Wie man Leerzellen in einer Pivot-Tabelle ausfüllen kann

Ralf Greiner
Trainer und Referent für Rechnungswesen und Controlling sowie Excel-Lösungen.

Wie man Leerzellen in einer Pivot-Tabelle ausfüllen kann — Bild: Ralf Greiner Pivot-Tabellen können Lücken enthalten.

Wurde eine Pivot-Tabelle erstellt, sind teilweise Lücken in der Ansicht, weil dort keine Werte in den Daten enthalten sind. Dies ist nichts Ungewöhnliches, denn es wird immer mal Daten geben, die nicht in jeder Kombination vorhanden sind. Doch Excel bietet auch für solche Fälle Lösungen, wie dieser Tipp im Video zeigt.

Excel-Video: Leerzellen in einer Pivot-Tabelle ausfüllen

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Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Nachlesen

Das Problem an diesen Löchern ist vor allem, dass auf diese Art ein optischer Flickenteppich entsteht, an dem sich das menschliche Auge nur schwer entlanghangeln kann. Vor allem bei großen Datenmengen verlieren die Leser so schnell den Überblick.

Stellen Sie sich vor, Sie haben die oben dargestellte Pivot-Tabelle erstellt und haben dabei mehrere Leerzellen in der Ansicht.

Ersetzen von Leerzellen

Für diese kleine Pivot-Tabelle mag es noch zu verkraften sein, aber sobald die Datenmenge größer wird, wirkt die Pivot-Tabelle unübersichtlich. Doch auch hier hat EXCEL eine Lösung parat, wie dieses Problem mit einem einfachen Trick gelöst werden kann. Klicken Sie innerhalb der Pivot-Tabelle mit dem rechten Mauszeiger und es öffnet sich ein Fenster. Dort wählen Sie PivotTable-Optionen… aus.

Es öffnet sich nun ein neues Fenster. Dort in Bereich Format gibt es zwei Einstellungen.

Für Fehlerwerte anzeigen
Für leere Zellen anzeigen

Standardmäßig ist das anzeigen für leere Zellen schon mit einem Häkchen versehen. Dahinter hat man in einem Feld (rot markiert) die Möglichkeit ein Zeichen einzusetzen, wenn Leerzellen in der Pivot-Tabelle enthalten sind.

PivotTable-Optionen — Bild: Ralf Greiner

Dort kann man nun beispielsweise eine 0 eintragen und mit OK bestätigen. Die Löcher in der Pivot sind verschwunden und mit Nullen ausgefüllt.

Leerzellen in Pivot-Tabellen sind gefüllt — Bild: Ralf Greiner

Profi-Tipp: Wenn Sie die Nullen nicht ganz so in den Vordergrund stellen wollen, können Sie mithilfe von Formaten die Nullen in einem helleren Farbton anzeigen lassen:

Rechtsklick auf eine beliebige Zahl im Datenbereich der Pivot-Tabelle. Klicken Sie dann auf Zahlenformat…
Wählen Sie im neuen Fenster die Kategorie Benutzerdefiniert
Tragen Sie folgenden Code in das Feld Typ ein: #.##0,00 €;#.##0,00 €;[Farbe15]##0,00 €