Excel-Tipp: Mit der "bedingten Formatierung Datenbalken" Abweichungen in Tabellen hervorheben

Ralf Greiner
Trainer und Referent für Rechnungswesen und Controlling sowie Excel-Lösungen.

Bild: YouTube So fügen Sie die bedingte Formatierung „Datenbalken“ ein.

Kennen Sie das? Nicht enden wollende Datentabellen verschwimmen nach wenigen Minuten langsam aber sicher vor dem Auge. Mit der Excel-Funktion "bedingte Formatierung Datenbalken" können Sie die bedeutenden Abweichungen einfach hervorheben und so die Analyse wesentlich beschleunigen. Jetzt auch per Video erklärt.

"Bedingte Formatierung Datenbalken" erleichtert Abweichungsanalysen

Zahlen muss man einzeln lesen, Bilder kann man insgesamt – "auf einen Blick" erfassen. Deshalb empfiehlt es sich mit einer zusätzlichen Spalte zu arbeiten, welche die Abweichungen auch als Datenbalken grafisch darzustellen. Hierdurch wird der Leser visuell auf die größten Abweichungen hingewiesen und "sieht" diese sofort, anstatt erst mühsam die ganze Tabelle "lesen" zu müssen.

Exceltipp Datenbalken Abb.1 — Bild: Haufe Online Redaktion Abb. 1: Business-Tabelle (Absatzstatistik) um Datenbalken ergänzt. Quelle: Ralf Greiner, Kassel

So fügen Sie die "bedingte Formatierung Datenbalken“ ein

Übertragen/kopieren Sie alle Abweichungen, die Sie als Datenbalken darstellen möchten, von Spalte E der Datentabelle in Spalte F.
Markieren Sie die Zellen in der Spalte F.
Öffnen Sie dann über START / BEDINGTE FORMATIERUNG / DATENBALKEN / WEITERE REGELN das Menü zur bedingten Formatierung "Datenbalken".

Exceltipp Datenbalken Abb.2 — Bild: Haufe Online Redaktion Abb. 2: Menü „Bedingte Formatierung – Datenbalken“ aufrufen Quelle: Ralf Greiner, Kassel

Wählen Sie den ersten Regeltyp "Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren" aus. Setzen Sie im Bereich "Regelbeschreibung bearbeiten" einen Haken bei "Nur Balken anzeigen". Nun können Sie im Bereich "Balkendarstellung" noch die Farbe "grün" für die positiven Abweichungen auswählen. Das ist alles. Die negativen Abweichungen werden automatisch "rot" eingefärbt (eine Änderung ist über den Button "Negativer Wert und Achse…" möglich).