Absatz- und Umsatzzahlen nun schon deutlich voneinander unterscheiden. Mit den Überschriften "Summe von Absatz" und "Summe von Umsätze" sieht die Tabelle jedoch noch etwas unschön aus. Um diesen Schönheitsfehler zu beheben, klicken Sie einfach auf die Zelle "Summe von Absatz" (B5) und schreiben hier einfach das Wort "Menge" rein. Bei "Summe von Umsätze" (C5) schreiben Sie "Umsatz" rein. Die Pivot-Tabelle sollte nun (bei Layout-Auswahl im Bereich Mittel) wie folgt aussehen:

Hinweis: Sie können auch eine oder mehrere Zellen in der Pivot-Tabelle markieren und dann über den Reiter "Start" und Bereich "Schriftart" das Zahlenformat anpassen. Es werden allerdings nur die markierten Zellen in das Wunschformat abgeändert. Diese Einstellung des Zahlenformats sollte deshalb vermieden werden!

Online-Training zum Thema: Excel im Controlling: Schnelle und flexible Datenanalyse mit Pivot-Tabellen Termin: Do, 22.11.2018, 14:00 Uhr / Preis: 49,00 € netto/58,31 € inkl. MwSt. Für Abonnenten von Finance Office, Controlling Office und Business Office inklusive. Dieses Online-Seminar von Autor Ralf Greiner zeigt, wie Excel-Anwender mit Pivot-Tabellen professionelle Auswertungen modellieren können. Anhand eines Hands-on-Beispiels aus dem Vertriebscontrolling (Produkt-Kunden-Absatzanalyse) lernen Sie die Funktionsweise von Pivot-Tabellen in Excel 2013 kennen und gewinnbringend einzusetzen. Weitere Infos und Anmeldung

Lesen Sie auch: 

Filter in Pivot-Tabellen mit Datenschnitt sichtbar machen

Wie und warum man eine Pivot-Tabelle einfügt

Pivot-Tabellen können in verschiedenen Layoutformaten dargestellt  werden