Excel-Video: Pivot-Tabellen mit Zahlenformaten übersichtlich darstellen

Ralf Greiner
Trainer und Referent für Rechnungswesen und Controlling sowie Excel-Lösungen.

Laptop Frau tippt auf Tastatur — Bild: MaxFrost Bei der Arbeit mit Excel können einige Kniffe angewandt werden, damit Tabellen übersichtlicher werden.

Wenn viele Daten als Pivot-Tabelle erfasst und ausgewertet werden sollen, muss man beachten, dass Excel als Grundeinstellung das Format "Standard" verwendet. Gerade bei Finanzdaten wie Umsatz, Menge, Kosten oder anderen Währungsbeträgen, macht dies die Darstellung schnell sehr unübersichtlich. Es gibt jedoch eine Lösung, wie dieser Excel-Tipp im Video zeigt.

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Sie möchten sich einen Überblick über die Absatz- und Umsatzzahlen von Mitarbeitern verschaffen, doch wollen nicht für jeden einzelnen Mitarbeiter eine Auswertung erstellen. Dazu eignet sich dann eine Pivot-Tabelle, die schnell und einfach unterschiedliche Darstellungen erzeugen kann und dennoch sehr flexibel bleibt.

Stellen Sie sich vor, Sie haben die nachfolgende Pivot-Tabelle erstellt und möchten diese Daten nun analysieren. Sie werden schnell feststellen, dass die angezeigten Zahlen auf den ersten Blick sehr schwierig zu erkennen und zu interpretieren sind.

Zahlenformate einstellen

Um nun ein bisschen mehr Struktur reinzubringen, bieten sich die Zahlenformate für Pivot-Tabellen an. Ähnlich wie Zahlenformate für Zellen, können auch in der Pivot-Tabelle die unterschiedlichsten Formate eingestellt werden. Klicken Sie in diesem Beispiel mit der rechten Maustaste in den Absatzbereich (hier Pralinen – gelb markiert). Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten, zu den Zahlenformaten zu gelangen.

Sie klicken direkt auf den Bereich Zahlenformat… (rot markiert)
Sie klicken auf "Wertfeldeinstellungen…" und anschließend im neuen Fenster unten links auf "Zahlenformat" (grün markiert)

Zahlenformate in Pivot-Tabelle einstellen — Bild: Ralf Greiner

Im Beispiel wählen wir hier das Zahlenformat "Zahl" aus, setzen die Dezimalstellen auf "0" und aktivieren das Häckchen "1000er-Trennzeichen verwenden". Dies ist sinnvoll, da die Menge immer als ganze Zahl vorhanden ist, sodass keine Kommastellen nötig sind. Anschließend klicken Sie auf "OK". Wiederholen Sie den Vorgang nun im Bereich der Umsätze und wählen dort das Zahlenformat "Währung" aus. Bestätigen Sie mit "OK".

Mit dieser Einstellung kann man die Absatz- und Umsatzzahlen nun schon deutlich voneinander unterscheiden. Mit den Überschriften "Summe von Absatz" und "Summe von Umsätze" sieht die Tabelle jedoch noch etwas unschön aus. Um diesen Schönheitsfehler zu beheben, klicken Sie einfach auf die Zelle "Summe von Absatz" (B5) und schreiben hier einfach das Wort "Menge" rein. Bei "Summe von Umsätze" (C5) schreiben Sie "Umsatz" rein. Die Pivot-Tabelle sollte nun (bei Layout-Auswahl im Bereich Mittel) wie folgt aussehen:

Pivot-Tabelle mit anderem Layout — Bild: Ralf Greiner

Hinweis: Sie können auch eine oder mehrere Zellen in der Pivot-Tabelle markieren und dann über den Reiter "Start" und Bereich "Schriftart" das Zahlenformat anpassen. Es werden allerdings nur die markierten Zellen in das Wunschformat abgeändert. Diese Einstellung des Zahlenformats sollte deshalb vermieden werden!

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