Excel-Dateien mit Kennwörtern verschlüsseln

Ralf Greiner
Trainer und Referent für Rechnungswesen und Controlling sowie Excel-Lösungen.

Aufgeklappter Laptop mit Sicherheitsschloss auf Monitor — Bild: MEV-Verlag, Germany Sensible Daten in Excel können mit einem Kennwort geschützt werden.

In Controlling und Rechnungswesen werden sensible Finanzdaten oft über Excel bereitgestellt. Diese Dateien sollen nur von befugten Kolleginnen und Kollegen eingesehen werden. Mit einem Kennwort können Sie sensiblen Excel-Dateien schützen.

Nicht selten werden in der Finanzabteilung Margenkalkulationen oder Monatsergebnisse erstellt, die an berechtigte Personen im Unternehmen verschickt werden. Darin enthalten sind beispielsweise Einkaufs- und Verkaufspreise, die nicht unbedingt jeder sehen sollte. Dazu bietet Excel die Möglichkeit ein Passwort zum Öffnen und Bearbeiten zu vergeben.

Excel-Datei mit einem Passwort versehen

In Excel gibt es mehrere Wege Ihre Datei zu schützen. In diesem Beispiel wird Ihnen der Weg gezeigt, wo Sie gleichzeitig jeweils ein Kennwort zum Öffnen und Bearbeiten festlegen können.

Im ersten Schritt öffnen Sie mit Excel die Tabelle, die Sie mit einem Passwort schützen möchten. Klicken Sie dann links oben auf DATEI bzw. auf das Office-Symbol (je nach Excel-Version). Klicken Sie dann auf Speichern unter und wählen einen Speicherort für Ihre Datei aus. Es öffnet sich nun ein neues Fenster, wo Sie den Speicherort festlegen können. Bevor Sie auf Speichern klicken, finden Sie daneben einen Bereich Tools (rot markiert).

Excel-Tabelle speichern — Bild: Ralf Greiner

Klicken Sie darauf und wählen dann Allgemeine Optionen… aus. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, indem Sie nun die Möglichkeit haben, zwei verschiedene Kennwörter festzulegen.

Excel: Kennwort vergeben — Bild: Ralf Greiner

Im ersten Feld können Sie nun das Kennwort eintragen, dass der Benutzer beim Öffnen der Datei eingeben muss. Beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung! Wenn Sie nur dieses Passwort festlegen, kann der Benutzer nach Eingabe des korrekten Passworts die Tabelle öffnen und bearbeiten. Falls Sie zusätzlich einen Schutz festlegen wollen, der unerlaubte Änderungen am Dokument verhindern soll, tippen Sie ein weiteres Kennwort in das nächste Feld ein. Hat ein Benutzer dann später nur das erste Passwort, kann er die Datei zwar öffnen, aber nicht bearbeiten.

Nachdem Sie die Kennwörter festgelegt haben, klicken Sie auf OK. Anschließend müssen Sie die Kennwörter noch bestätigen. Dazu in jedem Fenster was sich öffnen das Kennwort zum Öffnen und Bearbeiten nochmals eingeben. Ihre Datei ist nun gesichert.

Wichtig: Ohne Kennwort lässt sich die Datei nicht mehr öffnen

Bewahren Sie Ihre Kennwörter sicher auf. Bei Verlust lässt sich die Datei nicht mehr öffnen. Manchmal ist eine Sicherheitskopie ohne Passwort an einem sicheren Ort noch eine Alternative.