Fehlerhafte Daten mithilfe der Funktion SUCHEN und ERSETZEN korrigieren

Ralf Greiner
Trainer und Referent für Rechnungswesen und Controlling sowie Excel-Lösungen.

Fehlerhafte Daten mit SUCHEN und ERSETZEN korrigieren — Bild: Ralf Greiner Unterschiedliche Schreibweisen in Pivot-Tabellen können zu fehlerhaften Darstellungen führen.

Kennen Sie das? Sie wollen mithilfe einer Datentabelle eine Pivot-Tabelle erstellen und sehen nach der Erstellung, dass einige Datensätze durch eine unterschiedliche Schreibweise nicht zusammengefasst dargestellt werden. Mit der Funktion SUCHEN und ERSETZEN lässt sich dies einfach und schnell korrigieren.

Nicht selten kommt es vor, dass man für eine Erstellung einer Pivot-Tabelle bereits vorab Daten aus unterschiedlichen Datenquellen oder auch von unterschiedlichen Mitarbeitern erhält. Immer wieder enthalten einige dieser Datensätze unterschiedliche Schreibweisen. Im Ergebnis werden in der Pivot-Tabelle dann unnötig viele Varianten angezeigt. In dem Beispiel dieses Tipps wird gezeigt, dass es die Produkte "Praline" und "Pralinen" sowie "Tafelschokolade" und "Tafel-Schokolade" gibt. Durch die unterschiedliche Schreibweise erkennt die Pivot-Tabelle diese als eigenständige Datensätze an und weist beide aus.

Tausende Datensätze korrigieren

Durch die fehlerhaften Datensätze wirkt die Pivot-Tabelle unübersichtlich und nicht mehr aussagekräftig. Um die Pivot-Tabelle jetzt einheitlich und übersichtlich darzustellen, muss man die Datentabelle auf fehlerhafte Datensätze prüfen und korrigieren. In vielen Datentabellen sind tausende Datensätze enthalten, sodass hier eine manuelle Korrektur keinen Sinn macht. Abhilfe kann hier die Funktion SUCHEN und ERSETZEN schaffen.

Die Funktion SUCHEN und ERSETZEN nutzen

Zuerst sollte man sich einen Überblick verschaffen, welche Daten fehlerhaft sind und welche davon vereinheitlicht werden sollten. Dazu kann man sich z.B. wie in diesem Beispiel eine Pivot-Tabelle erstellen, um die fehlerhaften Daten zu erkennen. Es ist auch möglich, wenn in der Datentabelle zunächst der Filter aktiviert wird. Dort kann man dann pro Spalte prüfen, welche Daten durch eine fehlerhafte Schreibweise zusammengefasst werden können (rot umkreist).

Pivot-Tabelle filtern — Bild: Ralf Greiner

Um diese Daten jetzt zu vereinheitlichen, bietet Excel die Funktion SUCHEN und ERSETZEN an. Markieren Sie dazu die Spalte B komplett und wählen im Menüband den Reiter START und das Feld „Bearbeiten“. Dort findet man den Bereich „Suchen und Auswählen“. Mit einem Klick öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie auf „Ersetzen…“ klicken. Es öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie nun die Daten korrigieren können. In unserem Beispiel soll am Ende „Pralinen“ und „Tafelschokolade“ das sein, was wir in der Pivot-Tabelle sehen möchten.

Funktion ERSETZEN in Excel nutzen — Bild: Ralf Greiner

Tragen Sie daher in das Textfeld "Suchen nach" das Wort "Praline" ("Tafel-Schokolade") und Ersetzen durch das Wort "Pralinen" ("Tafelschokolade") ein. Alle Werte mit dieser Bezeichnung in der Selektion werden nun bei Klick auf "Alle Ersetzen" umbenannt. Anschließend können Sie die Pivot-Tabelle aktualisieren und sehen nun korrekte Daten und eine übersichtliche Ansicht.

Fehlerhafte Pivot-Tabelle wurde korrigiert — Bild: Ralf Greiner

Hinweis: Excel ändert im markierten Bereich IMMER alle Wörter, die dem gesuchten Wort entsprechen!

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