Kennen Sie das? Lange Datentabellen verschwimmen nach wenigen Minuten anstrengendem Hinschauens langsam aber sicher vor dem Auge. Machen Sie mehr aus Ihren Tabellen und sagen Sie langen Zahlentapeten den Kampf an. Dafür arbeiten Sie mit einer zusätzlichen Spalte, welche die Abweichungen als Datenbalken darstellt. Hierdurch wird der Leser visuell auf die größten Abweichungen hingewiesen und "sieht" diese sofort, anstatt erst mühsam die ganze Tabelle "lesen" zu müssen.

Abb. 4:Ergebnis der Datenbalkenformatierung

Einfügen der bedingten Formatierung "Datenbalken"

Übertragen Sie alle Abweichungen aus Spalte E in Spalte F, die Sie als Datenbalken darstellen möchten und markieren Sie diese. Öffnen Sie dann über Start > Bedingte Formatierung > Datenbalken > Weitere Regeln das Menü zur bedingten Formatierung "Datenbalken".

Wählen Sie den ersten Regeltyp "Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren" aus. Setzen Sie im Bereich "Regelbeschreibung bearbeiten" einen Haken bei "Nur Balken anzeigen". Nun können Sie im Bereich "Balkendarstellung" noch die Farbe "grün" für die positiven Abweichungen auswählen. Das ist alles. Die negativen Abweichungen werden automatisch "rot" eingefärbt (eine Änderung ist über den Button "Negativer Wert und Achse…" möglich).

Abb: 5: Bedingte Formatierung definieren

 
Praxis-Tipp

Datenbalken in separate Spalte einfügen.

Lassen Sie bei der Hervorhebung von Abweichungen mittels "Datenbalken" immer die Zahlenwerte in einer separaten Spalte stehen (im Beispiel Spalte E) und fügen Sie die Datenbalken daneben ein (Spalte F). Andernfalls überschneiden sich Balken und Zahlenbeschriftung, was die Lesbarkeit erschwert.

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