Pflegen mehrere Mitarbeiter ein und dieselbe Liste, kann es passieren, dass Einträge doppelt eingetragen werden. Dies kann Unstimmigkeiten nach sich ziehen. Der folgende Excel-Tipp zeigt, wie Listen auf doppelte Einträge geprüft und diese bereinigt werden können.
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In diesem Beispiel wurde eine Liste mit allen Lieferanten der Süss GmbH von mehreren Kollegen gepflegt und ergänzt. Dabei wurde nicht ganz sauber gearbeitet und es haben sich Fehler und doppelte Einträge eingeschlichen.
Mithilfe der bedingten Formatierung können doppelte Werte angezeigt werden
Bevor das Entfernen von Duplikaten startet, bietet Excel noch eine Möglichkeit an, doppelte Werte sichtbar zu machen. Dazu markiert man die komplette Tabelle von Zelle A5 bis D23. Anschließend wählt man im Reiter Start die "Bedingte Formatierung" aus.
Dort wählt man dann "Neue Regel…" aus und klickt im neuen Fenster als Regeltyp auf "Nur eindeutige und doppelte Werte formatieren". Anschließend klickt man auf den Button "Formatieren…" und stellt im Reiter "Ausfüllen" beispielsweise eine Farbe ein und bestätigt alle Fenster mit "OK". Es werden nun alle Zellen farblich hervorgehoben, die doppelte Einträge aufweisen.
Doppelte Einträge mittels der Funktion "Duplikate entfernen" löschen
Sie möchten sich nun aber nicht alle doppelte Einträge nur farblich anzeigen lassen, sondern die doppelten Zeileneinträge auch entfernen. In Excel gibt es hier die Funktion Duplikate entfernen, die Sie im Reiter Daten finden.
In diesem Beispiel markieren wir wieder den Bereich A5 bis D23 und klicken anschließend auf "Duplikate entfernen". Es öffnet sich nachfolgendes Fenster, bei dem Excel automatisch die Spalten erkennt (rot). Zudem erkennt Excel die erste Zeile (A5:D5) als Überschrift an, weswegen ein Häkchen bei "Daten haben Überschriften" gesetzt ist (grün). Sollten keine Überschriften mit einbezogen sein, einfach deaktivieren, da sonst der erste Datensatz als Überschrift anerkannt wird.
Die Liste wird dann automatisch um diese beiden Einträge gelöscht. Das Vorgehen mit allen Spalten ist erstmal empfehlenswert, da wirklich nur doppelte Einträge gelöscht werden, die nach allen Spalten hin doppelt sind.