Pivot-Tabellen: Teil- und Gesamtergebnisse liefern Überblick | Controlling

Ralf Greiner
Trainer und Referent für Rechnungswesen und Controlling sowie Excel-Lösungen.

Finanzcharts mit Taschenrechner und Buntstift — Bild: mauritius images / Wolfgang Filser Mit Excel kann man große Datenmengen auswerten. Teil- und Gesamtergebnisse können schnell einen Überblick bieten.

Wie kann man bei einer Pivot-Tabelle aus der Ansicht schnell und einfach Summen sehen, um einzelne Felder auszuwerten? Gerade bei monatlichen Verläufen, Kategorien oder Gruppierungen sind Teil- und / oder Gesamtergebnisse sinnvoll. Dieser Excel-Tipp zeigt Ihnen im Video, wie das geht.

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Sie möchten sich beispielsweise einen Überblick über die Umsatzzahlen Ihrer Produkte verschaffen, doch wollen am Ende nicht alle Summen händisch ausrechnen. Dazu eignet sich dann im Menüband ENTWURF der Bereich Layout mit Teil- und Gesamtergebnissen, mithilfe derer Sie schnell die passenden Summen in der Pivot-Tabelle anzeigen lassen können.

Gesamtergebnisse in Pivot-Tabellen — Bild: Ralf Greiner

Stellen Sie sich vor, Sie haben die nachfolgende Pivot-Tabelle erstellt und möchten diese Daten nun analysieren. Standardmäßig erstellt Excel immer eine Pivot-Tabelle, mit Gesamtergebnissen für Zeilen und Spalten (rot markiert).

Pivot-Tabelle: Darstellung Gesamtergebnis — Bild: Ralf Greiner

Mithilfe des Gesamtergebnisses können Sie so schon erkennen, welche Umsätze das komplette Jahr erzielt wurden. Manuell eine Summe zu bilden, bleibt hier erspart. Bei näherem Hinsehen fällt jedoch auf, dass eine Summe für die beiden Produkte Pralinen und Tafelschokolade auch nicht schlecht wäre. Sie können natürlich beide Gruppierungen schließen, sodass nur noch die Produkte zu sehen sind. Excel zeigt Ihnen dann die jeweiligen Summen an, doch die Varianten wären jetzt nicht mehr sichtbar.

Um dieses Problem zu lösen, bietet Excel Teilergebnisse an. Damit lässt sich auch dieses Problem schnell und einfach lösen, wobei Excel hier einige Varianten aufbietet.

Einstellung von Teil- und Gesamtergebnissen in einer Pivot-Tabelle

Wie am Anfang schon gezeigt, finden Sie im Bereich Layout die Felder Teil- und Gesamtergebnisse. Darunter verbergen sich mehrere Varianten, um Ergebnisse in der Pivot-Tabelle anzeigen zu lassen. Im Einzelnen sind dies:

Teilergebnisse nicht anzeigen
Teilergebnisse unten in der Gruppe anzeigen
Teilergebnisse oben in der Gruppe anzeigen
Gesamtergebnisse für Zeilen und Spalten aktivieren / deaktivieren
Gesamtergebnisse nur für Zeilen aktivieren
Gesamtergebnisse nur für Spalten aktivieren

In diesem Beispiel wählen wir Teilergebnisse oben in der Gruppe anzeigen aus. Mit einem Klick finden Sie nun die Summe in der Zeile der Produkte wieder ohne lästiges Zuklappen. Zudem werden die Teilergebnisse gleich fett dargestellt, um optisch von den Varianten abzugrenzen.