So fügen Sie die bedingte Formatierung „Datenbalken“ ein Bild: Haufe Online Redaktion

Kennen Sie das? Nicht enden wollende Datentabellen verschwimmen nach wenigen Minuten langsam aber sicher vor dem Auge. Mit der Excel-Funktion "bedingte Formatierung Datenbalken" können Sie die bedeutenden Abweichungen einfach hervorheben und so die Analyse wesentlich beschleunigen.

"Bedingte Formatierung Datenbalken" erleichtert Abweichungsanalysen

Zahlen muss man einzeln lesen, Bilder kann man insgesamt – "auf einen Blick" erfassen. Deshalb empfiehlt es.  sich mit einer zusätzlichen Spalte zu arbeiten, welche die Abweichungen auch als Datenbalken grafisch darzustellen. Hierdurch wird der Leser visuell auf die größten Abweichungen hingewiesen und "sieht" diese sofort, anstatt erst mühsam die ganze Tabelle "lesen" zu müssen.

Abb. 1: Business-Tabelle (Absatzstatistik) um Datenbalken ergänzt. Quelle: Ralf Greiner, Kassel Bild: Haufe Online Redaktion

So fügen Sie die "bedingte Formatierung Datenbalken“ ein

  1. Übertragen/kopieren Sie alle Abweichungen, die Sie als Datenbalken darstellen möchten, von Spalte E der Datentabelle in Spalte F.
  2. Markieren Sie die Zellen in der Spalte F.
  3. Öffnen Sie dann über START / BEDINGTE FORMATIERUNG / DATENBALKEN / WEITERE REGELN das Menü zur bedingten Formatierung "Datenbalken".

Abb. 2: Menü „Bedingte Formatierung – Datenbalken“ aufrufen Quelle: Ralf Greiner, Kassel Bild: Haufe Online Redaktion

  1. Wählen Sie den ersten Regeltyp "Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren" aus. Setzen Sie im Bereich "Regelbeschreibung bearbeiten" einen Haken bei "Nur Balken anzeigen". Nun können Sie im Bereich "Balkendarstellung" noch die Farbe "grün" für die positiven Abweichungen auswählen. Das ist alles. Die negativen Abweichungen werden automatisch "rot" eingefärbt (eine Änderung ist über den Button "Negativer Wert und Achse…" möglich).

Abb. 3: Regeltyp auswählen und Regelbeschreibung festlegen Quelle: Ralf Greiner, Kassel Bild: Haufe Online Redaktion

Und fertig!

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Schlagworte zum Thema:  Excel, Management Reporting

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