Tipps zum Umgang mit Vereinsdaten in Excel / 6 Duplikate erkennen und entfernen

Mehrfacherfassungen von Datensätzen führen zu Fehlern in Datenlisten. Sie lassen sich auf unterschiedlichen Wegen aufspüren und entfernen.

• Besonders einfach ist die Alternative über die Schaltfläche Duplikate entfernen (siehe Abbildung 10). Dazu setzt man die Eingabemarkierung in die gewünschte Spalte und wählt Daten/Duplikate entfernen. Zu einer Nachfrage kommt es, wenn sich in Datenlisten weitere Einträge in der Zeile befinden. Dann werden auf Anweisung des Anwenders nur die Dubletten entfernt, in der sich in allen Spalten der Zeile der gleiche Eintrag befindet. Der Anwender wird informiert, wie viele Datensätze gelöscht wurden, erhält jedoch keine Auskunft darüber, welche das genau sind! Das ist auch beim Spezialfilter der Fall (Daten/Filter/Erweitert, Kontrollkästchen keine Duplikate).

Abbildung 10: Gruppe Datentools mit der Schaltfläche Duplikate entfernen

• Mit der Bedingten Formatierung werden Mehrfacherfassungen gekennzeichnet. Der Anwender muss diese anschließend manuell aus der Liste entfernen. Hier muss der zu analysierende Bereich zunächst markiert werden. Die Formatierung wird über Start/Bedingte Formatierung/Regeln zum Hervorheben von Zellen/Doppelte Werte Mehrfacherfassungen angezeigt (siehe Abbildung 11). Je nach Datenumfang muss man möglicherweise weit nach unten scrollen, um die Doppelnennungen aufzuspüren. Dafür weiß man aber am Ende genau, welche Datensätze doppelt waren.

Abbildung 11: Kennzeichnen doppelter Werte

• Am komfortabelsten, jedoch gleichzeitig aufwendigsten ist es, Duplikate über eine Formel aufzuspüren. Ganz wichtig ist es, die Datenliste zunächst nach dem gewünschten Kriterium zu sortieren. Rechts neben der Liste verknüpft man die Zellinhalte aller Spalten der Datenliste miteinander (z. B. aus den Spalten D bis F) und vergleicht den Eintrag mit der jeweils folgenden Zeile. Für Zeile 2 und die Spalten D, E und F sieht das dann so aus: =WENN(VERKETTEN(D2;E2;F2)=VERKETTEN(D3;E3;F3);"Doppelerfassung";;). Anschließend kopiert man die Formel in die nachfolgenden Zeilen. Wenn man die Filterfunktion für den Eintrag "Doppelerfassung" nutzt, werden alle Datensätze mit identischen Inhalten selektiert und angezeigt.