Wurde eine Pivot-Tabelle erstellt, sind teilweise Lücken in der Ansicht, weil dort keine Werte in den Daten enthalten sind. Dies ist nichts Ungewöhnliches, denn es wird immer mal Daten geben, die nicht in jeder Kombination vorhanden sind. Doch Excel bietet auch für solche Fälle Lösungen, wie dieser Tipp zeigt.

Das Problem an diesen Löchern ist vor allem, dass auf diese Art ein optischer Flickenteppich entsteht, an dem sich das menschliche Auge nur schwer entlanghangeln kann. Vor allem bei großen Datenmengen verlieren die Leser so schnell den Überblick.

Stellen Sie sich vor, Sie haben die oben dargestellte Pivot-Tabelle erstellt und haben dabei mehrere Leerzellen in der Ansicht.

Ersetzen von Leerzellen 

Für diese kleine Pivot-Tabelle mag es noch zu verkraften sein, aber sobald die Datenmenge größer wird, wirkt die Pivot-Tabelle unübersichtlich. Doch auch hier hat EXCEL eine Lösung parat, wie dieses Problem mit einem einfachen Trick gelöst werden kann. Klicken Sie innerhalb der Pivot-Tabelle mit dem rechten Mauszeiger und es öffnet sich ein Fenster. Dort wählen Sie PivotTable-Optionen… aus.

Es öffnet sich nun ein neues Fenster. Dort in Bereich Format gibt es zwei Einstellungen.

  • Für Fehlerwerte anzeigen
  • Für leere Zellen anzeigen

Standardmäßig ist das anzeigen für leere Zellen schon mit einem Häkchen versehen. Dahinter hat man in einem Feld (rot markiert) die Möglichkeit ein Zeichen einzusetzen, wenn Leerzellen in der Pivot-Tabelle enthalten sind.

Dort kann man nun beispielsweise eine 0 eintragen und mit OK bestätigen. Die Löcher in der Pivot sind verschwunden und mit Nullen ausgefüllt.

Profi-Tipp: Wenn Sie die Nullen nicht ganz so in den Vordergrund stellen wollen, können Sie mithilfe von Formaten die Nullen in einem helleren Farbton anzeigen lassen:

  • Rechtsklick auf eine beliebige Zahl im Datenbereich der Pivot-Tabelle. Klicken Sie dann auf Zahlenformat…
  • Wählen Sie im neuen Fenster die Kategorie Benutzerdefiniert
  • Tragen Sie folgenden Code in das Feld Typ ein: #.##0,00 €;#.##0,00 €;[Farbe15]##0,00 €

Wie die Pivot-Tabelle optimiert aussieht 

Die Ansicht der Pivot-Tabelle sieht nun wie folgt aus:

Lesen Sie auch: 

Filter in Pivot-Tabellen mit Datenschnitt sichtbar machen

Wie und warum man eine Pivot-Tabelle einfügt

Pivot-Tabellen können in verschiedenen Layoutformaten dargestellt  werden

Wie Teil- und Gesamtergebnisse in Pivot-Tabellen einen schnellen Überblick liefern

Online-Training zum Thema:

Excel im Controlling: Schnelle und flexible Datenanalyse mit Pivot-Tabellen

Termin: Do, 22.11.2018, 14:00 Uhr / Preis: 49,00 € netto/58,31 € inkl. MwSt.
Für Abonnenten von Finance Office, Controlling Office, Rechnungswesen Office und Business Office inklusive.

Dieses Online-Seminar von Autor Ralf Greiner zeigt, wie Excel-Anwender mit Pivot-Tabellen professionelle Auswertungen modellieren können. Anhand eines Hands-on-Beispiels aus dem Vertriebscontrolling (Produkt-Kunden-Absatzanalyse) lernen Sie die Funktionsweise von Pivot-Tabellen in Excel 2013/2016/365 kennen und gewinnbringend einzusetzen.

Weitere Infos und Anmeldung

Schlagworte zum Thema:  Excel